2010 lượt xemách sắp xếp chứng từ sổ sách phục vụ quyết toán .Cách sắp xếp chứng từ sổ sách phục vụ quyết toán nhé. Dành cho các bạn mới lần đầu phục vụ công tác quyết toán thuế.
Nội dung chính:
Cách sắp xếp chứng từ sổ sách phục vụ quyết toán
01 + Sổ cái:
– Bìa xanh
– In toàn bộ sổ cái 1 tháng đóng thành cuốn mỗi tháng là 01 cuốn từ TK loại 01 – đến TK loại 09
02 Chứng từ thu chi và khai báo thuế
– Bìa xanh
+ Hồ sơ gồm:
– Báo cáo thuế tháng/ quý
– Bảng kê phụ lục bán ra và mua vào
– Giấy xác nhận nộp tờ khai qua mạng của tổng cục thuế
– Báo cáo sử dụng hóa đơn
– Phiếu thu, phiếu chi, phiếu hạch toán công nợ
– Hóa đơn đầu Ra liên xanh sắp trước + phiếu thu tiền hoặc phiếu công nợ hạch toán
– Hóa đơn đầu vào + Phiếu chi tiền hoặc phiếu công nợ hạch toán + phiếu nhập kho
– Thông báo phát hành hóa đơn
– Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của từng tháng kẹp cuối tập chứng từ
03 Bảng tổng hợp công nợ
– Bìa xanh
– Bảng tổng hợp công nợ : in từ tháng 01 đến tháng 12
Ghi chú: in thành 01 bản kẹp chứng từ thu chi , 01 bản tách làm 1 tập để phục vụ kiểm tra của cán bộ thuế kiểm tra đối chiếu với hóa đơn
– Sổ chi tiết công nợ: in từ tháng 01 đến tháng 12
Chú ý:
– Có thể in bảng tổng hợp công nợ 12 tháng thành 01 cuốn
– Có thể in sổ chi tiết công nợ 12 tháng thành 01 cuốn nếu ít, nhiều có thể chia làm nhiều cuốn
– TK in là TK 131,331
04 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL, HH
– Bìa xanh
Phát sinh ít
– In bảng kê nhập xuất tồn từ tháng 01 đến tháng 12 năm tài chính + sổ chi tiết NVL , HH
Phát sinh nhiều
– In tổng hợp NXT từ tháng 01- đến tháng 12 thành 01 cuốn hoặc nhiều cuốn
– Ịn sổ chi tiết NVL, HH thành nhiều cuốn
– Tài khoản in là: 152,155,156,153
05 Sổ tiền gửi ngân hàng
– Bìa xanh
– Sao kê chi tiết ngân hàng
– In sổ tiền gửi ngân hàng từ tháng 01- đến tháng 12 đóng lại 1 cuốn
– TK in là TK 112
06 Sổ quỹ tiền mặt
– Bìa xanh
– In sổ sổ quỹ tiền mặt từ tháng 01- đến tháng 12 đóng lại 1 cuốn
07 Sổ Nhật Ký Chung
– Bìa xanh
– In NKC từ tháng 01 đến tháng 12 đóng thành cuốn, nếu nhiều chia làm nhiều cuốn, ít thì đóng lại thành 01 cuốn
08 Bảng Phân bổ khấu hao và phân bổ chi phí trả trước
– Bìa xanh
– In Bảng khấu hao và phân bổ chi phí trả trước ngắn và dài hạn từ tháng 01 đến tháng 12
– Tài khoản : 142,242,214
09 Báo cáo tài chính
+ Báo cáo tài chính
– Bảng cân đối kế toán
– Bảng cân đối tài khoản phát sinh
– Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
– Lưu chuyển tiền tệ
– Thuyết minh báo cáo tài chính
+ Tờ khai quyết toán thuế TNDN
– Phụ lục Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
– Phụ lục chuyển lỗ ( nếu có)
– Phụ lục ưu đãi thuế ( nếu có)
+ Tờ khai quyết toán thuế TNCN
– Giấy xác nhận nộp tờ khai qua mạng của tổng cục thuế
Ghi chú: in báo cáo tài chính đã nộp lập thành >=02 bản để sau này 1 bản để sau này gửi cơ quan thuế khi kiểm tra tại doanh nghiệp
Báo cáo tài chính sau khi nộp cơ quan thuế lập 01 bản nộp cơ quan thông kê, và nộp cái mẫu cho cơ quan thống kê
10 Phiếu xuất kho
– Bìa xanh
– In toàn bộ Phiếu xuất kho trong năm đóng thành tập, nếu nhiều chia làm nhiều cuốn, ít thì đóng lại thành 01 cuốn
11 Bảng tổng hợp giá thành xây lắp TK 154
– Bìa xanh
– In bảng tổng hợp giá thành 154 toàn bộ từ tháng 01 đến tháng 12
– Sổ chi tiết tài khoản 154 cho từng đối tượng công trình
– Lập 1 bảng tổng hợp những hợp đồng kinh tế bán ra đã xuất hóa đơn và tình trạng của hợp đồng
– Phân tách giá thành chi tiết cho từng mục đã xuất hóa đơn: 621,622,623,627 theo từng tháng phát sinh của tài khoản giá thành công trình cần theo dõi
12 Báo cáo thuế bằng excel và công tác chuẩn bị hậu giải trình thanh tra thuế sau này
– Xuất khai báo thuế từ HTKK ra bằng excel để lưu trữ theo tháng/ quý để phục vụ công tác giải trình thuế sau này
– Gộp báo cáo thuế Bảng kê bán ra trong năm làm 1 sheet + mua vào trong năm làm 1 sheet
– Lọc những hóa đơn > 20.000.000 hoặc cùng ngày > 20.000.000 để theo dõi quá trình thanh toán = UNC cho khách hàng
Hóa đơn công nợ > 20.000.000
– Mở một bìa còng lưu trữ toàn bộ những hóa đơn mua vào 331 phô tô > 20.000.000 trong 1 năm tài chính kẹp cùng UNC và hợp đồng kinh tế đã ký kết
– Đến ngày 31/12 kết thúc năm tài chính mà chưa có chứng từ thanh toán qua ngân hàng UNC thì phải lập hợp đồng trả chậm nếu đã có hợp đồng
thì phải lập phụ lục hợp đồng gia hạn thời gian thanh toán
13 Hợp đồng
– Bìa xanh: Hợp đồng ra + vào + lao động
– Lưu trữ toàn bộ các hợp đồng đầu vào của các nhà cung cấp lại thành 1 bìa còng hoặc Alco
– Lưu trữ toàn bộ các hợp đồng Bán ra của người mua lại thành 1 bìa còng hoặc Alco
– Lưu toàn bộ hợp đồng lao động đã ký với người lao động: ký tá đầy đủ, phụ lục hợp đồng, quyết định tăng và giảm lương
14 Bảng phân bổ TK 142,242,214
– Bìa xanh
– In bảng phân bổ toàn bộ từ tháng 1 đến tháng 12
Nguồn Dịu S.N.I.E
Các sổ sách kế toán cần in theo Thông tư 200
1. Hồ sơ pháp lý công ty
– Giấy phép đăng ký kinh doanh
– Thông báo mã số thuế
– Tờ khai thuế môn bài
– Mẫu 08 về đăng ký tài khoản ngân hàng
– Mẫu 06 đăng ký áp dụng phương pháo kê khai tính thuế GTGT
2. Quyết toán năm
– Báo cáo tài chính
– Quyết toán TNDN kèm phụ lục
– Quyết toán TNCN kèm phụ lục
3. Hồ sơ lao động
– Hồ sơ xin việc của người lao động
– Hợp đồng lao động văn phòng, bộ phận sản xuất, bộ phận quản lý… kẹp riêng 1 tệp riêng biệt cho dễ tìm và rà soát
– Các quyết định bổ nhiệm, tăng lương…
4. Chứng từ kế toán
– Tờ khai thuế xếp theo thứ tự: tờ khai 01/GTGT, bảng kê 01-2/GTGT, bảng kê 01-1/GTGT, tờ khai thuế TNCN tháng hoặc quý. Báo cáo sử dụng hóa đơn mẫu B26 theo quý…Sau đó xếp hóa đơn bán ra theo bảng kê, hóa đơn mua vào theo bảng kê “ Nếu có chứng từ thanh toán của hóa đơn mua vào thì kẹp luôn cùng đến khi có thanh, kiểm tra kiểm tra thuế không phải tìm lại ủy nhiệm chi chứng minh thanh toán qua ngân hàng”
– In theo tệp phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, kẹp mỗi loại 1 tệp riêng cho dễ tìm
– Bảng đăng ký mã số thuế TNCN cho người lao động, Bảng cam kết 02/TNCN kẹp 1 tệp cùng CMND photo. Đăng ký giảm trừ gia cảnh (nếu có) HĐLĐ dưới 3 tháng mà không khấu trừ thuế TNCN.
– Hợp đồng mua bán kẹp cùng biên bản xác nhận công nợ xếp nhóm khách hàng, nhà cung cấp: đến ngày 31/12 hàng năm phẩy danh sách KH, NCC theo 131,331 để hoàn thiện. quan trọng nhất là NCC vì thuế họ sẽ căn cứ hợp đồng xem thời gian thanh toán, nếu trên sổ 331 vẫn còn phải trả mà trong hợp đồng hạn thanh toán đã hết thì sẽ bị loại hóa đơn chưa thanh toán nên phải lưu ý thời gian trong hợp đồng và biên bản đối chiếu.
– Biên bản kiểm kê tài sản cố định, kiểm kê tiền mặt, kiểm kê CCDC cuối năm
5. In sổ kế toán
Sổ in theo hình thức NKC bao gồm:
– Sổ nhật ký chung
– Sổ nhật ký chi tiền
– Số nhật ký thu tiền
– Sổ tiền gửi ngân hàng: kẹp sổ phụ cùng chứng từ ngân hàng đằng sau sổ
– Sổ quỹ tiền mặt
– Sổ nhật ký bán hàng
– Sổ nhật ký mua hàng
– Sổ chi tiết và sổ tổng hợp công nợ phải thu
– Sổ chi tiết và sổ tổng hợp công nợ phải trả
– Sổ chi tiết tạm ứng, chi tiết phải thu/phải trả khác.
– Sổ chi tiết vay/mượn khác.
– Sổ chi tiết ngân hàng
– Sổ cái các tài khoản: Có tài khoản nào trên bảng CĐ phát sinh tài khoản thì phải có sổ cái TK đó; các khoản nộp NSNN thì kẹp TK 333, các món vay kẹp TK 311,341, Bảng lương, bảng chấm công kẹp cùng TK 334…
– Sổ theo dõi TSCĐ, CCDC
– Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
6. Lưu ý khi ký hóa đơn
– Hóa đơn mua vào phần “ người mua hàng” phải có chữ ký và khớp với chữ ký trên “ phiếu chi” nếu thanh toán tiền mặt.
– Chữ ký trên bảng lương đa phần là tự ký nên phải ký nhiều màu, ký khác nét
– Bảng chấm công tự chấm bằng bút bi ko được đánh máy
– Hóa đơn đầu ra, đầu vào nên xếp theo thứ tự bảng kê mua vào, bán ra đã khai trên tờ khai hàng tháng/ hàng quý.
– Khi tách hóa đơn mua vào nhớ lập sau hóa đơn ghi chú số phiếu chi, phiếu nhập vào.
– Khi lập phiếu thu chi, nhập, xuất trong phần nội dung ghi chú thu, chi, nhập xuất theo hóa đơn số mấy, ngày…
– Lập bảng kê hóa đơn mua vào trên 20 triệu bằng cách trích lọc từ bảng kê mua vào và thêm cột ngày thanh toán và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
– Lập bảng kê hàng xuất nhập khẩu
7. Cách sắp xếp hồ sơ chứng từ kế toán khoa học, dễ tìm kiếm
– Kiểm tra lại xem chứng từ kế toán ra vào, hợp đồng kinh tế, hồ sơ nhân sự đã đúng quy định chưa?
– Kiểm tra xem chứng từ đã đầy đủ khớp với tờ khai hay chưa, thiếu những gì, phần nào, lưu ý lại để bổ sung.
- Sắp xếp hồ sơ khoa học vừa giúp bạn quản lý sổ sách dễ dàng hơn mà còn giúp quản lý đánh giá tốt hơn về năng lực của bạn.
- Tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, Kiểm kê quỹ (đóng quyển hoặc kẹp vào chứng từ là do các bạn lựa chọn)
- Tiền gửi ngân hàng: sắp xếp sổ phụ, giấy báo nợ, giấy báo có theo ngày tháng (Đóng thành file)
- Hóa đơn mua vào và bán ra xếp theo thứ tự ngày tháng (Lưu ý: thường xếp theo thứ tự ngày tháng và khớp với Bảng kê hóa đơn dịch vụ mua vào bán ra kèm theo).
- Kho: Bao gồm thẻ kho, phiếu xuất, phiếu nhập, lệnh xuất kho, giấy cung ứng giao nhận vật tư xếp theo ngày tháng,
- Biên bản kiểm kho theo quý tháng hoặc cuối niên độ kế toán tùy vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp (đóng thành quyển hoặc kẹp vào hóa đơn).
- Tài sản cố định và Công cụ dụng cụ: Tất cả giấy tờ liên quan đến 2 mảng này nếu phát sinh ít bạn có thể gộp lại đóng chung, nếu phát sinh nhiều thì đóng riêng.
- Chứng từ nghiệp vụ khác: in và kẹp thành 1 file.
- Nhân sự: Hợp đồng lao động (cả có thời hạn và thời vụ, thử việc), Bảng chấm công, bảng lương,tạm ứng lương, quyết định tăng lương phiếu chi lương hoặc chứng từ chuyển khoản, chứng minh nhân dân, cam kết 02,… nói chung tất cả những gì liên quan đến nhân sự thì gộp lại, của ai ghim đúng vị trí người đó; kí tá, dấu má đầy đủ và chữ ký của một người phải thống nhất trên mọi văn bản liên quan.
- Hồ sơ thuế: Bao gồm các loại tờ khai thuế đầy đủ từ lần đầu, bổ sung, báo cáo THSDHĐ, kê khai các thuế khác, bảng kê mua vào bán ra, giấy nộp thuế, nộp hộ (nếu có). Nói chung cứ cái gì liên quan đến thuế thì xếp chung một file.
- Bảo hiểm: tất cả các hồ sơ tăng, giảm, chế độ bảo hiểm đau ốm thai sản, nộp bảo hiểm,… đóng thành một file.
- Hồ sơ vay, mượn: Mượn tiền cá nhân, vay tiền ngân hàng, hợp đồng ra sao, chi trả thế nào các bạn đóng vào một tệp.
- Hợp đồng: Hợp đồng đầu vào đóng thành 1 file, hợp đồng đầu ra đóng thành 1 file. Dự thầu này nọ làm 1 file. Nên ghi chú cho từng hợp đồng số hóa đơn, những lần chuyển tiền và thanh toán, mức độ hoàn thành…
- Giá thành công trình: Phần này các bạn nên tập hợp chi phí của công trình nào riêng công trình đó, kẹp theo các phiếu xuất, mua vật tư, tiến độ hoàn thành,….
- Hồ sơ khác: file này bạn lưu tất cả những gì ngoài các mục trên.
- Bộ báo cáo tài chính đầy đủ.
- Nếu doanh nghiệp các bạn đang làm có nhiều danh mục như đầu tư tài chính, lĩnh vực khác các bạn có thể mở thêm file chi tiết. Để dễ hiểu và người khác dễ hiểu không mất công giải thích.
