Tài liệu ôn thi kiểm toán nội bộ Ngân Hàng : Hướng dẫn ôn tập môn kiểm toán nội bộ

Tài liệu ôn thi kiểm toán nội bộ Ngân Hàng : Hướng dẫn ôn tập môn kiểm toán nội bộ. Đây là tài liệu giúp các bạn ôn thi ngân hàng 2019. Tài liệu ôn thi Vietcombank 2019. Vietinbank, ngân hàng nhà nước 2019

Những lưu ý trắc nghiệm lý thuyết

1. Ích lợi của HTKSNB: Công cụ hữu hiệu để giảm thiểu gian lận và rủi ro

– Giúp đạt mục tiêu lợi nhuận

– Ngăn ngừa mất mát nguồn lực (Tài chính, nhân sự…)

– Đảm bảo BCTC đáng tin cậy

– Đảm bảo tuân thủ pháp luật

 Giúp tổ chức đi đến đâu nó muốn và tránh những cạm bẫy nguy hiểm cũng như các rủi ro trên đường đi của nó

2. Hạn chế tiềm tàng của HTKSNB

– Quan hệ lợi ích- cp: khi lựa chọn 1 quy trình KS hoặc 1 TTKS phải xxet LI-CP để chọn pp hiệu quả hơn-> có thể tính đến CP hiện tại nhưng lợi ích kéo dài trong nhiều năm; có thể chấp nhận 1 số RR nhìn thấy đc nhưng ko trọng yếu

– Sự thông đồng

– Gian lận quản lý: bản thân người ra quyết định đã gian lận -> cấp dưới phát hiện nhưng ko dám đưa ra ý kiến hoặc ra ý kiến nhưng ko tới các cấp QL cao hơn

– Những tình huống ngoài dự kiến

– Vấn đề con người

3. Lịch sử hình thành và phát triển HTKSNB (chỉ đề cập những nét chính của từng giai đoạn)

– Giai đoạn sơ khai: thuật ngữ KSNB được đề cập lần đầu tiên

1929: theo FED, KSNB là ->

Công cụ bảo về tiền và các TS khác

Phục vụ lấy mẫu thử nghiệm của KTV

– Giai đoạn hình thành: đề cập đến Kế toán và Quản lý nhưng vẫn còn mơ hồ

1949, AICPA (Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ), KSNB -> Các yếu tố cấu thành & tầm quan trọng đvoi việc quản trị DN và đv kiểm toán viên độc lập

1958: Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) – báo cáo thủ tục kiểm toán 29 “ Phạm vi xem xét KSNB của KTV”, lần đầu tiên phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán

1962, CPA ban hành SAP 33, giới hạn nghiên cứu KSNB về kế toán, nhưng không bị buộc đánh giá KSNB về quản lý => khái niệm còn mơ hồ

– Giai đoạn phát triển:

1985: COSO (Committee of Sponsoring Organization). Bảo trợ của 5 tổ chức: AICPA, AAA, FEI, IMA, IIA

1992: Báo cáo COSO 1992 -> báo cáo đầu tiên nghiên cứu và định nghĩa đầy đủ về KSNB, mang tính hệ thống cao nhất

– Giai đoạn hiện đại: 1992 -> nay (Hậu COSO)

2004: ERM 2004

2006: COSO Guidance 2006 -> hdan ad cho DN vừa & nhỏ, mối qhe Lợi ích – CP

1998: Báo cáo Basel 1998 về giám sát ngân hàng

2008: COSO Guidance 2008

4. Quy trình soạn thảo Bcao COSO gồm 7 giai đoạn

5. Cấu trúc Bcao COSO gồm 4 phần:

Tóm tắt dành cho nhà điều hành

Khuôn mẫu của KSNB

Bcao của đối tượng bên ngoài

Công cụ đánh giá HTKSNB

6. Khái niệm HTKSNB theo COSO:

Là 1 quá trình được chi phối bởi

– HĐQT

– Ban điều hành

– Các mem khác trong DN

Được thiết kế nhằm ccap sự đbao hợp lý để đạt các mtieu:

– Hoạt động hiệu quả & hữu hiệu

– BCTC đáng tin cậy

– Tuân thủ luật pháp & qdinh hiện hành

7. Trách nhiệm quản lý:

HĐQT: Quản lý mang tính gián tiếp, chỉ đạo những chính sách và mục tiêu

NQL: quản lý trực tiếp

KTNB: trực tiếp dưới quyền QL của GĐ

Ban KS: trực tiếp dưới quyền QL của HĐQT

Ban kiểm Soát do Ðại Hội hoặc Hội Nghị toàn thể Hội Viên bầu hoặc miễn nhiệm, có tối thiểu 03 thành viên, nhưng tối đa không quá 05 thành viên. Trưởng Ban Kiểm Soát là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước Đại Hội toàn thể Hội Viên và Ban Thường Trực Hội. Ban Kiểm soát có nhiệm kỳ trùng với nhiệm kỳ của Ban Chấp Hành và có thể bầu bổ sung khi có nhu cầu.

Ban Kiểm Soát hoạt động độc lập với Ban Chấp Hành, theo quy chế riêng do Ðại Hội hoặc Hội Nghị toàn thể Hội Viên thông qua.

8. Các thành phần của HTKSNB

a. Môi trường KS: tạo bầu không khí chung về KS trong toàn đơn vị -> phản ánh quan điểm và nhận thức của NQL

Tính trung thực và giá trị đạo đức -> quan điểm HĐQT

b. Đánh giá RR:

Nhận dạng RR: xác định mtieu và thiết lập cơ chế nhận dạng RR

Đánh giá RR: thiệt hại và xác suất xảy ra

Các biện pháp đối phó RR:

tránh né (thấy RR nhưng ko quan tâm)

chuyển giao RR (nhận thấy có RR-> yêu cầu KTNB hoặc KTV ĐL hoặc công an điều tra xử lý)

chấp nhận RR: KH trả thừa 10d-> NV lấy 10d này => chấp nhận để cho NV lấy luôn

giảm RR: bằng cách xem xét quản trị RR

c. Hoạt động KS: các chính sách + thủ tục nhằm cho các chỉ thị của NQL được thực hiện -> đối phó RR. Có 2 loại

Theo mục đích: phòng ngừa, phát hiện, bù đắp (bổ sung, thay thế bằng HTKS khác, vd: khi gác thi, “bù đắp” bằng việc bổ sung giám thị hành lang…)

Theo chức năng (chú ý chức năng bất kiêm nhiệm, KS quá trình xử lý thông tin và phân tích rà soát)

Bất kiêm nhiệm:

Ko để 1 cá nhân nắm all các khâu của 1 ngiệp vụ

Ko cho phép NV kiêm nhiệm giữa 1 số chức năng:

+ thu tiền& theo dõi SSKT Npthu -> lấy $ ghi xóa sổ Npthu hoặc bù đắp bằng những Khoản Pthu của KH khác

+ mua NVL & sd cho SX -> mua SL > nhu cầu thực tế để có hoa hồng hoặc ko mua hàng nhưng vẫn thanh toán tiền hàng

d. HTTT & truyền thông

Thông tin: chú ý cơ chế thu thập thông tin

Truyền thông: 2 bộ phận: bên trong và bên ngoài

e. HT giám sát & thẩm định

Giám sát thường xuyên và định kỳ

9. Công ty CP, cơ quan cao nhất là Đại hội đồng CĐ

10. Tam giác gian lận (Fraud Triangle)

Mô hình của Donald R. Cressey: Gian lận xảy ra khi hội tụ 3 yếu tố:

– Áp lực: học hành, thi cử, $…

– Cơ hội: đi thi, GV gác dễ, bạn bè quay cóp…; kế toán thu tiền, thủ quỹ…

– Thái độ, cá tính: nghiêm chỉnh & đúng đắn -> vượt qua cám dỗ, không gian lận; khi cảm thấy chấp nhận đc việc gian lận -> tạo thói quen

11. Xem lại các lại kiểm toán (Chương 1 slide 39)

12. Xem lại đánh giá RR DN (Chương 2 slide 8)

13. Công trình nghiên cứu gian lận của ACFE (Hiệp hội các nhà điều tra gian lận Hoa Kỳ):

Giáo trình tr36 -> sau

– Các loại GL:

Liên quan TS

Tham ô

 2 loại này mang tính cá nhân nhiều hơn

GL trên BCTC -> mang tính tổ chức

– Người thực hiện GL

– GL theo Lọai hình và qui mô tố chức

– Người phát hiện ra GL

– Biện pháp ngăn ngừa và phát hiện GL

Ngăn ngừa

Phát hiện

 2 loại này -> HTKSNB

Trừng phạt -> NQL, BQT, Nhà nước

 Những pp GL phổ biến trên BCTC:

GL TS: chú ý

Skimming: tiền bị đánh cắp trước khi vào sổ

Cash larceny: tiền bị đánh cắp sau khi ghi vào sổ

GL trên BCTC

14. Điều lệ mẫu (ad cty niêm yết trên SGDCK/TTGDCK, QĐ 15/2007/QĐ-btc 19/03/2007) -> 21 chương 57 điều

15. Quy chế quản trị cty (ad cty niêm yết trên SGDCK/TTGDCK, ban hành kèm QĐ 12 ngày 13/03/2007) -> 8 chương 33 điều

16. Cơ chế kiểm soát theo chiều dọc được xác lập qua cơ chế kiểm soát trong cơ cấu tổ chức & phân công phân nhệm, được thể hiện qua 2 loại quy chế là :

Quy chế bộ phận

Quy chế cá nhân (bản mô tả công việc)

=> Khi 2 loại quy chế này được thực hiện tốt, cũng có nghĩa là cơ chế kiểm soát đã được vận hành

17. Cơ chế kiểm soát theo chiều ngang được thiết lập theo các quy trình nghiệp vụ

18. Chuẩn bị thiết lập hay hoàn thiện HTKSNB: 15 bước

19. Thuyết phục nhân viên: trên cơ sở lợi ích của nhân viên sau đó mới đến lợi ích của công ty và lợi ích của chủ doanh nghiệp

20. 3 mục tiêu bắt buộc của phát triển bền vững: là tăng trưởng, hiệu quả và kiểm soát

21. Nguyên tắc hoạt động của KTNB: khách quan, độc lập, chuyên trách

22. Quy trình, thủ tục KTNB: 4 bước chủ yếu

Lập kê hoạch KT: Kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm và Kế hoạch từng cuộc kiểm toán nội bộ

– Chuẩn bị cuộc kiểm toán

– Tìm hiểu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

– Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát

– Chương trình kiểm toán

Thực hiện: 2 phương pháp kiểm toán cơ bản

1. Phương pháp kiểm toán cơ bản

– Phương pháp phân tích đánh giá tổng quát

– Phương pháp cân đối

– Phương pháp kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ và các số dư tài khoản

2. Phương pháp kiểm toán tuân thủ

– Phương pháp thực nghiệm (trắc nghiệm)

– Các thử nghiệm chi tiết đối với kiểm soát

– Phương pháp kiểm tra, đối chiếu

– Phương pháp quan sát

– Phương pháp thẩm tra và xác nhận

– Phương pháp phỏng vấn

– Phương pháp tính toán

Lập BC:

– BC bất thường: trhop có những vđe phức tạp phát sinh trong năm nhằm sửa sai kịp thời -> là loại BC khá nhạy cảm

– BC từng cuộc kiểm toán nội bộ: Sau khi kết thúc mỗi cuộc kiểm toán, gửi BGĐ & Đvị đc Kiểm toán

– BC kiểm toán nội bộ hàng năm: Không muộn hơn tháng 01 hàng năm, Ban Kiểm soát gửi báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch kiểm toán nội bộ năm trước và kế hoạch kiểm toán nội bộ năm tiếp theo lên Hội đồng Quản trị

Kiểm tra việc thực hiện các kiến nghị của KTNB: Nhằm đảm bảo kết quả kiểm toán được sử dụng và báo cáo việc thực hiện kiến nghị lên cấp trên

23. Các công việc sau kiểm toán:

– Đánh giá công việc kiểm toán

– Hồ sơ Kiểm toán nội bộ

– Quản lý chất lượng kiểm toán nội bộ

24. Đơn đặt hàng

– Khách hàng phát hành

– Ít nhất là 2 chữ ký: Khách hàng (xác nhận việc đặt hàng) & Người có thẩm quyền (phê duyệt việc bán)

– 2 liên: 1 liên gốc lưu để theo dõi thực hiện việc bán hàng & 1 liên chuyển bộ phận sản xuất để lên kế hoạch sản xuất

25. PXK

– Bộ phận bán hàng phát hành

– 5 chữ ký:

• Người lập (ký để xác nhận việc lập phiếu)

• Trưởng bộ phận (ký để kiểm tra bán đúng, bán đủ, bán kịp thời, đúng số tiền)

• Giám đốc (ký để phê duyệt việc xuất bán)

• Thủ kho (ký để xác nhận việc xuất kho)

• Khách hàng (ký để xác nhận việc đã nhận đúng và đủ hàng)

– 4 liên:

• 1 liên gốc lưu tại BP bán hàng để theo dõi doanh thu và công nợ phải thu

• 1 liên thủ kho giữ lại để xem như là lệnh xuất kho

• 1 liên chuyển cho kế toán để theo dõi doanh thu, công nợ, hàng tồn kho…

• 1 liên khách hàng giữ để làm cơ sở đối chiếu nhập kho tại kho của khách hàng

26. Hóa đơn của BTC:

– Bộ phận kế toán viết

– 3 chữ ký:

• Người viết hoá đơn (ký để xác nhận việc viết hoá đơn)

• Thủ trưởng : (ký & đóng dấu để phê duyệt/xác nhận việc bán hàng nhất là với các cq nhà nước – giúp cho người mua chứng minh được việc mua hàng của mình là hoàn toàn hợp pháp)

• Khách hàng : (ký để xác nhận việc mua hàng – giúp cho người bán có cơ sở để chứng minh việc bán hàng)

– 3 liên:

• 1 liên gốc (liên tím) lưu tại bộ phận kế toán để theo dõi doanh thu và công nợ (kế toán thuế)

• 1 liên (liên đỏ) giao cho khách hàng

• 1 liên (liên xanh) chuyển cho Bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu & công nợ phải thu

27. Phiếu thu

– BP KT phát hành

– 4 chữ ký:

• Người lập phiếu (ký để xác nhận việc lập phiếu)

• Kế toán trưởng (ký để kiểm tra phiếu thu : thu đúng, thu đủ, thu kịp thời)

• Khách hàng (ký để xác nhận việc trả tiền – giúp công ty có căn cứ để xác minh thu tiền đúng đối tượng

– 3 liên:

• 1 liên gốc lưu tại kế toán để hạch toán giảm công nợ phải thu

• 1 liên thủ quỹ giữ để xem đây như là lệnh thu tiền

• 1 liên giao cho khách hàng để thay cho giấy biên nhận đã nhận tiền

Bài tập

Cho biết các tình huống sau thuộc liên quan bphan nào của HTKSNB

1. Kế toán kho kiêm nhiệm thủ kho => Đánh giá RR (b) và Hoạt động KS (c) -> trhop này là phân công phân nhiệm (c) chứ ko phải tổ chức (a)

2. Các nhân viên thờ ơ vs hiệu quả hoạt động của công ty vì chế độ khen thưởng bình quân => Môi trường KS (a)

3. Thiếu sơ đồ hạch toán thống nhất nên nhiều nghiệp vụ tương tự lại hạch toán khác nhau => HTTT & truyền thông (d) và HT giám sát & thẩm định (e) -> đối chiếu ktra lẫn nhau (e)

4. Không có những chương trình đánh giá định kỳ về hoạt động nên tồn tại những yếu kém kéo dài => HT giám sát & thẩm định (e)

5. Giám đốc thường tự quyết định tuyển dụng nhân viên trong khi quy định của công ty là mọi trường hợp tuyển dụng đều phải qua phòng nhân sự => Môi trường KS (a) -> môi trường quản lý: NQL ko tôn trong quy định đã đề ra của đơn vị

 Dạng này xem thêm bài tập Chương III HTKSNB, Sách “Bài tập Kiểm toán”

BT tình huống

A. Carter là NV lâu năm của phòng kế toán cty Marston. Trách nhiệm của Carter gồm:

– Theo dõi chi tiết các khoản phải thu của từng KH(1)

– Lập chứng từ KT thanh toán, chứng từ và tài liệu liên quan -> chuyển cho John Marston là chủ cty(2)

– Được đưa ra các quyết định về hàng trả lại & giảm giá hàng mua đv các KH mua trả chậm và lập các hồ sơ về việc này cho KH(3)

Các hồ sơ sẽ được chuyển cho Smith – người phụ trách NKC & SC của cty

John – chủ cty, tự mình thực hiện việc KS bằng cách

– Lập bcao giải thích sự khác biệt giữa SD TGNH theo bcao của NH vs SD TK TGNH của cty hàng tháng(1)

– Lập bảng cân đối SD hàng tháng từ các TK SC & điều chỉnh giữa TK Phải thu tổng hợp trên SC vs TK phải thu trên SCT(2)

– Lập các hóa đơn hàng tháng căn cứ vào các thông tin từ các Tk Chi tiết để gửi cho Kh và tìm hiểu all ý kiến KH về các sai sót của các hóa đơn này. Rà soát all chứng từ & tài liệu liên quan trước khi ký séc thanh toán(3)

Carter đột nhiên ốm nặng & xin nghỉ hưu, sau 1 time, ông chết

Tuy nhiên, ông ta cho biết đã biển thủ > $300.000. Ông ta đã duy trì 1 tk tại NH & địa chỉ hòm thư theo tên Marston. Ông ta trực tiếp tiếp xúc vs KH có khoản nợ cty quá hạn và đưa ra đề nghị chiết khấu 20% nếu thanh toán trong vòng 5 ngày. Ông ta hướng dẫn Kh chuyển $ vào tk của ông tại NH.

John ko tin rằng Carter có thể làm việc này 1 mình nếu ko có được kiến thức & sự trợ giúp của Smith- người giữ NKC và SC. Marston lập luận rằng Carter phải ghi giảm khoản phải thu trên TK chi tiết vì KHÔNG CÓ KH nào phàn nàn vs ông về việc ko đc thông báo sẽ được giảm trừ các khoản phải thanh toán. Hẳn là Smith đã ghi giảm các Tk trên SC để giữ cho các tk cân bằng => quyết định kiện Smith

Hãy nhận xét HTKSNB của cty Marston và có chứng cứ nào chứng minh cho Smith vô tội ko vs giả sử Carter ko có quyền 1 mình tiếp xúc vs NKC & SC

Nhận xét

1. HTKSNB trong Npthu:

• Phân tích điểm yếu:

Đối với ông Carter: (1)(2)(3)

(1)(2): Vi phạm quy tắc bất kiêm nhiệm, một người thực hiên công việc từ lập chứng từ cho tới theo dõi tình hình công nợ của khách hàng.

(1)(2)&(3): Việc vừa theo dõi các hợp đồng, vừa có những quyết định về chính sách bán hàng và lập ra các hồ sơ về chính sách này là kẽ hở trong hệ thống kiểm soát

Ý kiến:

a. Môi trường kiểm soát: không chặt chẽ và hợp lý, tạo ra những kẽ hở làm phát sinh những gian lận.

b. Đánh giá rủi ro:

 Về Carter: 1 người vừa thực hiện công việc lập ra các hợp đồng, chứng từ về công nợ, lại theo dõi chi tiết các khoản phải thu khách hàng, các chính sách bán hàng cũng tự quyết định; giao dịch trực tiếp & thường xuyên vs Kh => tự mình có thể làm đc nhiều việc

 Về Smith: vừa thực hiện ghi sổ NKC và sổ cái, nhận số từ Carter chuyển lên=> khả năng thông đồng giữa 2 nhân viên, hợp thức hóa số liệu, chứng từ thành phù hợp.

 Về Jonh: chỉ theo dõi được số phát sinh được ghi trên sổ, không kiểm soát được thực tế phát sinh là bao nhiêu.

c. Hoạt động kiểm soát:

 Bất kiêm nhiệm: Carter vừa lập CT vừa thu tiền, vừa kiểm tra – đối chiếu -> 1 người làm từ A->Z

 Ko có thủ tục phòng ngừa và phát hiện: không có quá trình ký duyệt kiểm tra, kiểm soát về các khoản giảm trừ, hàng bán trả lại,….

 Phân công ko hợp lý: Cartet liên lạc, điều chỉnh hồ sơ và liên lạc KH luôn

 Smith ko biết thực tế công nợ phát sinh là bao nhiêu, thông tin đến tay John đã đc xử lý khớp vs SSKT

 Yếu kém trong khâu quan hệ vs khách hàng.

 Jonh chỉ kiểm soát được những số liệu mà nhân viên cung cấp, không nắm rõ được số liệu thực tế phát sinh.

d. Hệ thống truyền thông và thông tin

 Các số liệu từ cấp dưới ( Smith, Carter) chuyển lên cấp trên (John) không đúng

 Bố trí nhiêm vụ của các nhân viên không phù hợp, vi phạm các nguyên tắc cơ bản, thể hiện rõ những yếu kém trong quản lý cũng như chủ động nắm bắt thông tin từ nhà quản lý ( John)

 Liên lạc đối với các khách hàng không thực sự tốt, việc phân nhiệm cho nhà quản lý (John) liên lạc với bên ngoài ( khách hàng) còn thiếu trách nhiệm.

e. Giám sát và thẩm định

 Việc John Lập bcao giải thích sự khác biệt giữa SD TGNH theo bcao của NH vs SD TK TGNH của cty hàng tháng -> Do hồ sơ đến tay John đã đc hợp thức hóa nên John ko phát hiện ra đc

 Việc lập các hóa đơn hàng tháng căn cứ vào các thông tin từ các Tk Chi tiết để gửi cho Kh và tìm hiểu all ý kiến KH về các sai sót của các hóa đơn này… -> Do các hóa đơn thể hiện số tiền phải thanh toán, ko fai số $ đã thanh toán => ko phát hiện ra được.

2. Luận điểm của John là chưa đầy đủ căn cứ để chứng minh

– Người quyết định là Carter, Smith chỉ có vai trò ghi sổ, ko có vai trò ktra – đối chiếu

 Ko có sự đồng ý của Smith, Carter vẫn có thể 1 mình thực hiện GL: nếu dựa trên chứng từ phát sinh thì Carter đã thực hiện thủ đoạn gian lận và chiếm đoạt tài sản của công ty: lấy bớt số tiền bán hàng, lập hóa đơn đúng với số tiền đó, tự tạo 1 hồ sơ KH được hưởng CK và đưa Smith, Smith ko có quyền ktra, thắc mắc…)

 Chưa có căn cứ chminh Smith có liên quan. Nếu có Smith mọi chuyện sẽ dể dàng hơn nhưng nếu ko có, Carter vẫn tự mình làm được

 Đánh giá HTKSNB: John đánh giá ko đầy đủ RR, tạo kẻ hở cho nhân viên lợi dụng.

3. Giải pháp đưa ra:

Phân công rõ trách nhiệm và quyền hạn cho từng nhân viên trong công ty, cụ thể

Carter: theo dõi sổ chi tiết công nợ, thu tiền khách hàng

Smith: ghi sổ NKC, sổ cái, lập chứng từ thu chi

John:các chứng từ cần thiết (lập hóa đơn, lập hợp đồng…), hàng kỳ đối chiếu công nợ, quyết định các chính sách bán hàng, ký quyết định thu chi tiền, UNT,UNC

Kiểm soat chu trình mua hàng

1. Có thể chia làm 4 chu trình kiểm soát nhỏ trong việc kiểm soat chu trình mua hàng:

1. Kiểm soat từ việc xử lý đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán

vd: phải có kế hoạch mua -> giấy đề nghị mua hàng phải được phê duyệt bởi lãnh đạo --> đơn đặt mua hàng (slượng, clượng, mục đích…) có phê duyệt của lãnh đạo và đánh số liên tục….

Bên mua hàng phải độc lập với người làm đơn đặt hàng là điều quan trọng

2. Kiểm soát khâu nhận vật tư hàng hoá và kiểm nghiệm

….

3. Kiểm soát khâu ghi nhận khoản nợ phải trả người bán

….

4. Kiểm soát khâu xử lý, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ

2. Nguyên tắc “tam đầu” có nghĩa là: người duyệt giá, người thực hiện mua hàng và người ghi sổ theo dõi là 3 người khác nhau

3. Kiểm soát qui trình mua hàng

Kiểm soát Mua hàng

3.1 Chỉ người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng

3.1.1 Rủi ro

Người không có thẩm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàng được.

3.1.2 Giải pháp

Công ty nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng của từng phòng ban đề nghị mua hàng như là một biện pháp kiểm soát các phiếu đề nghị mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua được đặt hàng và hàng được nhận chính xác. Phiếu này phải được người có thẩm quyền ký duyệt và phải được đối chiếu đến tài khoản trên sổ cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi.

Việc mua hàng chỉ được tiến hành khi trình phiếu đề nghị mua hàng được uỷ quyền.

3.2 Ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp

3.2.1 Rủi ro

Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó.

3.2.2 Giải pháp

Nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Nói cách khác, mọi việc mua hàng chỉ do phòng thu mua tiến hành và phòng thu mua phải độc lập với các phòng khác.

Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp các thông tin liên quan đến hàng hoá/dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách, v.v…. Các liên của đơn đặt hàng này nên được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán và phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh toán sau đó.

3.3 Kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp

3.3.1 Rủi ro

Nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá/dịch vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì nhân viên này nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp.

3.3.2 Giải pháp

Công ty nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập đối mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trên một mức nào đó.

Công ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngoài ra, công ty nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này.

Công ty cũng nên áp dụng cách thức mà các phòng đề nghị mua hàng định kỳ cho ý kiến phản hồi về hoạt động của phòng thu mua.

3.4 Nhận đúng hàng

3.4.1 Rủi ro

Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng – chẳng hạn như hàng hoá sai về số lượng, chất lượng hay quy cách.

3.4.2 Giải pháp

Nên tách biệt chức năng nhận hàng với chức năng đề nghị mua hàng, khi có thể được, và chức năng đặt hàng.

Nhân viên nhận hàng, thường là thủ kho ở một số công ty, chỉ nên nhận hàng khi đã nhận được đơn đặt hàng hợp lệ do phòng thu mua gửi đến. Những biên bản nhận hàng được đánh số từ trước nên được lập mỗi khi nhận hàng từ nhà cung cấp.

Nhân viên nhận hàng nên thực hiện các biện pháp thích hợp để đo lường hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy cách. Một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng nếu các quy cách quá phức tạp mà nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác được. Biên bản nhận hàng nên có một mục chỉ rõ đã kiểm tra chất lượng, nếu thấy phù hợp.

Một liên của biên bản nhận hàng sau khi đã hoàn thành và ký xong nên được gửi cho phòng kế toán để làm chứng từ hạch toán và gửi cho phòng đề nghị mua hàng để làm bằng chứng về quy trình mua hàng đã hoàn thành.

3.5 Ngăn chặn hoá đơn đúp hoặc hoá đơn giả do nhà cung cấp phát hành

3.5.1 Rủi ro

Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn đúp.

3.5.2 Giải pháp

Khi công ty nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, tất cả các hoá đơn nên được đánh số theo thứ tự để việc sau đó việc kiểm tra về tính liên tục của các số hoá đơn có thể giúp xác định việc tất cả các hóa đơn nhận được đã được hạch toán.

Một biện pháp kiểm soát tốt cũng bao gồm việc đóng dấu lên hoá đơn để ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng, mã tài khoản, nếu phù hợp, và tên viết tắt của nhân viên thực hiện việc kiểm tra này. Việc này sẽ giúp ích cho quá trình đối chiếu chứng từ.

Kế toán nên kiểm tra các chi tiết của hoá đơn so với đơn đặt hàng và biên bản giao hàng liên quan và lưu giữ chung các chứng từ này. Việc này đảm bảo là tất cả các hoá đơn, vốn là cơ sở để thanh toán cho nhà cung cấp, sẽ liên quan đến những giao dịch mua hàng hợp lệ và nhận đúng hàng.

3.6 Thanh toán mua hàng chính xác

3.6.1 Rủi ro

Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần liền.

3.6.2 Giải pháp

Phòng kế toán, hoặc đối với một số công ty là bộ phận công nợ phải trả của phòng kế toán, nên lưu giữ một danh sách các ngày đến hạn thanh toán. Khi đến hạn, kế toán phải trình không chỉ hoá đơn mà cả đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt thanh toán.

Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán về bất kỳ thay đổi gì liên quan đến việc mua hàng mà có thể dẫn đến thay đổi thanh toán, chẳng hạn như thời hạn thanh toán, chiết khấu, hàng mua bị trả lại, v.v….. Ngoài ra, bất kỳ thay đổi nào như thế cần sự uỷ quyền thích hợp trước khi thay đổi việc thanh toán.

Tất cả các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước.

Hoá đơn đã thanh toán nên được đóng dấu “Đã thanh toán” và số thứ tự của các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được ghi lại.

……..

1. Tia sáng là một ct nhỏ sx đồ gia dụng.CT có 25 nhân viên làm việc trong nhà máy và số người làm việc tại văn phòng gồm có ông Minh là chủ doanh nghiệp, một kế toán viên A làm kt tiền, một thư kí B, một người theo dõi công nợ C và cô Thu là ghi sổ viên. Cô Thu đã làm việc cho công ty hơn 12 năm và đc ông Minh rất tín nhiệm vì làm việc có hiệu quả và tin cậy, ông chủ dn đang định thuê thêm một người làm việc bán thời gian để giúp đỡ cô Thu vì cô đang phải làm việc quá tải trong thời gian này.

Một số thông tin sau liên quan đến nghiệp vụ trả tiền của Ct:

1.Tất cả những khoản dùng cho văn phòng đều do cô Thu đặt hàng.CT chỉ có một số lượng nhỏ nhà cung cấp. Nếu nhận được hóa đơn bán hàng nào chuyển tới mà cô Thu ko nhớ là mình đã đặt hàng thì cô sẽ thông báo lại cho ông Minh để kiểm tra lại (1)

2. Các séc thanh toán cho các khoản nợ tới hạn được cô thu viết bằng tay.tất cả séc cần hai chữ kí một là của ôg chủ. tất cả các hóa đơn sau đó được đánh dấu là đã trả tiền và ngày trả số séc cũng được ghi lại. sau đó các hóa đơn được đưa vào hồ sơ theo thứ tự abc. (2)

3.nghiệp vụ trả tiền được ghi vào một nhật kí quỹ chuẩn và được cô Thu lưu vào máy tính. nhật ký được đánh dấu đã vào sổ (3)

4. cô Thu đưa séc đã chuẩn bị cho ông Minh ký và chuyển lại cho cô. sau đó cô kẹp tờ séc cùng với giấy báo nợ của nhà cung cấp và chuyển cho cô thư ký để gửi đi qua bưu điện. (4)

5. cuối mỗi tháng cô Thu làm bảng liệt kê những khoản nợ phải trả và làm bảng đối chiếu với ngân hàng cho ông minh. (5)

yêu cầu

Hãy xác định những điểm mạnh và hạn chế của kiểm soát nội bộ của công ty tia sáng đối vs các nghiệp vụ trả tiền. đối với những hạn chế hãy đưa kiến nghj cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ

 Nhận xét:

a. (1) Tất cả những khoản dùng cho văn phòng đều do cô Thu đặt -> sẽ có trhop Thu đặt những mặt hàng ko cần thiết hoặc quá SL cần để hưởng riêng chính sách KM hoặc Hoa hồng (Vì chỉ có 1 số ít ncc, nên Thu sẽ là KH quen)

b. (2) Các séc thanh toán cho các khoản nợ tới hạn được cô thu viết bằng tay => Thu và Kt công nợ C thông đồng thanh toán sớm để hưởng riêng phần CK thanh toán (Cô Thu sẽ liên hệ trực tiếp vs ncc để hưởng phần CK này)

c. (3) -> ko thấy Rro, vấn đề là phân công công việc cho Thu nhiều quá 

d. (4) cô Thu đưa séc đã chuẩn bị cho ông Minh ký và chuyển lại cho cô -> Ông Minh ko kiểm tra lại GBN của NCC mà chỉ ký -> RR séc bị sửa đổi số

e. (5) -> RR thông đồng giữa cô Thu và Kt công nợ, số liệu trong bảng đối chiếu đã đc làm khớp trước khi đưa ông Minh (Do giả sử trhop Thu gặp riêng ncc để lấy $ CK nên ko ảnh hưởng TGNH)

 phân công phân nhiệm chưa hợp lý, 1 nhân viên (Thu) làm quá nhiều việc của người khác, không tận dụng tốt được nguồn nhân lực, Quá tin tưởng nhân viên dẫn tới khả năng xảy ra nhiều rủi ro

2. Trong cuộc kiểm toán đầu tiên của anh chị tại một doanh nghiệp sản xuất có quy mô trung bình, Ông Tám là giám đốc công ty có giải thích về cách ông thực hiện việc phân công phân nhiệm tại công ty để tránh không cho phép một người kiểm soát mọi phương diện của một nghiệp vụ như sau: Cô Lan đảm trách việc mua hàng, nhận hàng và giữ hàng. Anh Tiến có trách nhiệm ghi chép các sổ sách về nợ phải thu và thu tiền của khách hàng. Cô Ngọc có trách nhiệm theo dõi sổ sách về nhân viên, chấm công, lập bảng lương và phát lương.

Ông Tám hỏi ý kiến anh chị về cơ cấu tổ chức của công ty. Anh chi hãy trình bày ý kiến mình và đưa ra giải pháp cải tiến nếu cần thiết.

=> Cô Lan đảm trách việc mua hàng, nhận hàng và giữ hàng

+ đảm trách việc mua hàng -> mua SL> cần hoặc mua hàng ko cần (tăng SL mua) => hưởng CK, hoa hồng

+ nhận hàng rồi chiếm dụng => lấy hàng kém phẩm chất và hưởng lợi, chiếm dụng hàng trong 1 time

=> Anh Tiến có trách nhiệm ghi chép các sổ sách về nợ phải thu và thu tiền của khách hàng

+ lấy $ rồi ghi xóa sổ Nphthu

+ lấy $ rồi bù đắp bằng Kpthu của các KH khác,

+ chiếm dụng 1 time rồi ghi sổ

=> Cô Ngọc có trách nhiệm theo dõi sổ sách về nhân viên, chấm công, lập bảng lương và phát lương.

+ Ghi +/- SL MV và time tùy mục đích (ghi tăng bằng cách ghi thêm tên những NV đã nghi việc, những người làm thời vụ , làm bán time-> khó QL hơn)

+ chậm trả lương để chiếm dụng

3. Tại Công ty TNHH sản xuất Huỳnh Quang có các thủ tục hoạt động được mô tả như sau:

(a) Khi đặt hàng mua nguyên vật liệu, một liên của đơn đặt hàng được gửi cho bộ phận nhận hàng. Khi nhận hàng, nhân viên bộ phận nhận hàng sẽ ghi số thực nhận vào liên này của đơn đặt hàng và gửi về cho bộ phận kế toán để ghi sổ. Vật liệu sau đó sẽ được nhập vào kho

=> Bên nhan hang se ghi < SL thuc nhan roi dua cho ke toan ghi so, còn vụ này phải đợi kiểm tra dchieu giữa KT kho – thủ kho mới phát hiện

(b) Một chi nhánh bán hàng của công ty bao gồm một cửa hàng trưởng và hai nhân viên. Chi nhánh được mở một tài khoản giao dịch tại Ngân hàng địa phương. Các khoản tiền thu của chi nhánh được nộp vào đây. Các sec rút tiền của tài khoản này phải có chữ ký của Cửa hàng trưởng hoặc Giám đốc tài chính công ty. Sổ phụ được gửi về cho Cửa hàng trưởng, ông này sẽ đối chiếu với sổ sách và lưu sổ phụ. Định kỳ, Cửa hàng trưởng sẽ lập một bảng kê các khoản chi trong kỳ nộp về Công ty.

 cửa hàng trường vừa có quyền ký, quyết định thu chi. Sổ sách cũng đc người này kiểm tra & đối chiếu, lập các bảng kê. Toàn bộ các hoạt động dòng tiền đều do ng này này thực hiện, ko có ai giám sát hay kiểm tra – đối chiếu

 Rủi ro có thể xảy ra: người này ghi giảm các khoản thu, tăng khoản chi để tham ô, chiếm dụng ts công ty, chi cho nhu cầu riêng nhưng ghi vào cp của cty

Yêu cầu : Đối với mỗi tình huống kể trên, hãy cho biết điểm yếu của kiểm soát nội bộ và loại gian lận hoặc sai sót nào có thể xảy ra. Sau đó cho biết thủ tục kiểm soát nào có thể điều chỉnh những điểm yếu này của kiểm soát nội bộ.

4. Dưới đây là một số thủ tục kiểm soát liên quan đến chu trình nghiệp vụ mua hàng, hãy cho biết thử nghiệm kiểm soát mà kiểm toán viên có thể sử dụng cho mỗi thủ tục kiểm soát đó:

Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:

– Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị;

– Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán;

– Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học;

– Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết;

– Kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán, tài liệu kế toán;

– Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài;

– So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán;

– Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và tài liệu kế toán;

a. Tất cả mọi nghiệp vụ mua hàng đều phải lập đơn đặt hàng

b. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước một cách liên tục.

c. Đơn đặt hàng phải được lập trên cơ sở Phiếu đề nghị mua hàng của bộ phận có nhu cầu.

d. Bộ phận nhận hàng được tổ chức độc lập với bộ phận mua hàng

e. Các hóa đơn của người bán phải được kiểm tra về số lượng, đơn giá, tính toán và ký duyệt trước khi chuyển cho bộ phận tài vụ để thanh toán.

f. Hàng tháng, bộ phận kế toán thanh toán, bộ phận mua hàng và bộ phận nhận hàng tiến hành đối chiếu số liệu để phát hiện các khoản chênh lệch, lập biên bản giải trình lý do và cách xử lý.

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM

1. Điều gì sau đây không đúng với khái niệm kiểm soát nội bộ => d

a. Không một cá nhân nào được giao vừa nhiệm vụ bảo quản tài sản, vừa nhiệm vụ ghi chép sổ sách kế toán đối với tài sản đó.

b. Các nghiêp vụ phải được ủy quyền một cách đúng đắn.

c. Bởi vì mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí, đơn vị có thể chỉ tiến hành thủ tục kiểm soát trên cơ sở chọn mẫu để kiểm tra.

d. Các thủ tục kiểm soát bảo đảm không có sự thông đồng giữa các nhân viên đơn vị .

2. Trong quá trình xem xét kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên không có nghĩa vụ phải :=> c

a.Tìm kiếm các thiếu sót quan trọng trong hoạt động của kiểm soát nội bộ.

b. Hiểu biết về môi trường kiểm soát và hệ thống thông tin.

c. Xác định các thủ tục kiểm soát liên quan đến kế hoạch kiểm toán có hiệu lực không?

d. Thực hiện các thủ tục để tìm hiểu về thiết kế của kiểm soát nội bộ.

3. Sau khi hoàn thành việc nghiên cứu và đá nh giá ban đầu về kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên sẽ tiến hành các thử nghiệm kiểm soát trên : => a

a. Các thủ tục kiểm soát mà kiểm toán viên dự định dựa vào .

b. Các thủ tục kiểm soát đã được xác định là yếu kém nghiêm trọng.

c. Các thủ tục kiểm soát có ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính.

d. Một mẫu ngẫu nhiên trong các thủ tục kiểm soát được xem xét.

4. Mục đích cuối cùng của việc đánh giá rủi ro kiểm soát là giúp cho kiểm toán viên đánh giá về: => b

a. Các nhân tố làm tăng rủi ro về khả năng kiểm toán của báo cáo tài chính.

b. Hiệu lực hoạt động của các thủ tục và chính sách kiểm soát nội bộ.

c. Rủi ro tồn tại những sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính.

d. Khả năng giảm bớt nội dung và phạm vi của các thử nghiệm cơ bản.

5. Kiểm toán viên độc lập tiến hành xem xét kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán nhằm mục đích: => b

a. Tuân thủ các yêu cầu của chuẩn mực kiểm toán .

b. Đánh giá hiệu quả của công việc quản lý .

c. Duy trì một thái độ độc lập với những vấn đề liên quan đến cuộc kiểm toán.

d. Xác định nội dung, thời gian và phạm vi của công việc kiểm toán .

6. Kiểm soát nội bộ được thiết lập tại một đơn vị chủ yếu để : => c

a. Phục vụ cho bộ phận kiểm toán nội bộ .

b. Thực hiện chế độ tài chính kế toán của nhà nước.

c. Thực hiện các mục tiêu của người quản lý đơn vị .

d. Giúp kiểm toán viên độc lập lập kế hoạch kiểm toán .

7. Nói chung, kiểm soát nội bộ được coi là yếu kém nghiêm trọng khi các sai sót và gian lận trọng yếu thường không được phát hiện kịp thời bởi : => c

a. Kiểm toán viên trong quá trình nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ.

b. Kế toán trưởng trong quá trình đối chiếu, kiểm tra các số liệu trên sổ cái.

c. Các nhân viên trong quá trình thực hiện một cách bình thường các chức năng được giao .

d. Giám đốc tài chính trong quá trình kiểm tra báo cáo tài chính trong kỳ.

8. Mục đích của thử nghiệm kiểm soát là: => d

a. Thu thập bằng chứng kiểm toán làm cơ sở cho ý kiến của kiểm toán viên về báo cáo tài chính .

b. Thu thập bằng chứng về sự yếu kém của kiểm soát nội bộ .

c. Thu thập bảo đảm hợp lý về việc thực hiện đầy đủ và hữu hiệu các thủ tục kiểm soát .

d. Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán .