Thủ thuật làm việc, học tập cùng Exel

Kỹ năng sử dụng Excel một cách thành thạo và nắm được các thủ thuật Excel sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn. Đặc biệt nếu biết cách vận dụng tốt các tính năng của nó thì bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian đấy! Tuy nhiên, không phải ai cũng biết được các thủ thuật Excel đó. Cùng Ngolongnd tìm hiểu nhé!

Excel là gì?

Excel là một phần mềm bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office. Phần mềm này giúp người dùng ghi lại dữ liệu, trình bày thông tin dưới dạng bảng, tính toán, xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác với một lượng dữ liệu lớn.

Các trang tính của Excel được tạo nên từ các hàng và cột. Điểm giao nhau giữa 2 thành phần này sẽ được gọi là ô.

Excel được ra đời từ lâu và đã cho ra nhiều phiên bản khác nhau với những tính năng mới, nhằm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng. Dưới đây là các phiên bản excel đã được cập nhật qua từng thời kỳ, mời bạn tham khảo:

Công dụng của Excel là gì?

Excel là một phần mềm đa năng khi có thể sử dụng cực đa dạng trong nhiều ngành nghề, công việc và tình huống khác nhau. Vì thế, các công dụng của phần mềm này cũng đa dạng không kém. Dưới đây là một số công dụng nổi bật của ứng dụng Excel:

• Trong ngành kế toán, kiểm toán: Phần mềm được sử dụng thường xuyên và phổ biến để nhập liệu, tính toán và xử lý số liệu, lập báo cáo thường nhật, báo cáo tài chính,….

• Trong ngành ngân hàng: Là công cụ quản lý nguồn nhân sự, tài sản, khối lượng data khổng lồ của ngân hàng khách hàng và cả đối tác,….
• Trong ngành kỹ sư: Là trợ thủ đắc lực trong việc tính toán, xử lý số liệu cho các dự án, công trình,….
• Trong ngành giáo dục: Vừa là phần mềm hỗ trợ cho công việc giảng dạy, vừa giúp quản lý toàn bộ thông tin, điểm số học sinh hay quản lý nhân sự cho đơn vị trường học.

Đây là một phần mềm cực đa năng và tùy vào ngành nghề yêu cầu gì thì người dùng có thể sử dụng phần mềm để có thể hỗ trợ cho công việc và hoàn thành công việc đạt hiệu quả tối ưu.

Tạo một phím truy cập nhanh ở phần Quick Access

Trong excel có một thanh công cụ gọi là “Quick access toolbar”. Công cụ này dùng để thêm thao tác, giúp truy cập các chức năng của excel một cách nhanh chóng.

Để thực hiện, trước tiên bạn ấn vào mũi tên hướng xuống trên thanh Toolbar

• Chọn More Commands… để thêm chức năng
• Chọn New để mở file mới
• Chọn Open để mở một file đã có sẵn
• Chọn Quick Print để in nhanh
• Chọn Print Preview để hiển thị trước khi in

Nếu chọn More Commands.. hộp thoại Excel Options sẽ xuất hiện, lúc này bạn có thể chọn thêm các tính năng mở rộng để tiết kiệm thời gian thực hiện các thao tác dài dòng mà bạn không muốn bằng cách chọn lệnh đó và nhấn vào Add or remove sau đó nhấn OK.

Tính tổng mà không cần sử dụng công thức

Đây là một mẹo hữu ích cho bảng: Thêm Hàng Tổng mà không cần viết công thức. Chỉ cần bấm vào vị trí bất kỳ bên trong bảng Excel. Sau đó, nhấn Ctrl+Shift+T và Excel sẽ thêm Hàng Tổng vào dưới cùng.

Xem thống kê cực nhanh

Lưu ý: Đối với Tổng (Sum), Trung bình (Average), Min và Max thì chỉ hiển thị đúng đối với dữ liệu dạng số.

Excel cũng giúp bạn xem thống kê các dữ liệu cực nhanh như sau:

Quét toàn bộ cột bạn muốn xem và Excel sẽ thống kê cho bạn

Trong đó:

• Average: Số trung bình của các dữ liệu số.
• Count: Đếm tổng số ô bạn đã quét.
• Sum: Tổng của dữ liệu số bạn đã nhập.
• Numercial Count: Đếm các ô có chứa dữ liệu trong đó.
• Min: Giá trị nhỏ nhất.
• Max: Giá trị lớn nhất.

Cập nhật công thức trong Excel 2000 trở lên

Trong Excel 2000 trở lên, bạn không cần sao chép hàng lọat công thức xuống các dòng bên dưới, khi các dòng bên dưới còn chưa có dữ liệu.

Sau khi bạn nhập dữ liệu cùng các công thức xong, bạn hãy nhấn Ctrl+D để sao chép các công thức xuống dòng kế tiếp. Bạn chỉ cần nhấn 3 lần như vậy để sao chép cho 3 dòng kế tiếp thôi. Bạn yên tâm, bây giờ khi bạn nhập dữ liệu xuống các hàng kế tiếp nữa, Excel sẽ thừa thông minh để tính sao chép tiếp tục các công thức ở hàng trên khi bạn nhập dữ liệu vào.

Lập biểu đồ cho dữ liệu

Chọn ô bất kỳ trong phạm vi dữ liệu của bạn, rồi nhấn Alt+F1. 

Chọn và thêm bớt dòng cột hoàn toàn bằng bàn phím

Để thực hiện thêm/bớt dòng/cột, bạn thực hiện các bước

• Bước 1: Chọn một hay nhiều dòng/cột muốn thêm/bớt
  • Chọn dòng: đưa trỏ chuột đến một ví trí bất kỳ trên dòng đó > nhấn tổ hợp phím Shift và phím cách
  • Chọn cột: đưa trỏ chuột đến một ví trí bất kỳ trên dòng đó, các bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl và phím cách
• Bước 2: Để thêm hay bớt một hay nhiều dòng/cột:
  • Thêm dòng /cột: ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + +
  • Bớt dòng/cột: ấn tổ hợp phím Ctrl + –

Bạn có thể chọn nhiều dòng hoặc cột 1 lúc bằng cách nhấn thêm phím mũi tên di chuyển theo các hướng lên xuống trái phải và để ý xem đã chọn được bao nhiêu cột.

Sử dụng hàm IFS cho những bài toán phân tích

Khi bạn cần một công thức để thực hiện nhiều tính toán “nếu thế này thì thế kia”, hãy sử dụng hàm IFS. Hàm IFS đánh giá nhiều điều kiện để không yêu cầu công thức lồng. Trong ví dụ này, hàm IFS tìm một ô trong cột Điểm và tùy vào giá trị điểm, sẽ hiển thị điểm bằng chữ.

Hàm IFS sẵn dùng trong phiên bản mới nhất của Excel for Office 365.