Kinh nghiệp thiết lập hệ thống kế toán cho công ty startup

Kinh nghiệp thiết lập hệ thống kế toán cho công ty startup. Việc thất thoát tiền bạc luôn là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp khởi nghiệp đau đầu. Tiết kiệm được một ít chi phí bằng cách thuê văn phòng ảo, sử dụng văn phòng chia sẻ thì tiền lại đi ra chỗ khác… Để tránh tình trạng ngày đêm lo lắng về thất thu tiền của, tài sản của doanh nghiệp, các startup – những người sắp thành lập công ty – cần phải thiết lập cho mình 1 hệ thống kế toán riêng. Bài viết sau đây sẽ chỉ cho bạn – các start up sẽ thành công trong tương lai  – cách để thiết lập một hệ thống kế toán cực kì đơn giản, nhanh gọn mà hiệu quả đạt được lại không tưởng.

Khái niệm về kế toán

Kế toán là gì? – hiểu một cách đơn giản là quá trình làm việc với các con số liên quan đến tình hình tài chính của công ty: tài sản nguồn vốn, doanh thu, chi phí…để từ đó xử lí và đưa ra được những báo cáo cần thiết cho doanh nghiệp.

Kế toán làm những gì? Nếu xem công ty là 1 gia đình thì mẹ bạn chính là kế toán quản lí tiền bạc thu chi trong gia đình, cân bằng tình hình tài chính và cuối tháng có thể dư ra một khoản tiết kiệm để dành cho các hoạt động đầu tư về sau. Các bà mẹ luôn có một cuốn sổ để ghi những gì mà họ thu chi trong tháng và kế toán cũng vậy chỉ khác 1 điều kế toán được đào tạo bài bản hơn, có quy chế, quy trình cụ thể.

Vai trò của kế toán: Cung cấp những thông tin về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, đưa ra các dự toán chi phí giúp chủ doanh nghiệp có thể hoạch định kế hoạch phát triển trong tương lai.

Một số thuật ngữ cần nhớ: Tài sản là thứ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, Nguồn vốn: nguồn hình thành nên tài sản (vốn góp của bạn, vay ngân hàng,…), nợ phải thu: người ta nợ bạn, nợ phải trả: bạn đang nợ người ta.

Về các báo cáo: bảng cân đối kế toán: cho biết tình hình biến động tài sản, nguồn vốn, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: kinh doanh lãi hay lỗ, báo cáo lưu chuyển tiền tệ: luồng tiền ra vào trong kì.

Về sổ sách: sổ cái: nơi ghi tất cả những gì phát sinh liên quan đến tài chính trong doanh nghiệp, sổ chi tiết: ghi rõ chi tiết các danh mục cần theo dõi như danh sách các khoản nợ của từng khách hàng…

Quy trình thiết lập hệ thống kế toán

Bước 1

Thiết lập tài khoản ngân hàng riêng của công ty bạn. Chọn phương pháp kế toán bạn sẽ sử dụng – có thể phương pháp kế toán dựa trên dòng tiền hay phương pháp kế toán dồn tích và lựa chọn ghi chép số sách theo hệ thống kế toán đơn hay kép.

Ví dụ phương pháp kế toán dồn tích là phương pháp bán chịu, doanh thu được ghi nhận vào sổ kế toán khi phát sinh hóa đơn, giao hàng thay vì vào thời điểm thu được tiền. Phương pháp kế toán dựa trên dòng tiền là phương pháp đơn giản nhất, theo đó doanh thu và chi phí được ghi nhận ngay khi nhận được tiền hoặc chi tiền.

Tiếp theo, thiết lập chu kỳ kế toán, bắt đầu năm tài chính vào ngày mùng một năm mới dương lịch hoặc bắt đầu năm tài chính theo ngày riêng của bạn.

Bước 2

Thu thập tất cả tài liệu tài chính của các đại lý, cửa hàng công ty sau đó tập hợp và chuyển lại cho phòng kế toán kịp thời và đều đặn. Các tài liệu tài chính bao gồm những bản ghi chép về các khoản thu, chi, tài sản hoặc nợ phải trả. Ví dụ như: Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn nhà cung cấp, Báo cáo tài khoản thẻ tín dụng.

Bước 3

Ghi lại tất cả giao dịch công ty, sử dụng thông tin từ các tài liệu tài chính ở trên và trong hồ sơ lưu trữ của công ty. Gửi tất cả các khoản thu nhập từ bán hàng tới tài khoản doanh thu, tất cả khoản tiền chi sang tài khoản chi phí, ví dụ. Cập nhật các tài khoản phải thu và phải trả bằng cách sử dụng thông tin bán hàng và bản báo cáo tài khoản thẻ tín dụng

Bước 4

Cân đối các tài khoản nội bộ với các bản ghi chép bên ngoài một cách thường xuyên. Ví dụ: So sánh sổ sách của bạn với báo cáo của tài khoản ngân hàng, sổ sách của nhà cung cấp và kết quả kiểm toán để đảm bảo hệ thống tài khoản kế toán vẫn chính xác.

Bước 5

Lập báo cáo tài chính một cách đều đặn cho những người cho vay, nhà đầu tư và cơ quan chính quyền nếu bạn là một doanh nghiệp góp vốn. Tạo bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ để tổng hợp số liệu vào hệ thống kế toán của bạn và trình bày các báo cáo đó theo một cách dễ dàng nhất nhằm hỗ trợ cho việc đưa ra quyết định chiến lược.

Khuyến nghị nên sử dụng một gói phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ, chẳng hạn như Fast Book, để giúp bạn tổ chức tài khoản kế toán dễ dàng cũng như tự động lập và in báo cáo tài chính một cách rất nhanh chóng.

Bước 6

Lập báo cáo tài chính nội bộ cho chính bạn và người quản lý doanh nghiệp, phân tích tỷ lệ của các chỉ số tài chính để có được cái nhìn sâu sắc về hiệu quả thực sự doanh nghiệp. Bạn có thể tạo ra bản báo cáo thực tế về bất kỳ khía cạnh tài chính nào của doanh nghiệp. Ví dụ: Một bản báo cáo chỉ ra xu hướng tỷ lệ nợ/tài sản và một bản báo cáo cho biết các khoản chi phí nào đang tăng ở mức cao nhất.

Kết luận

Hãy xin lời khuyên của những cố vấn tài chính có kinh nghiệm với những vấn đề bạn chưa rõ. Nhớ rằng đừng bao giờ nghĩ sẽ giao phó toàn bộ công việc tài chính kế toán cho nhân viên của bạn vì bạn không hiểu biết, bạn tạo ra doanh nghiệp để kiếm tiền thì bạn phải làm chủ các khoản tiền đó của mình.