Mẫu viết email xin việc, Cách viết mail xin việc cho người mới ra trường

1.Các khái niệm chung

1.1.1. Thư xin việc (Cover Letter)

Cover Letter (thư xin việc) đơn giản là một bức thư bạn gửi tới nhà tuyển dụng để giới thiệu bạn là ai, lý do vì sao bạn biết đến công việc đó và bạn có những năng lực nổi trội nào phù hợp với yêu cầu tuyển dụng.

1.1.2. Sơ yếu lý lịch

1.1.2.1. Khái niệm Sơ yếu lý lịch

Sơ yếu lý lịch hay còn gọi là CV, là viết tắt của cụm từ Curriculum Vitae, nói cách khác đây là một văn bản sơ lược về bản thân hay chúng ta còn gọi là lý lịch trích ngang. Đây là một văn bản được dùng chủ yếu khi đi xin việc và được xem là yếu tố quan trọng tiên quyết và không thể thiếu được trong Hồ sơ xin việc. CV được xem là lời giới thiệu, thể hiện năng lực và mong muốn của bạn, đó là nơi bạn giới thiệu bản thân mình với khách hàng là các nhà tuyển dụng khi ứng tuyển.

Đây là một bản liệt kê tóm tắt quá trình học tập, bằng cấp, kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm làm việc (nếu có) đối với sinh viên mới ra trường. Còn đối với ai đã đi làm thì là quá trình làm việc, vị trí đảm nhiệm, khả năng chuyên môn, thành tích trong công việc. Dựa vào những điều này nhà tuyển dụng sẽ cân nhắc giữa các ứng viên để chọn ra người thích hợp nhất với vị trí còn đang bỏ ngỏ.

Khi quyết định ứng tuyển một công việc nào đó, bạn phải hiểu rằng công việc của bạn có thể có rất nhiều người cùng ứng tuyển và viết CV xin việc chính là việc đầu tiên để bạn có thể làm để nổi bật năng lực chuyên môn, trình độ học vấn, kinh nghiệm của bản thânđể thuyết phục được nhà tuyển dụng, khiến họ quan tâm đến bạn nhiều hơn những người khác, bước qua vòng hồ sơ và đến vòng phỏng vấn trực tiếp.

CV được xem là điều mà nhà tuyển dụng quan tâm đầu tiên khi nhận Hồ sơ xin việc của các ứng viên bởi nó cung cấp các thông tin quan trọng về ứng viên và giúp các nhà tuyển dụng có thể đưa ra được đánh giá bước đầu về các ứng viên trước khi lựa chọn phỏng vấn. Qua đây có thể thấy rằng CV xin việc hay đơn xin việc có vai trò đặc biệt quan trọng của tuyển dụng.

Cover Letter và CV là cặp đôi không thể tách rời dù bạn gửi hồ sơ trực tiếp hay gián tiếp qua email

1.1.2.2. Vai trò của Sơ yếu lí lịch

CV xin việc có vai trò như nào trong tuyển dụng?

– CV xin việc thể hiện hình ảnh của bạn

CV là vũ khí bí mật để bạn vượt lên “đối thủ”. Trong hàng trăm lá đơn xin việc, công ty khó có thể đọc kĩ từng lá đơn, hẹn từng người đến phỏng vấn. Để đơn xin việc của bạn không bị quẳng vào thùng rác, bạn phải biết “tiếp thị” bản thân.

-CV xin việc là cầu nối giữa ứng viên và nhà tuyển dụng

CV xin việc chính là chiếc cầu nối để người xin việc tỏ ý mong muốn được làm việc ở cơ quan có nhu cầu tuyển dụng. Khi một doanh nghiệp cần tuyển dụng những nhân sự của mình thì họ cần thông báo tuyển dụng và chờ đợi các ứng viên nộp hồ sơ. Mặt khác, các ứng viên luôn tìm kiếm các công ty, doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng để nộp CV xin việc tại đó. Khi 2 đối tượng này chưa có bất cứ sự trao đổi, gặp gỡ…nào cả thì CV xin việc là thứ duy nhất có vai trò đảm bảo sự tương tác giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Họ sẽ quyết định gọi cho ai đến phỏng vấn và những hồ sơ nào không cần để ý đến.

– CV xin việc là cơ hội để bạn quảng bá bản thân mình, là chìa khóa để được gọi phỏng vấn

Tại sao lại nói như vậy? Mục đích của cv xin việc không phải là trực tiếp xin được vị trí công việc mà là đó là cơ sở để khơi dậy sự chú ý và chiếm được cảm tình của nhà tuyển dụng, qua đó làm cho nhà tuyển dụng có những hành động thực tế, và người xin việc sẽ giành chiến thắng với mục đích được tham gia phỏng vấn. Khi bạn được gọi điện đến trao đổi trực tiếp với doanh nghiệp chính là bạn đã thành công trong việc trình bày cv xin việc của mình.

Không ai biết bạn là ai, năng lực của bạn đến đâu và bạn có thực sự phù hợp với công việc đang tuyển dụng không, chỉ có cv xin việc mới thể hiện được cụ thể những điều đó

2. Cấu trúc của Thư xin việc

2.1. Cấu trúc thư xin việc

 Theo khảo sát của một số website tìm việc làm, 76% nhà tuyển dụng sẽ ưu tiên chọn đọc những hồ sơ có đính kèm Cover Letter. Đây là một con số minh chứng cho tầm quan trọng và ý nghĩa của thư xin việc. Trong quá trình tìm việc, hãy luôn nhớ nhà tuyển dụng là khách còn bạn là người bán hàng. Người bán hàng khôn ngoan là người không bỏ qua bất kỳ cơ hội nào để giới thiệu về món hàng mà họ đang có với những khách hàng tiềm năng. Trong trường hợp này, thư tìm việc là cơ hội để chứng tỏ bạn chính là “mặt hàng” phù hợp nhất với nhu cầu của nhà tuyển dụng. Một Cover Letter kiểu mẫu có cấu trúc 3 phần:

1. Giới thiệu: Giới thiệu bạn là ai, vị trí bạn đang muốn ứng tuyển và nêu rõ nguồn thông tin đã giúp bạn biết đến công việc này. Với nhà tuyển dụng, trước khi biết về kinh nghiệm làm việc và khả năng thích ứng của ứng viên, họ muốn biết “duyên cớ” nào và vì sao ứng viên lại muốn ứng tuyển vào công ty của họ và thư xin việc sẽ cho nhà tuyển dụng câu trả lời cần thiết để đưa ra quyết định có mời ứng viên đó vào vòng phỏng vấn hay không.

Viết phần mở đầu nên nêu rõ mục đích của thư xin việc cho dù mục đích đó rất hiển nhiên, và đưa ra một số lý do thuyết phục cho người đọc. Nếu có người nào đó giới thiệu công việc này cho bạn thì bạn phải nêu tên người đó vào phần đầu bức thư đại loại như: “Nhờ ông John Doe, tôi được biết công ty của ngài đang tìm một ứng viên cho vị trí office manager…”. Còn nếu bạn tìm thấy thông tin này trên các mục quảng cáo thì bạn cũng phải nêu việc này vào thư xin việc của mình.

2. Thân bài: Giới thiệu lý do tại sao bạn quan tâm đến vị trí này và nghĩ rằng mình phù hợp với nó. Đây là lúc bạn lăng-xê những điểm mạnh của mình và chỉ ra cho nhà tuyển dụng thấy bạn là người mà họ đang tìm kiếm. Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ thêm một vài câu chứng tỏ bạn quan tâm tới công ty này thông qua những sự kiện, hoạt động gần đây họ tổ chức hoặc một vài kỉ niệm của bạn với công ty đó. Đây là phần chú trọng vào cảm xúc để gây cảm tình với nhà tuyển dụng.

Hãy chứng minh những hiểu biết của bạn về công ty. Hãy cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn có tìm hiểu về công ty của họ, chẳng hạn: “Tôi rất ấn tượng trước những thành công của công ty trong lĩnh vực phát triển và tiếp thị mặt hàng váy ngắn bằng chất liệu satin, điều này đã thúc giục tôi viết lá thư này và có đính kèm một bản lý lịch bên trên…”. Một số hiểu biết về công ty có thể biến bạn thành một ứng viên sáng giá. Trình bày về công việc hiện tại của bạn Bạn đang chuẩn bị tốt nghiệp hoặc đang làm việc tại một công ty nào đó, bạn có thể bắt đầu công việc ngay bây giờ hay chờ đợi hoàn tất khóa thực tập? Hãy trình bày rõ quan điểm này trong thư xin việc của bạn. Giải thích tại sao bạn lại yêu thích công việc này. Hãy để nhà tuyển dụng biết điều gì khiến bạn thích làm việc tại công ty. Bạn có kiến thức và kỹ năng gì đặc biệt phù hợp với công ty nếu bạn được thuê. Công việc bán thời gian mà bạn từng làm khi còn đi học có thể có liên quan với công việc mà bạn đang xin. Hoặc là bạn có kinh nghiệm về một số phần mềm có ích đối với vị trí mới mà bạn đang ứng cử. Trình bày thật kỹ lưỡng và tỉ mỉ nhưng ngắn gọn về một hoặc hai điểm chính yếu trong hồ sơ của bạn Hãy trình bày chi tiết những phần quan trọng nhất có liên quan đến nghề nghiệp của bạn. Ví dụ: “Tôi từng là chủ nhiệm câu lạc bộ golf sinh viên của câu lạc bộ ABC University, công việc đòi hỏi nơi tôi trách nhiệm rất cao và tôi luôn được tín nhiệm khi là người giữ ngân quỹ cho tổ chức”.

3. Kết luận: Bày tỏ tâm huyết và mong muốn tha thiết của bạn để được vào làm tại công ty; hi vọng sẽ gặp nhà tuyển dụng thông qua một cuộc phỏng vấn trực tiếp.

Trên đây là phần nội dung chính cần thể hiện trong Cover Letter.

2.2. Những lưu ý khi viết thư xin việc

6 điểm nhấn để đạt 100 điểm cho Thư tìm việc của bạn

Ø  Đừng bắt đầu bằng “Tôi muốn ứng tuyển vào vị trí XX, đăng trên báo YY ngày…”

Chắc bạn còn nhớ, với núi hồ sơ ứng tuyển, cách NTD sàng lọc ứng viên chính là dành khoảng 15 giây cho một bộ hồ sơ. Vì vậy, đừng làm mất thời gian của NTD bằng một bài văn dài 8 trang nhưng lại không có trọng tâm, ngược lại, hãy làm NTD chú ý ngay từ những dòng đầu tiên bạn viết trong Thư tìm việc.

Đặt mình vào vị trí của NTD, nếu đã đọc 99 bức thư với dòng mở đầu tương tự nhau và ở bức thứ 100, bạn phát hiện ra một ứng viên có cách thể hiện hoàn toàn khác, hẳn không khó để biết “phần thưởng” dành cho ứng viên 100 này là gì. Muốn được như vậy, hãy tạo ra cho bản thân một bức Thư tìm việc mang dấu ân riêng, thay vì viết “Tôi muốn ứng tuyển vào vị trí XX, đăng trên báo YY ngày…”, sao bạn không bắt đầu bằng: “Với 5 năm kinh nghiệm về quản l‎ý dự án, tôi tin mình sẽ góp phần không nhỏ cho sự phát triển của Quý công ty”.

Ø  Chọn cách xưng hô

Bạn nên nêu rõ tên của người phụ trách tuyển dụng, tại một số trang web tìm việc như VietnamWorks, chúng tôi có phần thông tin Nhà Tuyển Dụng & thông tin người liên hệ trong từng bản tin tuyển dụng. Với những trường hợp không có thông tin, hãy dành một chút  thời gian để tìm hiểu (bạn có thể gọi điện đến công ty đăng tuyển để hỏi tên người hoặc bộ phận phụ trách tuyển dụng). Mở đầu Thư tìm việc bằng “Thưa Ông X hoặc “Thưa Bà Y” thay vì “Thưa Ông/Bà” chung chung vừa tạo được sự gần gũi giữa Ứng viên với NTD, vừa thể hiện bạn là ứng viên chuyên nghiệp, có sự quan tâm & đầu tư tìm hiểu về công ty đang ứng tuyển.

Ø  Trình bày những kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp

Trong phần chính của Thư tìm việc, bạn chỉ nên trình bày những kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu của vị trí ứng tuyển. Để làm tốt phần này, bạn phải đọc thật kỹ mục mô tả công việc và mục yêu cầu của NTD để hiểu được NTD đang cần một ứng viên như thế nào. Sau khi đã phác họa ra “chân dung” của ứng viên lý tưởng trong mắt NTD, hãy sàn lọc và đưa các kỹ năng cũng như kinh nghiệm phù hợp của bản thân vào Thư tìm việc. Minh họa thành tích bằng số liệu cụ thể là cách tốt nhất để tạo ấn tượng với NTD vì con số thì thường dễ nhớ hơn chữ viết.

Ø  Nhấn mạnh đam mêcủa bạn đối với công việc vàcông ty

Đừng bao giờ đề cập đến “lý do tài chính” trong Thư tìm việc cho dù đó có là sự thật, thay vào đó khéo léo bày tỏ niềm đam mê của bạn đối với công việc, và các cơ hội mà công ty sẽ mang đến cho bạn là cách tốt để ghi điểm với NTD. “Tranh thủ” tình cảm của bằng cách bày tỏ sự khâm phục & yêu thích của mình đối với truyền thống, thành tựu và văn hóa của công ty cũng là một cách tiếp cận tốt. Nhưng lưu ý, là những người nhiều năm kinh nghiệm, NTD sẽ dễ dàng nhận ra đâu là thật, đâu là giả trong những lời “ca” của bạn vì vậy đừng nói quá sự thật hoặc phóng đại lên những điều không có.

Ø  Kết thúc bằng sự nhiệt huyết

Để kết thúc Thư tìm việc, hãy thể hiện sự sẵn sàng của bạn bằng cách viết: “Tôi rất mong được gặp ông/bà để chúng ta có thể trao đổi thêm về sự phù hợp giữa kinh nghiệm của tôi với những yêu cầu của quý công ty dành cho vị trí này. Ông/Bà có thể liên lạc với tôi bất cứ lúc nào theo số điện thoại 090 xxx yyy hoặc email: anh_kim@gmail.com”.

Ø  Đừng viết quádài

Thư tìm việc không phải là tác phẩm văn chương nên bạn đừng viết dài quá vì điều đó chỉ khiến NTD ngán ngẩm. Một thư tìm việc lý tưởng chỉ nên gói gọn trên nửa trang giấy A4, kết hợp với việc trình bày rõ ràng, bố cục dễ nhìn, không màu mè là một bức thư đạt chuẩn. Sau khi hoàn thành thư tìm việc, nếu được, bạn có thể nên in ra để xem là Thư tìm việc của bạn trông như thế nào nếu NTD cầm đọc trên tay.

3. Cấu trúc và hướng dẫn viết Sơ yếu lý lịch

Một CV (Curriculum Vitae) như thế nào là đầy đủ và thu hút nhà tuyển dụng? Với nhiều người, đó có thể là một câu hỏi đơn giản. Nhưng một số người khác lại đang băn khoăn, suy nghĩ về cách viết và trình bày để lôi cuốn nhà tuyển dụng. Dưới đây là cách trình bày một CV cơ bản nhất.

SƠ YẾU LÝ LỊCH

Họ và tên: (Viết in hoa) ………………………..

Giới tính: …………………………………….

Địa chỉ: ………………………………………

Email: ………………………………………..

Điện thoại: ……………………………………

Tình trạng hôn nhân: Độc thân (hoặc Đã kết hôn, …)

Tổng số năm kinh nghiệm: ………………………..

Chuyên môn chính: Chuyên môn mà bạn được đào tạo tại trường.

Lĩnh vực mong muốn: Lĩnh vực, ngành nghề mà bạn yêu thích.

MỤC TIÊU NGHỀ NGHIỆP

• Mô tả ngắn gọn về công việc mà bạn mong muốn, vì sao bạn muốn làm công việc này

Ví dụ: Tôi tốt nghiệp ngành Marketing, thích giao tiếp, có đam mê sáng tạo và khát khao thành công trong thị trường quảng cáo Việt Nam. Do đó, tôi mong muốn làm một nhân viên Marketing để phát huy tối đa sở thích và năng lực của mình.

• Đưa ra mục tiêu nghề nghiệp phù hợp với công việc mà bạn mong muốn hoặc công việc mà bạn ứng tuyển Ví dụ: Tôi mong muốn xây dựng một con đường sự nghiệp lâu dài trong lĩnh vực Marketing. Tôi luôn tìm hiểu và thử thách bản thân trong lĩnh vực này như sáng tạo những chiến lược mới, năng động, bổ sung kiến thức về photoshop, kiến thức về Marketing online để bản thân được nổi trội và phát triển cơ hội nghề nghiệp của mình sau này.

THÀNH TÍCH CÁ NHÂN

(Không bắt buộc)

Liệt kê các thành tích mà bạn đạt được trong quá trình học tập tại trường hoặc trong công việc (kể cả công việc làm thêm)

Bạn nên trình bày những thành tích được người khác công nhận hoặc thành tích có chứng chỉ để tăng tính trung thực và tin cậy.

Ví dụ:

– Được nhận học bổng “Tài năng” khi còn là sinh viên năm 3

– Tốt nghiệp Đại học loại giỏi. Điểm trung bình 9.0, là top 3 ngành Marketing – trường Đại học Kinh Tế.

KỸ NĂNG

Trình bày các kỹ năng mà bạn có được, cả về kỹ năng mềm (như Kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng thuyết trình…), kỹ năng chuyên môn (như lập kế hoạch Marketing, xây dựng chiến lược Marketing, quản lý, …) và kỹ năng phân tích (nghiên cứu, phân tích, thống kê…).

Nên trình bày các kỹ năng đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu và trung thực nhất.

Có thể căn cứ vào yêu cầu của nhà tuyển dụng để đưa ra các kỹ năng có lợi cho bạn, giúp bạn có 1 CV hoàn hảo.

Ví dụ:

– Tiếng Anh thành thạo: Nghe – Nói – Đọc – Viết

– Kỹ năng giao tiếp tốt, tự tin trình bày trước đám đông

– Có khả năng làm việc nhóm cũng như làm việc độc lập tốt

– Thích ứng nhanh với môi trường

– Hiểu về tâm lý khách hàng

– Sử dụng thành thạo các phần mềm của Microsoft

– Có thể lập kế hoạch và chiến lược Marketing hợp lý theo tình hình hiện tại của công ty….

KINH NGHIỆM LÀM VIỆC

…/…/2011 – …/…/2014 (Ngày bắt đầu – Ngày kết thúc)

…………………………..(Chức danh công việc của bạn)

Công ty ……………………(Tên công ty)

Lĩnh vực ………………….. (Lĩnh vực mà công ty hoạt động, lĩnh vực mà bạn hoạt động chủ yếu trong công ty)

Hình thức làm việc ………….(Toàn thời gian/ Bán thời gian)

Các công việc đã đảm nhiệm:

• ……………………………………………..

• ……………………………………………..

• ……………………………………………..

Lưu ý:

– Hãy liệt kê hết các kinh nghiệm mà bạn có được ở các công ty cũ

– Nên liệt kê các công việc mới nhất bên trên và công việc cũ hơn bên dưới

– Nên trình bày các kinh nghiệm liên quan đến vị trí mà bạn ứng tuyển, nó sẽ có lợi cho bạn.

QUÁ TRÌNH HỌC VẤN

…/…/2011 – …/…/2014 (Ngày bắt đầu – Ngày kết thúc)

Trường ………………… – Ngành ……………..

Bằng ………………….. (Kỹ sư, Cử nhân, …)

Lưu ý:

– Bạn có thể liệt kê tất cả các trường đã và đang học

– Liệt kê các khóa đào tạo, huấn luyện, kỹ năng, nghiệp vụ, … có liên quan đến vị trí bạn đang ứng tuyển

HOẠT ĐỘNG NGOẠI KHÓA (Không bắt buộc)

Liệt kê các hoạt động văn nghệ, thể dục thể thao, các hoạt động xã hội… mà bạn đã tham gia. Nhiều nhà tuyển dụng thích những ứng viên năng động, hoạt bát

NGƯỜI THAM KHẢO (Không bắt buộc)

(Ông/Bà) Nguyễn Văn A (Tên người tham khảo)

Trường/ Công ty ………………………….(Tên trường hoặc công ty)

Chức danh ……………………………….(Chức vụ của người tham khảo)

Điện thoại ………………………………

Email ………………………………….. 

Phạm Thị Thùy Miên