Kiểm toán nội bộ là gì? Làm gì để làm tốt kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là gì? Làm gì để làm tốt kiểm toán nội bộ?Làm cách nào để tối ưu hóa một tổ chức? Là một kiểm toán nội bộ, bạn sẽ tìm ra cách thức“Kiểm toán nội bộ”, có thể bạn đã nghe qua về nghề này và để giúp các bạn hiểu rõ hơn về kiểm toán nội bộ, mình sẽ viết một chút về khái niệm kiểm toán nội bộ ở bài viết này nhé! Những gì mình viết chỉ mang tính chất diễn giải giúp các bạn hiểu nên có tính chất chém chút nhé :))

Kiểm toán nội bộ là gì?

Theo định nghĩa của The IIA (Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ): “Kiểm toán nội bộ là hoạt động tư vấn và đảm bảo độc lập, khách quan được thiết kế nhằm gia tăng giá trị và hiệu quả các hoạt động trong một tổ chức. Kiểm toán nội bộ giúp một tổ chức thực hiện được các mục tiêu thông qua việc mang lại phương pháp tiếp cận có hệ thống và quy tắc nhằm đánh giá và nâng cao hiệu quả của các quy trình quản trị rủi ro, kiểm soát và quản trị.”

Vai trò và chức năng của kiểm toán nội bộ

 Vai trò và mục tiêu của kiểm toán nội bộ

• Vai trò của kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ ra đời, phát triển và giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản trị của các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế hiện nay vai trò và chức năng của kế toán nội bộ ở Việt Nam hiện vẫn chưa được hiểu đúng và đầy đủ theo bản chất vốn có.

Kiểm toán nội bộ đóng vai trò đặc biệt, hỗ trợ doanh nghiệp:

+ Cung cấp khả năng quản lý rủi ro và đánh giá hiệu quả các quy trình kiểm soát nội bộ, quản trị công ty và kế toán doanh nghiệp

+ Tư vấn xây dựng quy trình, tư vấn kiểm soát các dự án mới, tư vấn về việc đánh giá quản trị rủi ro

+ Đảm bảo thực hiện các hoạt động kiểm tra để đưa ra những đánh giá khách quan về tính tuân thủ, hiệu quả và hiệu suất kiểm soát

+ Đánh giá nội bộ báo cáo trực tiếp gửi lên Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc về tình hình tài chính – kinh doanh và các vấn đề khác của doanh nghiệp. Chính vì vậy, hệ thống hệ thống kiểm soát nội bộ luôn được liên tục kiểm tra và hoàn thiện.

• Mục tiêu của kiểm toán nội bộ

 Điều 4 Nghị Định 05/2019/NĐ-CP có trình bày mục tiêu của kiểm toán nội bộ được như sau: 

Thông qua hoạt động kiểm tra, đánh giá và tư vấn, kiểm toán nội bộ đưa ra các đảm bảo mang tính độc lập, khách quan và các khuyến nghị về các nội dung sau đây:

+ Hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị đã được thiết lập và vận hành một cách phù hợp nhằm phòng ngừa, phát hiện, xử lý các rủi ro của đơn vị.

+ Các quy trình quản trị và quy trình quản lý rủi ro của đơn vị đảm bảo tính hiệu quả và có hiệu suất cao.

+ Các mục tiêu hoạt động và các mục tiêu chiến lược, kế hoạch và nhiệm vụ công tác mà đơn vị đạt được.

Chức năng của kiểm toán nội bộ

Chức năng của kiểm toán nội bộ đã được mở rộng, không còn giới hạn ở việc kiểm tra báo cáo tài chính mà còn là sự kiểm tra, đánh giá tính hiệu quả, tuân thủ mọi hoạt động tác động đến mục tiêu, kế hoạch của doanh nghiệp.

Kiểm toán nội bộ đóng vai trò như một quan sát viên, là người bảo vệ giá trị cho doanh nghiệp nhằm đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ, đúng đắn các quy định pháp luật quốc gia cũng như phạm trù đạo đức kinh doanh và quy chế hoạt động của doanh nghiệp.

Kiểm toán chịu trách nhiệm phát hiện những sai sót trong hoạt động của doanh nghiệp để từ đó kịp thời tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp có những định hướng trong hoạt động quản trị rủi ro. Đồng thời, bằng cách đưa ra những phân tích, kiểm tra, giám sát quy trình hoạt động của các phòng ban, kiểm toán hỗ trợ chủ doanh nghiệp đưa ra những cải tiến cho những hạn chế trong hệ thống quản lý và quản trị của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, phòng tránh các trường hợp gian lận có thể xảy ra.

Các loại kiểm toán nội bộ 

Một phần quan trọng của kiểm toán nội bộ chính là hoạt động kiểm toán đối với các báo cáo tài chính vì chúng liên quan đến các chế độ kế toán được chấp nhận. Nhiều tổ chức, doanh nghiệp cũng nhận ra sự cần thiết của các kiểm toán khác ngoài lĩnh vực kế toán, tài chính. Một số lĩnh vực chính khác như: Việc tuân thủ quy định, môi trường, công nghệ thông tin (CNTT), đánh giá hoạt động và hiệu suất.

• Đánh giá tuân thủ quy định: Một số quy định tác động đáng kể đến tình trạng tài chính của doanh nghiệp, tổ chức. Việc không tuân thủ một số luật sẽ khiến doanh nghiệp bị xử phạt theo quy định của pháp luật quốc gia.
• Kiểm toán Môi trường: Đánh giá tác động của hoạt động doanh nghiệp đối với môi trường, xem xét doanh nghiệp đã tuân thủ đầy đủ các quy định của Luật môi trường chưa.
• Kiểm toán CNTT: Đánh giá hệ thông tin, cơ sở hạ tầng bên dưới để đảm bảo tính chính xác của quá trình xử lý thông tin, đảm bảo tính bảo mật và những bí mật về thông tin khách hàng hoặc tài sản trí tuệ
• Đánh giá hoạt động: Đánh giá các cơ chế kiểm soát của tổ chức về hiệu quả tổng thể và độ tin cậy của chúng
• Hiệu suất: Đánh giá tổ chức, doanh nghiệp đã đáp ứng các chỉ số do lãnh đạo doanh nghiệp đặt ra để đạt mục tiêu và kế hoạch đề ra

Quy trình kiểm toán nội bộ

Quy trình bao gồm 4 giai đoạn: Lập kế hoạch, điều tra thực địa, báo cáo và theo dõi. 

• Lập kế hoạch: Trong quá trình lập kế hoạch, nhóm đánh giá nội bộ sẽ xác định phạm vi và mục tiêu, xem xét hướng dẫn liên quan đến cuộc đánh giá (ví dụ: luật, quy định, tiêu chuẩn ngành, chính sách và thủ tục của công ty,…), xem xét kết quả từ các cuộc đánh giá trước, lịch trình và ngân sách cho cuộc đánh giá, xác định các chủ sở hữu quá trình tham gia và lên lịch trình để bắt đầu cuộc đánh giá.
• Đánh giá thực địa: Đây là hoạt động kiểm toán thực tế, bao gồm việc phỏng vấn các nhân viên chủ chốt để nắm được sự hiểu biết của đội ngũ nhân viên tại doanh nghiệp về các quy trình và các biện pháp kiểm soát. Đồng thời, các công tác liên quan đến đánh giá thực địa như xem xét các tài liệu và hiện vật liên quan để làm ví dụ về việc thực hiện các kiểm soát, thử nghiệm các kiểm soát đối với một mẫu trong một thời gian nhất định, ghi lại các công việc đã thực hiện và xác định các ngoại lệ khuyến nghị.
• Báo cáo: Kiểm toán nội bộ sẽ soạn thảo báo cáo kiểm toán trong giai đoạn báo cáo. Báo cáo phải được viết rõ ràng, ngắn gọn để tránh hiểu sai và khuyến khích đối tượng dự kiến đọc, hiểu báo cáo. Quy trình phát hành báo cáo kiểm toán nội bộ bao gồm việc soạn thảo báo cáo, xem xét bản thảo với giám đốc của doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác của các phát hiện và việc phát hành, phân phối báo cáo.
• Theo dõi: Đây là giai đoạn thường bị bỏ qua trong quy trình kiểm toán. Việc theo dõi đảm bảo rằng các khuyến nghị đã được thực hiện để giải quyết các phát hiện đã được xác định. Nếu tổ chức, doanh nghiệp không theo dõi việc thực hiện các khuyến nghị thì nhiều khả năng các thay đổi sẽ được thực hiện.

Sự khác biệt giữa kiểm toán nội bộ và kiểm toán bên ngoài

Ý nghĩa của kiểm toán nội bộ đối với tổ chức, doanh nghiệp

Kiểm toán có ý nghĩa quan trọng đối với mỗi tổ chức, doanh nghiệp, cụ thể:

Thứ nhất, kiểm toán hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các vấn đề cơ bản quan trọng đối với sự tồn tại và thịnh vượng của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào, Khác với các kiểm toán viên bên ngoài, kiểm toán viên nội bộ nhìn xa hơn các rủi ro tài chính và báo cáo để xem xét các vấn đề rộng hơn của tổ chức doanh nghiệp như:

• Uy tín của doanh nghiệp
• Sự tăng trưởng
• Tác động của đến môi trường
• Cách doanh nghiệp đối xử với nhân viên của mình

Thứ hai, về mặt kỹ thuật, đây là trung tâm chi phí trong một doanh nghiệp và không tạo ra doanh thu, giúp doanh nghiệp xác định những rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt và hiểu rõ tác động của nó đến việc thực hiện mục tiêu

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập còn gặp nhiều khó khăn trong công tác xây dựng đội ngũ kế toán, quản lý công tác kế toán – tài chính của doanh nghiệp hiệu quả. Do đó công tác kiểm toán đôi khi chưa được chú trọng. Việc sử dụng dịch vụ kế toán giúp doanh nghiệp nắm bắt mọi thông tin của doanh nghiệp chính xác, hiệu quả và được coi là lựa chọn tối ưu cho nhiều doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại.

Tôi cần làm gì để đạt được vị trí này?

Các nhà tuyển dụng có xu hướng tìm kiếm các ứng viên kiểm toán nội bộ đã có kinh nghiệm làm việc tại các tổ chức dịch vụ công cộng, nhất là các công ty kiểm toán độc lập. Ngoài ra, các nhà tuyển dụng cho các vị trí kiểm toán nội bộ sẽ mong muốn ứng viên có kỹ năng về xây dựng các mối quan hệ tốt và giao tiếp.

Các môn học Lựa chọn sau trong cấp độ Chuyên nghiệp của chương trình ACCA rất bổ ích cho những người muốn làm công việc này:

“Tư vấn” và “Đảm bảo”

Như vậy, kiểm toán nội bộ (KTNB) có hai chức năng chính là “TƯ VẤN” và “ĐẢM BẢO”. Thế cụ thể “Tư vấn” và “Đảm bảo” nó là cái gì?

Đảm bảo: Các bạn hình dung một ông Chủ tịch HĐQT thì sẽ không biết một cách chi tiết và cụ thể về các công việc diễn ra trong doanh nghiệp của mình. Cái mà ngài chủ tịch nhận được là các báo cáo (cả báo cáo tài chính và quản trị, các thông tin phi tài chính khác) được lập bởi Ban Giám đốc. Chúng ta không đa nghi như Tào Tháo nhưng chúng ta cũng không được tin tưởng tuyệt đối bởi Einstein (Anh Xờ Tanh) cũng đã đưa ra thuyết tương đối, mọi thứ chỉ là tương đối thôi. Thế thì ngài chủ tịch biết phải làm thế nào khi mà ngờ không được và tin thì cũng chẳng xong. Ngài chủ tịch mới nghĩ ra một chiêu là lập ra một bộ phận KTNB. Chủ tịch mới bảo với giám đốc: “Chú bảo là báo cáo chú lập là chuẩn không cần chỉnh rồi đúng không. Không phải là anh không tin chú nhưng mà để giúp chú rà soát lại xem còn sai sót gì không thì để anh cho mấy thằng đệ KTNB xuống nó xem lại cho”. Sau đó, KTNB thực hiện đánh giá về các bằng chứng để đưa ra ý kiến hoặc kết luận liên quan đến doanh nghiệp, hoạt động, bộ phận, quy trình, hệ thống hoặc các vấn đề khác.

Như vậy, “Đảm bảo” mang tính chất xác nhận thông tin để làm tăng độ tin cậy. Và chủ thể trong câu chuyện trên cũng là chuyện ba người: “Đối tượng được kiểm toán”, “KTNB” và “Người sử dụng kết quả của KTNB”.

Thế thì hoạt động “đảm bảo” của KTNB cũng giống hoạt động “đảm bảo” của kiểm toán độc lập nhỉ? Ơ, giống đâu mà giống. Hoạt động đảm bảo của KTĐL chủ yếu xoay quanh báo cáo tài chính hoặc các báo cáo khác có liên quan. Còn đảm bảo của KTNB nhiều vô kể. Quay trở lại câu chuyện của ngài chủ tịch HĐQT ở trên thì bạn có thể thấy ngài chủ tịch muốn xác nhận nhiều thông tin lắm. Có thể các thông tin đó là tài chính, kiểm soát, công nghệ thông tin, tuân thủ, hoạt động hay các loại báo cáo tích hợp… Ngài chủ tịch muốn đảm bảo cái gì, KTNB đảm bảo cái đó cho.

Tư vấn: là một loại dịch vụ thỏa thuận giữa KTNB và khách hàng. À mà kiểm toán nội bộ cũng có khách hàng đấy, khách hàng này chính nằm trong nội bộ doanh nghiệp. Khách hàng thì đa dạng rồi, có thể một phòng ban nào đó cũng là khách hàng của KTNB.

Như vậy, KTNB giống KTĐL ở chỗ cũng đi khách kiếm tiền :)) Ví dụ một anh giám đốc công ty thành viên ở Cà Mau (hệ thống tập đoàn có nhiều công ty thành viên trên cả nước) liên hệ KTNB và kể lể rằng ở công ty ảnh bảo nhận thức của nhân viên về kiểm soát còn kém quá. Hay là mời KTNB vào chơi, một là check-in cực Nam của tổ quốc, hai là giúp công ty anh ấy “đào tạo về kiểm soát nội bộ” để nâng cao nhận thức cho nhân viên. Đấy, đào tạo là một ví dụ về dịch vụ tư vấn của KTNB.

Ngoài đào tạo ra, còn nhiều dịch vụ khác như định vị quy trình kinh doanh, chuẩn đối sánh (benchmarking), rà soát phát triển hệ thống, rà soát đo lường kết quả hoạt động…

Oài, có vẻ như KTNB cũng làm nhiều thứ nhỉ, tư vấn nhiều cái thế chắc phải giỏi lắm? Đúng rồi, để tư vấn được thì đòi hỏi phải hiểu rõ về đối tượng của cuộc tư vấn. Tuy nhiên, KTNB không phải quý ông biết tuốt, cái gì không biết thì ta thuê bên ngoài vào làm (Outsourcing). Thế thì KTNB thích tư vấn gì cũng được nhỉ? Không đâu nhé, những gì KTNB đươc tư vấn thì phải nêu rõ trong điều lệ KTNB và được phê duyệt nhá. Không phải thích làm gì thì làm, bởi nó có thể ảnh hưởng đến sự độc lập và khách quan mà chúng ta sẽ bàn đến ngay bây giờ.

“Độc lập” và “Khách quan”

Độc lập: Quay trở lại câu chuyện của ngài chủ tịch, để KTNB thực hiện “đảm bảo” cho thông tin thì KTNB phải “độc lập” với đối tượng kiểm toán. Và để duy trì cái sự độc lập này thì KTNB phải “giữ mình” trong mối quan hệ với đối tượng được kiểm toán. Thế là người ta sinh ra cái trò “Dual reporting relationship”, trò này là một dạng báo cáo kép nhưng nôm na nó như thế này:

Những vấn đề về chức năng, hoạt động của KTNB thì do HĐQT phê duyệt.
Những vấn đề về hành chính, nhân sự… thì do Ban giám đốc quản lý.
Thế nên “Dual reporting relationship” này có nghĩa là mối quan hệ báo cáo kép, cụ thể báo cáo về CHỨC NĂNG đến HĐQT và báo cáo về HÀNH CHÍNH đến BGĐ.

Để duy trì tính độc lập thì ngoài việc báo cáo kép như trên thì KTNB cũng duy trì một số hoạt động khác để làm tăng tính độc lập. Bạn nào muốn tìm hiểu thêm thì tìm tài liệu đọc thêm nhá :3

Khách quan: khách quan tức là KTNB khi thực hiện kiểm toán thì KTNB không có định kiến này, không có xung đột lợi ích này, hay tóm lại là cái gì đấy làm ảnh hưởng chệch hướng đến nhận định của KTNB. Thế quay trở lại dịch vụ tư vấn ở trên, giả sử bên quản lý mời KTNB làm chủ thầu xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ vì KTNB có đầy đủ kiến thức để làm cái này. Thế thì xây dựng xong, sau này lại đi kiểm toán “chính nó” thì chẳng khác gì vừa đá bóng vừa thổi còi nhể. Vì vậy, KTNB phải tránh những xung đột có thể xảy ra. Anh rất tốt nhưng mà em rất tiếc không thể giúp anh được rồi, em chỉ có thể giúp anh đánh giá cái hệ thống này thôi chứ không “xây” nó đâu :3

Ơ mà nói thế thì một nhân sự trước làm bên quản lý thì đời này kiếp này không được sang làm KTNB à? À sang được chứ, nếu mà sau một khoảng thời gian (một vài năm) không còn phụ trách hoạt động đấy nữa thì có thể kiểm toán nó nhá. Con đường nghề nghiệp vẫn chào đón bạn ?

Chốt

Còn một số phần trong định nghĩa về KTNB mà mình chưa viết tiếp, sẽ để dành cho phần sau. Tuy nhiên với phân tích như trên có thể giúp các bạn phần nào hiểu rõ hơn về kiểm toán nội bộ và các dịch vụ mà KTNB cung cấp. Có thể nói, làm được KTNB đòi hỏi có kiến thức về tất cả các mảng trong doanh nghiệp và chuyện này cũng không phải dễ chút nào phải không?

by Trương Đức Thắng (ACCA, CIA, MSc)