Hướng dẫn sử dụng phần mềm zoom dạy và học trực tuyến

Hướng dẫn sử dụng phần mềm zoom dạy và học trực tuyến – Cho dù bạn là người mới hay đã sử dụng Zoom trong những năm qua thì chưa chắc bạn đã biết các mẹo, thủ thuật và tính năng ẩn hữu ích trên ứng dụng hội họp trực tuyến này. Chính vì vậy, những gợi ý dưới đây sẽ giúp việc trải nghiệm học tập và làm việc tại nhà của bạn trở nên bớt nhàm chán và thú vị hơn.

Zoom có rất nhiều tính năng để giúp các cuộc họp của bạn diễn ra trơn tru hơn.

Thay đổi tên trên Zoom

Có 2 cách để bạn lựa chọn thay đổi tên của mình trên Zoom là tạm thời hoặc vĩnh viễn.

• Cách 1: Nếu bạn chỉ muốn thay đổi tên của mình cho cuộc họp mà bạn đang tham gia, sau khi bạn tham gia cuộc họp, hãy nhấp vào nút Participants ở cuối màn hình > Di chuột qua tên của bạn và nhấp vào More > Rename > Nhập cái tên bạn muốn > Bấm OK.

• Cách 2: Nếu bạn muốn thay đổi tên của mình cho mọi cuộc họp về sau, hãy truy cập cổng thông tin web Zoom và đăng nhập vào tài khoản của bạn > Nhấp vào Profile > Ở góc trên cùng bên phải đối diện với tên của bạn, nhấp vào Edit > Nhập tên bạn muốn trong Display name (Tên hiển thị) > Nhấp vào Save changes. Kể từ bây giờ, tên mới của bạn sẽ xuất hiện trong mọi cuộc họp, nhưng bạn vẫn có thể thay đổi tên này cho các cuộc họp riêng lẻ bằng các bước ở Cách 1 nếu muốn.

Thêm ảnh hồ sơ

Tương tự như thay đổi tên của mình, bạn có thể thêm ảnh hồ sơ tạm thời vào bất kỳ cuộc họp nào bạn tham gia hoặc ảnh vĩnh viễn cho tất cả các cuộc họp.

• Cách 1: Để thêm ảnh hồ sơ cho một cuộc họp cá nhân, sau khi bạn vào cuộc họp, hãy nhấp vào nút Participants ở cuối màn hình > Di chuột qua tên của bạn và nhấp vào More > Add profile ảnh > Chọn ảnh bạn muốn từ máy tính của mình và nhấp vào Open.

Zoom cho phép bạn thay đổi tên mình và thêm ảnh hồ hồ sơ khi camera của bạn bị tắt.

• Cách 2: Để thêm ảnh hồ sơ vĩnh viễn vào các cuộc họp Zoom của bạn, hãy truy cập cổng web Zoom và đăng nhập vào tài khoản của bạn > Nhấp vào Profile > Ở góc trên cùng bên phải đối diện với tên của bạn, nhấp vào  Edit > Dưới biểu tượng ảnh trống, nhấp vào Change > Upload > Chọn ảnh bạn muốn từ máy tính của mình và nhấp vào Open > Điều chỉnh lại phần hình ảnh bạn muốn xuất hiện và nhấp vào Save.

Tắt mic và camera theo mặc định

Việc tìm nút tắt âm thanh và nút máy ảnh ngay sau khi bạn bước vào cuộc họp có thể trở nên cũ. Giữ cho đồng nghiệp, bạn bè không nhìn thấy hình ảnh không chỉn chu hoặc nghe thấy tạp âm trong môi trường sống của bạn bằng cách tắt chúng theo mặc định.

Để thực hiện việc này, hãy chọn Settings > Audio > Mute microphone when joining a meeting, sau đó chọn Settings > Video > Turn off my video when joining a meeting.

Tắt và bật tiếng nhanh chóng bằng phím cách

Khi bạn được yêu cầu phát biểu, hãy ngừng cố gắng nhấp vào nút micro. Bạn có thể nhấn và giữ phím cách để nhanh chóng tắt tiếng và bật tiếng micro, ngay từ bàn phím. 

Thiết lập phòng chờ để tăng sự riêng tư

Zoombing là từ để chỉ những vị khách xuất hiện bất ngờ “không mời mà đến” làm gián đoạn và hỏng cuộc trò chuyện Zoom đang diễn ra của bạn.

Để cải thiện tình trạng này, tính năng Waiting Room đã được xuất hiện để bạn có thể xem ai đang cố gắng tham gia cuộc họp trước khi cho phép họ truy cập.

Hãy cải thiện khả năng riêng tư cho mỗi cuộc trò chuyện với tính năng tiện ích này bằng cách:

• Bước 1: Chuyển đến Account Management > Account Settings

• Bước 2: Nhấp vào Meeting, sau đó nhấp vào Waiting Room để bật cài đặt.

Tạo phòng đột phá để thảo luận với nhóm nhỏ hơn

Chia cuộc họp Zoom lớn của bạn thành tối đa 50 nhóm thảo luận nhỏ hơn riêng biệt với các phòng đột phá. Người tổ chức cuộc họp có thể chọn chia những người tham gia cuộc họp thành các phiên riêng biệt một cách tự động hoặc thủ công, hoặc có thể cho phép những người tham gia chọn và tham gia bất kỳ phiên đột phá nào mà họ thích. Máy chủ có thể chuyển đổi giữa các phiên bất kỳ lúc nào.

Để bắt đầu một phòng đột phá với tư cách là người tổ chức, bạn có thể thực hiện các bước:

• Bước 1: Chọn Account Management > Account Settings

• Bước 2: Trong Meeting tab, hãy chuyển đến Breakout Room và đảm bảo cài đặt được bật. Bạn cũng sẽ thấy tùy chọn cho phép người tổ chức cuộc họp chỉ định trước những người tham gia vào các phòng đột phá. (Nếu tùy chọn Breakout Room chuyển sang màu xám, điều đó có nghĩa là nó đã bị khóa và bạn cần liên hệ với quản trị viên Zoom của mình).

Chia sẻ màn hình của bạn

Chia sẻ màn hình của bạn cho cuộc họp Zoom với những người tham gia khác bằng cách:

• Bước 1: Nhấp vào biểu tượng Share screen trên thanh công cụ ở cuối màn hình cuộc họp

• Bước 2: Bạn sẽ có tùy chọn chia sẻ toàn bộ màn hình của mình hoặc chỉ một trong các cửa sổ bạn đã mở

• Bước 3: Nhấp vào nút Stop Share màu đỏ ở đầu màn hình để trở lại là người tham gia bình thường trong cuộc họp.

Bày tỏ cảm xúc với các biểu tượng trên màn hình

Nếu bạn bị tắt tiếng trong một cuộc họp, bạn vẫn có thể cho người chủ trì biết suy nghĩ của mình bằng các biểu tượng cảm xúc. Gửi biểu tượng cảm xúc thích hoặc vỗ tay để giao tiếp mà không làm gián đoạn cuộc họp (theo mặc định, những phản ứng đó có tông màu da vàng, nhưng bạn có thể tùy chỉnh tông màu đó trong ứng dụng Zoom trên máy tính để bàn).

Vào tháng 4, Zoom đã thêm khoảng 40 biểu tượng cảm xúc, thay vì sáu biểu tượng có sẵn trước đây.

Zoom đã thêm một loạt các phản ứng biểu tượng cảm xúc trong bản cập nhật vào tháng 4/2021.

Để bày tỏ cảm xúc trong cuộc họp, hãy nhấp vào tab Reactions ở cuối màn hình cuộc gọi (nằm trong cùng bảng với chức năng tắt âm thanh và video, ở bên phải) và chọn tab bạn muốn. Biểu tượng cảm xúc sẽ biến mất sau 5 giây. 

Nếu người tổ chức cuộc họp bật tính năng phản hồi phi ngôn ngữ, người tham gia có thể đặt một biểu tượng chẳng hạn như bàn tay giơ lên ​​bên cạnh tên của họ để giao tiếp. Mọi người tham gia sẽ có thể xem phản hồi của nhau. 

Bật chế độ xem thư viện

Chế độ xem thư viện cho phép bạn xem mọi người trong cuộc họp cùng một lúc, thay vì chỉ người đang phát biểu. Để bật tính năng này, hãy nhấp vào tab có nội dung Gallery View ở góc trên cùng bên phải. Nếu cuộc họp có 49 người tham dự trở xuống, bạn sẽ thấy tất cả màn hình của họ được hiển thị trên một trang. Nếu có nhiều hơn, bạn sẽ có tùy chọn di chuyển giữa nhiều trang. Thay đổi lại bằng cách nhấp vào Speaker View ở cùng góc trên cùng bên phải.

Tạo phông nền ảo với chế độ xem phong phú

Tính năng xem phong phú của Zoom  cho phép bạn đặt mình trong cùng một nền ảo như những người tham gia trò chuyện video như bạn bè của bạn – có thể là phòng họp, lớp học hoặc bất kỳ nơi nào khác mà bạn có thể nghĩ đến. Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp hoặc hội thảo trên web, hãy bắt đầu cuộc họp Zoom trên màn hình của bạn (nó sẽ được bật theo mặc định cho tất cả các tài khoản chuyên nghiệp miễn phí và đơn lẻ sử dụng Zoom 5.6.3 trở lên). Ở góc trên cùng bên phải, nơi bạn tìm thấy Speaker hoặc Gallery View, bạn sẽ thấy tùy chọn bật Immersive View. Nhấp vào Immersive View và chọn từ một trong những cảnh được cung cấp của Zoom hoặc tải lên nền của riêng bạn. 

Hãy thử tính năng xem phong phú của Zoom để đưa bạn vào không gian ảo giống như những người tham gia cuộc họp như bạn bè của bạn.

Những người tham gia cuộc họp hoặc người tổ chức hội thảo trên web của bạn giờ sẽ được đặt trong cùng một nền ảo và sẽ xuất hiện theo cách đó trên màn hình của mọi người tham gia.

Ẩn những người tham gia không bật cam

Trong một cuộc gọi gồm nhiều người, màn hình của bạn có thể bị lộn xộn với những người tham gia, điều này có thể gây mất tập trung, đặc biệt nếu một số người không bật camera. Vì vậy, bạn có thể giảm bớt sự nhiễu loạn này bằng cách đi tới Settings > Video > Meetings và chọn Hide nonvideo participants để ẩn những người không sử dụng video.

Sử dụng bút biến mất để tô sáng mà không cần phải quay lại và xóa

Tính năng bút biến mất của Zoom cho phép bạn vẽ trên màn hình được chia sẻ của mình để kêu gọi sự chú ý vào văn bản hoặc đối tượng, nhưng sau đó sẽ biến mất để bạn không phải quay lại và xóa các dấu của mình. Để sử dụng nó, hãy chia sẻ màn hình của bạn và nhấp vào Annotate > Trên menu bật lên, nhấp vào Vanishing Pen.

Ghi lại cuộc họp vào máy tính của bạn

Cả người đăng ký Zoom miễn phí và trả phí đều có thể ghi lại cuộc họp của họ vào máy tính. Các tệp đã ghi đó sau đó có thể được tải lên dịch vụ lưu trữ tệp như Google Drive hoặc Dropbox hoặc dịch vụ phát trực tuyến video như YouTube hoặc Vimeo.

Để bật tính năng ghi cục bộ, hãy đi tới Settings > Recording và bật tính năng này. Khi bạn đang tổ chức một cuộc họp Zoom, hãy nhấp vào biểu tượng Record trên thanh công cụ dưới cùng.

Chúc các bạn thành công.