Những điều cần biết để làm tốt kế toán tại các doanh nghiệp vừa, nhỏ và rất nhỏ- kinh nghiệm rất hay

Gửi tới các bạn kinh  nghiệm làm kế toán cho các bạn các kinh nghiệm nhỏ, bài viết trên facebook gia đình kế toán. Tại đây các bạn sẽ biết được những kĩ năng từ a-Z, các giấy tờ yêu cầu, các công cụ của kế toán nội bộ .v.v. Các bạn có thể coi bài viết này là một buổi của lớp học kế toán trong trường đời.

Hiện nay các doanh nghiệp nhỏ có một thực trạng à chủ DN luôn yêu cầu kế toán phải biết làm tuốt tuồn tuột từ A đến Z với hầu hết các công việc như hành chính văn phòng, văn thư tạp vụ, chủ yếu là các việc không tên khác như  làm hợp đồng, báo giá , gọi hàng, kiểm kê- nói chung rất mệt, thậm chí còn kiêm luôn kế toán trưởng, kế toán thuế, kế toán nội bộ hay … lao công và đối mặt với một núi các công việc.
Phần 1:Những điều cần biết để làm tốt kế toán tại các doanh nghiệp vừa, nhỏ và rất nhỏ
Các bạn hãy nắm vững những điều sau để không bao giờ phải gặp khó khăn khi làm ở những doanh nghiệp này, đây là kinh nghiệm đúc rút và được chia sẻ rất nhiều:

I. Về nội bộ: + Việc đầu tiên là văn thư, hành chính đối diện hàng ngày với các bạn vậy các bạn phải sắp xếp một cách khoa học.
– Về con dấu các bạn phải cất giữ cẩn thận ( Nếu được chủ DN giao), học các đóng dấu vào từng loại công văn giấy tờ, hợp đồng, hóa đơn, UNC , SEC tiền mặt … cụ thể ( Vì thực tế có bạn còn chưa biết cách cầm dấu để đóng ntn?) như vậy bạn nên đóng nháp trước khi đóng chính thức.
– Lưu hồ hồ sơ: Các bạn cần phân loại hồ sơ, sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian.
+ Các công việc không tên đôi khi các bạn phải làm nhưng lại mất khá nhiều thời gian VD; Đặt vé cho Sếp hoặc nhân viên đi công tác, gửi chuyển phát nhanh, gọi mắc điện thoại, intenet, hoặc đường nước bị hỏng, nhà vệ sinh bị tắc … cũng đến lượt các bạn gọi điện cho nhà cung cấp để họ xử lý. Do vậy mỗi lần phát sinh đầu tiên về các vấn đề này thì các bạn nên lưu luôn số điện thoại của nhà cung cấp nếu lần sau có lặp lại thì nhắc máy alo luôn không phải tìm kiếm mất thời gian nữa.
+ Đối với hợp đồng báo giá, đặt hàng, gọi hàng… các bạn nên chia như sau:
• Đối với phần mua hàng:
– Nếu công ty chưa có sẵn nhà cung cấp thì các bạn nên tìm lấy 2 đến 3 nhà cung cấp có mặt hàng mà DN cần, sau đó yêu cầu họ gửi báo giá.
– Các bạn lập bảng so sách báo giá của 2 hoặc 3 nhà cung cấp trình sếp để sếp duyệt sau đã duyệt xong thì tiến hành 2 bên làm hợp đồng, hoặc làm đơn đặt hàng
– Sau khi có đơn đặt hàng hoặc hợp đồng thì chỉ việc gọi hàng mỗi khi có nhu cầu lấy hàng là xong.
– Ngoài các hồ sơ trên thì khi nhận hàng phải nhận kèm theo hồ sơ : phiếu XK, hoặc biên bản giao hàng, hóa đơn GTGT ( Nếu có luôn là tốt nhất)
• Đối với phần bán hàng:
– Làm báo giá gửi khách hàng, sau đó nhận đơn đặt hàng của khách (Nếu có) , làm hợp đồng , xuất hàng cho khách, lập hóa đơn GTGT (nếu có)
+ Đối với công việc của kế toán các bạn cần làm.
– Làm kế toán thanh toán và công nợ : Hàng ngày lập phiếu thu, chi, UNC để thanh toán mua hàng hóa dịch vụ, trả nhà cung cấp hoặc thu tiền của khách hàng. Theo dõi công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp, Công nợ của nhân viên. Cuối ngày chốt sổ quỹ tiền mặt để chiếu với quỹ, Ngân hàng cuối tháng lấy sổ phụ về để hạch toán và đối chiếu tiền quỹ ngân hàng với sổ phụ của ngân hàng.
– Kế toán vật tư hàng hóa: lập phiếu nhập, xuất và Theo dõi nhập, xuất vật tư hàng hóa, lập tổng hợp nhập xuất tồn vật tư hàng hóa.
– Cuối tháng tính lương, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Và chi lương (Nếu có) hoặc lúc nào có tiền sếp bảo chi thì chi.
– Theo dõi CCDC và TSCĐ phân bổ chúng vào cuối tháng.
– Tập hợp chi phí, Tính giá thành SP (Nếu có) đối với SX
– Tập hợp chi phí cho dịch vụ và tính giá thành dịch vụ ( Nếu có) đối với DV.
– Tính kết quả lãi lỗ
II. Về Thuế + Việc đầu tiên kiểm tra các chứng từ và hồ sơ pháp lý của DN đã đủ và chính xác chưa :
– Ngành nghề trên đăng ký kinh doanh có phù hợp với hóa đơn xuất bán hàng hóa dịch vụ chưa?
– Kiểm tra vốn góp đã góp đủ chưa (Đối chiếu vốn trên ĐKKD với số dư có hiện tại trên TK 4111
– Kiểm tra mẫu 06/GTGT của DN để xem thời gian áp dụng thuế theo PP được khấu trừ ( DN mới thành lập hoặc đã thành lập lâu rồi nhưng có DT nhỏ hơn 1 tỷ/1 năm)
– Kiểm tra thông báo phát hành hóa đơn của DN ( Tránh tình trạng chưa phát hành thông báo nhưng hóa đơn vẫn đưa vào sử dụng)
– Kiểm tra đã có đăng ký phương pháp trích khấu hao theo TT 45/2013 chưa?
– Kiểm tra xem đã có đăng ký sử dụng tài khoản ngân hàng chưa?
+ Hàng tháng/quý kê khai thuế GTGT, thuế TNCN (nếu có), làm BC sử dụng hóa đơn, tính thuế TNDN tạm nộp (nếu có) phát sinh số tiền thì đem nộp tiền và không phải nộp tờ khai, hạn nộp của tháng ngày 20 của tháng sau, hạn nộp quý ngày 30 tháng tiếp theo của quý sau.
+ Hướng dẫn các công việc hạch toán kế toán thuế.
1. Đầu năm kế toán lập bút toán kết chuyển lợi nhuận năm nay về lợi nhuận năm trước.
2. Trích thuế môn bài đầu năm.
3. Hạch toán hóa đơn đầu vào, và các chứng từ chi phí, chúng từ khác …
4. Hạch toán hóa đơn đầu ra
5. Hạch toán chứng từ Ngân hàng
6. Kết chuyển thuế GTGT ( Nguyên tắc kết chuyển theo số thuế có giá trị nhỏ)
* Kiểm tra thuế : Thuế Đầu vào đối chiếu bảng kê mua vào ở phần báo cáo thuế với PS nợ TK 133 trên bảng cân đối tài khoản
* Thuế Đầu ra đối chiếu bảng kê bán ra ở phần báo cáo thuế với PS C ó TK 3331 trên bảng cân đối tài khoản
* Kiểm tra tổng hợp thuế : đối chiếu bảng tờ khai tổng hợp ở phần báo cáo thuế nếu phát sinh ở chỉ tiêu 40 thì đối chiếu phải = với số dư có TK 3331 trên bảng cân đối tài khoản. Nếu phát sinh trên chỉ tiêu 43 thì đối chiếu phải = với số dư nợ TK 133 trên bảng cân đối tài khoản
7. Tính giá vốn hàng tồn kho.
( số tiền tồn trên bảng tổng hợp hàng tồn kho = số tiền bên dư nợ TK 156 trên bảng cân đối tài khoản)
8. Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả, công nợ khác TK: 131,331,141,138,…
* Cách kiểm tra:
Số tiền bên dư nợ của bảng tổng hợp công nợ = Số tiền bên dư nợ của tài khoản công nợ tương ứng trên bảng cân đối tài khoản , và kiểm tra số tiền dư có tương tự.
9. Cuối tháng Lập bảng phân bổ chi phí trả trước Ngắn hạn.
* Đối chiếu số tiền trên cột giá trị còn lại của bảng phân bổ ngắn hạn = Số tiền Bên dư nợ TK 142 của bảng cân đối TK.
10. cuối tháng Lập bảng phân bổ chi phí CCDC và chi phí trả trước dài hạn.
* Đối chiếu số tiền trên cột giá trị còn lại của bảng phân bổ dài hạn = Số tiền Bên dư nợ TK 242 của bảng cân đối TK.
11. Cuối tháng Lập bảng phân bổ khấu hao
* Đối chiếu bảng phân bổ khấu hao với bảng cân đối tài khoản .
Đối chiếu Số tiền trên cột giá trị nguyên giá TSCĐ = Số tiền bên dư nợ TK 2111. Số tiền trên cột khấu hao lũy kế cuối kỳ = Số tiền bên dư có TK 214
12. Cuối tháng tính lương , hạch toán lương , trích các khoản BHXH theo lương
13. Chi lương
( Nếu DN lấy lương bên nội bộ để hạch toán bên thuế thì các bạn lấy số liệu từ nội bộ, Còn nếu không thì phải cân đối tiền lương và các khoản, chế độ đưa vào cho phù hợp)
***GHI CHÚ :
+ Nếu DN là dịch vụ thì bạn làm thêm bước tập hợp chi phí cho từng dịch vụ trên TK 154 ( chi tiết Vật liệu, nhân công, chi phí chung cho dịch vụ) sau đó tính giá thành dịch vụ.
+ Nếu là DN SX thì các bạn cần thêm các bước sau; Xuất kho VNL để sản xuất, tập hợp chi phí của từng SP trên TK 154 sau đó tính giá thành SP, tiếp đến nhập kho TP( phần này mình đã đã có bài viết cụ thể về tính giá thành SX rồi mời các bạn tham khảo bài viết trước)
Thực hiện các bút toán kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh.
14Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu Nợ TK 511/Có TK 521
15.Kết chuyển doanh thu trong kỳ : Nợ TK 511/Có TK 911
16Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính Nợ TK 515/Có TK 911
17.Kết chuyển thu nhập khác Nợ TK 711/Có TK 911
18.Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ. Nợ TK 911/Có TK 632
19. Kết chuyển chi phí HĐTC Nợ TK 911/Có TK 635
20. Kết chuyển chi phí quản lý DN & BH Nợ TK 911/Có TK 642
21. Kết chuyển chi phí khác Nợ TK 911/Có TK 811
22. Kết chuyển chi phí thuế TNDN trong kỳ Nợ TK 911/Có TK 821
23. Kết chuyển lãi, lỗ trong kỳ
+ Nếu lãi Nợ TK 911/Có TK 421
+ Nếu lỗ Nợ TK 421/Có TK 911
Sau khi lập được bảng cân đối tài khoản thì lập BCTC trên HTKK 3.3.8
Và làm thuyết minh CBTC 1. Bộ BCTC năm bao gồm:
1. Bảng cân đối kế toán
2. Bảng kết quả XSKD
3. Bảng lưu chuyển tiền tệ
4. Bảng cân đối tài khoản
5. Thuyết minh BCTC
6. Quyết toán thuế TNDN
2. Quyết toán thuế TNCN
Bạn in đóng thành 1 bộ lưu tại công ty . Về kĩ năng word để soạn thảo các bạn xem ở đây là đủ để dùng, soạn cho chuẩn và ngay ngắn: https://www.youtube.com/playlist?list=PLu2-erro3P6-ieGf-LrdSy4aphFNLZndA

Các Luật, Thông tư kế toán cần phải biết như sau:
1, Thuế GTGT:
– TT 219/2013/TT-BTC
– TT 119/2014/TT-BTC
– TT 151/2014/TT-BTC
– TT 26/2015/TT-BTC
– TT 193/2015/TT-BTC
– TT 92/2015/TT- BTC
TT 26, 193 là sửa đổi bổ sung TT 219
2, Thuế TNDN:
– TT 78/2014
– TT 96/2015
– TT 83/2016
3, Thuế TNCN:
– TT 111/2013
– TT 151/2014
– TT 92/2015/TT- BTC
4, Phí đường bộ:
– TT 133/2014
– TT 78/2016
5, Khấu hao TSCĐ:
– TT 45/2013
6, Quản lý thuế:
– TT 156/2013
– TT 151/2014
– TT 26/2015* Luật 106/2016/QH13 sửa đổi bổ sung thuế GTGT, TTĐB, QLT
Phần 2: Cách lưu trữ chứng từ kế toán
Cách lưu trữ chứng từ cho doanh nghiệp không bao gồm DN xây lắp:

Bộ 1: Tờ khai thuế GTGT
Kể từ ngày 01/01/2015 đã bỏ quy định các doanh nghiệp phải lập bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra. Tuy nhiên, để kiểm soát được hóa đơn các bạn vẫn nên làm 2 phụ lục này.
Khi đó, bộ hồ sơ khai thuế GTGT bao gồm:
– Tờ khai thuế GTGT kèm bảng kê;
– Hóa đơn đầu vào, liên 3 hóa đơn đầu ra được kẹp sau tờ khai và sắp xếp theo thứ tự trên bảng kê mua vào, bán ra.
Bộ 2: Các tờ khai thuế khác:
Thông báo phát hành hóa đơn, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế môn bài,báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán thuế cuối năm
Do số lượng tờ khai loại này không nhiều, do đó các bạn sẽ lưu trong 1 cặp càng cua dày khoảng 5cm cho 1 năm. Trong cặp đó dùng giấy ngăn để phân thành các loại.
Bộ 3: Chứng từ ngân hàng:
Bộ chứng từ ngân hàng thông thường bao gồm: Hồ sơ tiền gửi và hồ sơ tiền vay
• Đối với hồ sơ tiền gửi:
Tùy vào số lượng chứng từ mà bạn sẽ lựa chọn đóng quyển theo tháng hay theo quý
Thứ tự đóng quyền như sau: Tờ sao kê tổng hợp (có dấu ngân hàng), sắp xếp sau tờ sao kê là giấy báo nợ, có, chứng từ giao dịch, UNC theo thứ tự của tờ sao kê.
• Đối với hồ sơ tiền vay:
Hợp đồng vay, các phụ lục đính kèm hợp đồng vay, các khế ước nhận nợ và các hồ sơ khác đính kèm được sắp xếp theo thứ tự thời gian cho từng hợp đồng vay.
Hiện nay, các BCTC, phương án vay vốn…hầu hết là các số liệu CHẾ BIẾN, do đó với các giấy tờ này các bạn để riêng ra cặp hồ sơ nội bộ hoặc dùng các cách đánh dấu, tránh bị nhầm khi trình cho cơ quan thuế.
Bộ 4: Phiếu thu, chi tiền
Thông thường, phiếu thu chi tiền sẽ được đóng thành quyển theo tháng theo thứ tự số phiếu thu chi:
Cụ thể cách lưu trong 1 tháng như sau:
Sổ quỹ tiền mặt theo tháng -> Phiếu thu + chi có kèm các hóa đơn photo, bảng thanh toán lương sau phiếu thu (chi) và các chứng từ khác (nếu có)
Bộ 5: Phiếu nhập, xuất kho
Được đóng theo từng tháng theo thứ tự số phiếu nhập xuất kho:
Cụ thể:
Phiếu nhập kho:
+ Đối với mua ngoài: Cần kẹp cùng hóa đơn GTGT (photo) – hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển (nếu có), biên bản giao hàng của NCC, phiếu kiểm định chất lượng, chứng chỉ CO, CQ (nếu có)
+ Đối với nhập kho thành phẩm: Cần lưu phiếu tính giá thành nhập kho kèm theo.
Phiếu xuất kho: Kẹp sau đó là hóa đơn GTGT đầu ra (photo), biên bản giao hàng….
Bộ 6: Hợp đồng mua vào bán ra
Các bạn cần lưu hợp đồng mua vào, bán ra, báo giá, thanh lý hợp đồng và các phụ lục đính kèm riêng cho từng nhà cung cấp, khách hàng. Thông thường hợp đồng sẽ được lưu vào cặp càng cua.
Bộ 7: Sổ sách kế toán
Cuối mỗi kỳ, các sổ sách kế toán trong phần mềm sẽ được in ra và đóng thành quyển. Trước khi đóng lại, các bạn cần đối chiếu lại với các chứng từ gốc xem đã đúng, đủ hay chưa.
Bộ 8: Hồ sơ tài sản cố định
Bộ hồ sơ tài sản cố định, các bạn cần có thẻ tài sản cố định, hóa đơn GTGT (bản photo), hợp đồng mua bán tài sản cố định, quyết định mua sắm tài sản cố định, biên bản nghiệm thu bàn giao tài sản cố định….và các hồ sơ khác theo đặc thù của tài sản và loại hình doanh nghiệp.
Bộ 9: Hồ sơ nhân sự, bảo hiểm:
– Hồ sơ của từng nhân viên;
– Hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng lao động (nếu có)
– Thông báo bảo hiểm và các mẫu biêu khai tăng, giảm bảo hiểm, đăng ký thang bảng lương
– Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho lao động
– Tình hình biến động nhân sự cho từng tháng
…..
Bộ 10: Các hồ sơ khác
Hồ sơ khác như: Giấy nộp tiền vào NSNN, bộ hồ sơ nhập xuất khẩu, biên bản đối chieéu công nợ, biên bản thu hồi, điều chỉnh hóa đơn, các mẫu đăng ký với CQT như 06,08, công văn báo giá…..các bạn lưu mỗi loại trong 1 cặp càng cua khoảng từ 3-7cm tùy số lượng phát sinh là nhiều hay ít.
Trên đây là 10 bộ hồ sơ thông dụng và cách sắp xếp khoa học. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn phần nào trong công việc kế toán của mình.

Nhiều bạn nói, chọn nghề KT là sai lầm, xin thưa với các bạn, không có lựa chọn nào hoàn toàn sai hay hoàn toàn đúng. Đã là lựa chọn một nghề nào đó thì phải chấp nhận theo nghề đó, vì khi chọn nghề chúng ta đã được đào tạo, được học và chúng ta đã học nghiêm túc. Đừng tiếc nuối mãi nghề mà chúng ta đã không lựa chọn để rồi quên đi nghề ta đã chọn, như vậy cuộc đời chỉ là tiếc nuối những gì không phải của mình. Hãy tập trung vào nghề đã chọn, hãy làm tốt, trau dồi kiến thức, nâng cấp chuyên môn, học hỏi người đi trước, học hỏi bạn bè…như vậy, qua thời gian tích cực bạn sẽ là người đã vượt qua khó khăn, trở thành người yêu nghề, làm tốt và làm giỏi, nghề KT sẽ không còn khô khan, không phụ bạn mà trái lại bạn sẽ nghĩ rằng: Ta đã chọn nghề phù hợp. Chúc các bạn cuối tuần vui vẻ.Cuối cùng , các bạn lưu ý , học kế toán, lớp học kế toán ở mọi nơi, mọi sự quan tâm đều dẫn đến chúng ta một kết quả cuối cùng là hiệu quả công việc. Hi vọng với chia sẻ trên các bạn nhớ . Đây là mẫu đã nộp thành công chênh lệch thuế TNCN

Các bạn thấy đấy, chúng ta luôn tích lũy được nhiều kiến thức học thuế, kế toán thuế từ thực tế trên các diễn đàn trao đổi. Chúc các bạn làm việc kế toán thuận lợi, nhớ tiếp tục theo dõi blog www.ngolongnd.net để cập nhập các tin tuyển dụng, các mẫu giấy tờ kế toán thuế mới nhé!