Back office là gì và những áp lực cần biết về back office ngân hàng

Back office là gì và những áp lực cần biết về back office ngân hàng. Trên diễn đàn đã có khá nhiều các bài viết chia sẻ về áp lực của bộ phận kinh doanh. Tùy ngân hàng mà sẽ có những tên gọi khác nhau như: Nhân viên tín dụng, Quan hệ khách hàng, Quản lý khách hàng, Tư vấn tài chính … Còn những vị trí Back-office thì có những áp lực gì, mọi người cùng chia sẻ nhé:

1.Khái niệm Backoffice là gì?

Thông thường một doanh nghiệp sẽ có nhiều bộ phận với từng phòng ban mang nhiệm vụ khác nhau và mỗi bộ phận này sẽ được phân biệt bởi nội dung công việc cũng như những mục tiêu trong bộ phận khác nhau. Tuy nhiên ta có thể chia các phòng ban cũng như các phòng chức năng cụ thể cũng như những công việc không tên ra hai loại là back office và front office. Vậy trong doanh nghiệp thì hai khái niệm back office và front office là gì?

Sự phát triển của các doanh nghiệp kéo theo sự xuất hiện của hai khái niệm mới là Back office và Front office. Đây là hai khái niệm để chỉ các phòng ban trong doanh nghiệp mang những chức năng khác nhau và được gọi chung bằng 2 tên này. Dựa trên tính chất công việc mà thông thường người ta sẽ xếp loại các loại phòng ban làm 2 loại vị trí là Back office và Front office.

– Back office được viết tắt là BO, đây là khái niệm chỉ chung các phòng ban thực hiện các công việc nội bộ, các công việc liên quan trực tiếp đến các bộ phận trong doanh nghiệp, đây thường là các công việc nội bộ. Thông thường các phòng ban trong BO thường chỉ làm việc với các phòng ban trong nội bộ công ty mà không liên hệ hay làm việc với các đối tác hay khách hàng bên ngoài. Các bộ phận thường được sắp xếp vào khối bộ phận Back office thường là các bộ phận như bộ phận hành chính nhân sự, bộ phận kế toán và bộ phận IT, bộ phận kỹ thuật của công ty. Những bộ phận này sẽ thực hiện các công việc nội bộ theo yêu cầu của cấp trên. Đây là những bộ phận không trực tiếp làm ra doanh số nhưng lại có sự quan trọng không nhỏ trong việc vận hành doanh nghiệp. Khái niệm Back office và Front office xuất phát từ ngành quản trị nhà hàng và dịch vụ ăn uống – quản lý khách sạn đầu tiên để chỉ những bộ phận mặt tiền, những phận là gương mặt của doanh nghiệp như nhà hàng khách sạn như hostess, bellman, doorman, nhân viên order, runner, concierge, operator… và những bộ phận đứng sau điều hành hoạt động của nhà hàng khách sạn như duty manager, supervisor, thư ký bếp

Back office trong ngân hàng

Bộ phận Back Office trong ngân hàng là những vị trí xử lý công việc nội bộ trong ngân hàng, họ làm ở nhiều vị trí khác nhau trong ngân hàng và họ có những công việc cụ thể khác với những bộ phận BO trong các ngành khác.

Back office trong khách sạn

Nhân sự

Nhân sự là bộ phận thực hiện tất cả các công tác liên quan đến tổ chức cán bộ và nhân viên khách sạn với các nhiệm vụ như sau:

• Ban hành các thể chế quản lý, điều hành và các quy chế làm việc, kỷ luật
• Quản lý lực lượng lao động trong khách sạn
• Tuyển dụng lao động khi các bộ phận trong khách sạn có nhu cầu bổ sung thêm nguồn nhân lực
• Tham gia xây dựng, triển khai thực hiện hệ thống đánh giá công việc
• Giải quyết các chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên
• Vận hành bảng tính lương, thưởng, phụ cấp và các chế độ đãi ngộ khác cho nhân viên khách sạn

Bảo trì – Kỹ thuật

Bảo trì – Kỹ thuật là bộ phận đảm bảo cho máy móc, trang thiết bị tại nhà hàng, khách sạn luôn trong tình trạng ổn định, nhằm giảm bớt các vấn đề về sửa chữa cũng như thay mới, giúp đơn vị tiết kiệm chi phí hơn. Nhiệm vụ của bộ phận thuộc Back office này bao gồm:

• Bố trí thời gian kiểm tra các máy móc, thiết bị và tài sản khác ở các phòng, khu vực trong nhà hàng khách sạn mỗi ngày
• Đề xuất giải pháp bảo trì cho máy móc, thiết bị khi cần
• Ghi chép lại tình trạng của tất cả máy móc, thiết bị trong nhà hàng khách sạn để tiện theo dõi, quản lý
• Tiến hành bảo dưỡng các thiết bị khi cần thiết
• Nhận thông tin về tình trạng hỏng hóc của hệ thống hoặc một phần máy móc, trang thiết bị để lên kế hoạch sửa chữa trong thời gian sớm nhất
• Kiểm tra lại các vấn đề mà máy và thiết bị gặp phải để tiến hành sửa chữa hoặc thay mới nhằm đảm bảo không ảnh hưởng đến quá trình làm việc của các bộ phận khác
• Sửa chữa hoặc thay mới trang thiết bị
• Hỗ trợ nhân viên phòng ban khác kiểm tra các sự cố về máy móc, trang thiết bị và khắc phục sự cố trong thời gian sớm nhất

– Front office hay được viết tắt là FO, đây là khái niệm chỉ các bộ phận bán hàng hoặc các bộ phận có nội dung công việc cần tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Bộ phận FO gần như là mũi nhọn của doanh nghiệp bởi đây là các bộ phận mang lại doanh thu thực tế cho doanh nghiệp như Sales hay chăm sóc khách hàng,..Những bộ phận FO sẽ có nhiệm vụ chung làm mũi nhọn, phụ trách xung trận, làm việc trực tiếp với khách hàng để tạo ra các nguồn thu.

2.Những vị trí Back-office thì có những áp lực gì

2.1. Thời gian:

Có lẽ nói đến công việc back-office, điều đầu tiên mà mọi người nghĩ đến sẽ là thời gian. Vấn đề này mình sẽ chia nhỏ ra.

• Thời gian hoàn thành công việc: Làm back-office ngoài những công việc định kỳ mà bạn có thể dễ dàng lập kế hoạch và quen dần với nó theo thời gian, sẽ có rất nhiều công việc từ trên trời rơi xuống đòi hỏi bạn phải tự tìm hiểu và làm trong tức khắc và nó xen lẫn vào những công việc bạn đang làm dở dang và cần sự tập trung. Bạn nghĩ mình có kiến thức nghiệp vụ tốt, kỹ năng gõ máy tính nhanh như thần gió, khả năng sắp xếp lịch làm việc khoa học thì vấn đề này sẽ trở thành đơn giản ư? Không đâu, công việc thường đòi hỏi sự tương tác qua lại giữa các phòng ban Chi nhánh, Hội sở… Và họ cũng lu bù, việc nọ, việc kia. Liệu họ có dành cho bạn sự ưu tiên?
• Thời gian rời công sở: Vượt qua những áp lực kể trên, và giả sử như bạn đã hoàn thành công việc đúng thời hạn. Và như thế là bạn có thể ra về với niềm tự hào về bản thân? Không, có thể bạn làm việc chăm chỉ, tập trung, nhằm mong được về nhà đúng giờ, được nghỉ ngơi sau 1 ngày làm việc căng thẳng nhưng những người khác không nghĩ như vậy. Họ thảnh thơi buôn chuyện, chém gió, xem phim, đọc báo trong giờ làm và để công việc tới gần cuối giờ mới lôi ra. Và với những Sếp coi trọng thời gian ngồi tại ngân hàng, họ mới là những người được đánh giá cao hơn.

2.2. Sếp:

Vâng, một yếu tố vô cùng quan trọng, và có ý nghĩa quyết định cuộc sống công sở của bạn có trở nên hạnh phúc hay không? Theo một khảo sát mới đây tại UB, nguyên nhân chính dẫn đến sự nhảy việc, nghỉ việc ồ ạt của dân ngân hàng hiện nay không phải là tính chất công việc, thu nhập hay cơ hội thăng tiến mà chính là môi trường làm việc, trong đó Sếp có một ảnh hưởng không nhỏ.

Trên một trang web về nghề nghiệp cũng đã viết: “Thực chất không phải người ta nhảy việc mà là nhảy Sếp“. Mỗi Sếp có 1 phong cách lãnh đạo khác nhau, nhưng nhìn chung thì đều mong muốn nhân viên phải luôn phục tùng ý kiến của mình một cách tuyệt đối. Như 1 Banker đã chia sẻ: “Sếp muốn công việc trôi nhanh mà cứ yêu cầu phải làm theo những cách rườm rà; muốn áp dụng công nghệ mới, mà lại sợ công nghệ nó …. sai; muốn mang những nét tươi mới từ các nơi khác về mà lại bảo ở nơi này nhất định là phải thế; muốn nhân viên tự chủ trong công việc mà làm gì cũng nói tại sao chưa hỏi mà đã làm …”. Và bạn nên nhớ rằng: “Sếp luôn đúng”.

2.3. Đồng nghiệp:

Cuộc sống sẽ dễ thở hơn nhiều nếu như bạn có những người đồng nghiệp cùng chính kiến và có thể tâm sự như bạn bè. Nhưng không phải ai cũng có được may mắn như vậy. Cuộc sống công sở có rất nhiều bon chen, và bạn càng có được vị trí ngon sẽ càng có nhiều kẻ muốn đẩy bạn ra, ngồi càng cao thì càng dễ ngã nếu như điểm tựa của bạn không đủ chắc.

Bạn nghĩ mình sống hiền hòa, nhiệt tình giúp đỡ mọi người thì ai cũng sẽ quý? Không đâu!!! Trong môi trường công sở thường có rất nhiều phe phái ngầm và thường thì một người mới vào rất khó để có thể nhận ra. Những chuyện tụ tập, nói xấu nhau sau lưng là nhiều như cơm bữa. Chưa kể làm việc văn phòng là luôn có sự tương tác. Giả sử bạn là 1 người mới và được giao cùng với 1 người cũ làm 1 công việc nào đó. Công việc hoàn thành không được như ý muốn vì nhiều lý do, bạn nghĩ anh/chị kia có đứng ra bảo vệ bạn và nhận trách nhiệm về mình? Liệu bạn có dám nói rằng đó không phải là do em mà là do anh/chị đó, để rồi “phe” của anh/chị đó sẽ nhìn bạn với một ánh mắt khác. Và rồi sẽ có ai “dũng cảm” nhận hướng dẫn cho bạn những công việc “nhạy cảm” nữa đây?

2.4. Thu nhập + Cơ hội thăng tiến:

Bạn nghĩ mình là người có năng lực, mình có bằng cấp cao, mình có sự cố gắng và thế là thu nhập của mình sẽ cao, và mình sẽ lên được những vị trí quản lý. Không, nó còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, trong đó yếu tố xã hội có lẽ quyết định tới 80%. Có những người cả đời chỉ làm nhân viên, phải chăng vì họ năng lực kém, họ không có bằng cấp, hay họ không có kinh nghiệm, họ không hoàn thành công việc? Họ vẫn có đầy đủ những yếu tố đó thôi. Tuy nhiên yếu tố hợp Sếp và biết thời thế mới là quyết định thành bại, còn năng lực chỉ là điều kiện cần.

2.5. Sức khỏe:

Bạn nghĩ công việc ngồi một chỗ sẽ an nhàn và thoải mái. Không hít khói bụi, không ảnh hưởng của nắng, mưa, gió, bão (trừ giờ đi và giờ về). Nhưng thực tế thì việc ngồi lỳ một chỗ 8-10 tiếng/ngày hoặc hơn thế với áp lực liên tục có thể gây ra vô số thứ bệnh: tim mạch, huyết áp, xương khớp, tiêu hóa, thần kinh, tiết niệu, các bệnh về mắt … Và rất nhiều người đã bỏ cuộc khi cảm thấy sức khỏe của mình không đủ để tiếp tục gắn bó lâu dài. Một sức khỏe không đảm bảo sẽ không bao giờ có thể mang lại cho bạn một cuộc sống hạnh phúc.

Như vậy khái niệm Back office là gì đã được blog sưu tầm và chia sẻ lại tới bạn đọc