1547 lượt xemXây dựng kế hoạch làm việc sao cho hiệu quả, khoa học? thông qua bà luật 4 giây – 2 phút – 72 giờ và 21 ngày , nguyên tắc 10000 giờ: công thức kì diệu giúp bạn đạt mọi mục tiêu và không bao giờ bị trì hoãn
Nội dung chính:
Luật 4 giây
Lời khuyên: Hãy hít thở thật sâu và chậm 4 giây trước khi bạn hành động hoặc đưa ra bất cứ quyết định quan trọng nào.
Trong cuộc sống, chúng ta thường có xu hướng trì hoãn việc đưa ra những quyết định quan trọng. Điều này có vẻ như một gánh nặng quá lớn, do vậy chúng ta muốn chờ thêm thời gian. Cho đến khi bắt buộc phải đưa ra quyết định, chúng ta sẽ quyết định nhất thời và thông thường sau đó sẽ là sự hối tiếc.
Nguyên tắc 4 giây sẽ giúp bạn đưa ra những quyết định tốt hơn. Peter Bregman, tác giả của cuốn sách “Luật 4 giây” cho rằng bạn nên hít thở thật đều và sâu trong vòng 4 giây; sau đó bạn có thể hành động.
Tại sao việc này quan trọng? Đó chính là nghệ thuật tự kiểm soát. Hít thở sâu sẽ tránh cho bạn khỏi việc đưa ra các quyết định vội vã và mang lại cho bạn thời gian để đánh giá kết quả của mỗi hành động.
Luật 2 phút
Lời khuyên: Nếu việc nào đó chỉ tốn chưa đến 2 phút để hoàn thành, bạn hãy thực hiện nó ngay lập tức.
Rất nhiều nhiệm vụ chúng ta trì hoãn thường không khó để hoàn thành. Chúng ta thường tránh làm chúng cho đến hạn chót, mặc dù nó không đòi hỏi kỹ năng hay kiến thức đặc biệt. Chẳng hạn, bạn cần phải gọi điện cho đối tắc hoặc gửi một email. Việc này chỉ mất 1 đến 2 phút nhưng bạn lại trì hoãn cho đến phút cuối cùng. Nhiệm vụ đơn giản này làm bạn bị chùn bước và mất tập trung.
Nguyên tắc 2 phút này sẽ giúp bạn đạt được những mục tiêu lớn. Mỗi mục tiêu đi kèm với một danh sách các hành động nhỏ. Chẳng hạn, bạn phải đọc 1 cuốn sách khoảng 2.000 trang, việc này sẽ khiến bạn mất vài tháng. Nếu như bạn tiếp tục nhìn cuốn sách như một tổng thể, bạn sẽ thấy nó khó mà hoàn thành, do đó bạn dễ bỏ cuộc. Nhưng nếu như bạn chia nhỏ cuốn sách thành từng trang và đặt mục tiêu đọc từng trang một, bạn sẽ mất chưa đến 2 phút cho một trang sách.
Luật 72 giờ
Lời khuyên: Khi bạn đã có 1 ý tưởng, hãy thực hiện nó trong vòng 3 ngày (72 giờ).
Bodo Schaefer – tác giả sách, doanh nhân kiêm diễn giả nổi tiếng người Đức cho rằng nguyên tắc đơn giản này sẽ giúp bạn đẩy lùi trì hoãn: Đừng bao giờ đặt ra các nhiệm vụ kéo dài quá 72 giờ. Nếu bạn trì hoãn hành động này, ý tưởng của bạn sẽ mãi nằm trên giấy mà thôi.
Luật 21 ngày
Lời khuyên: Hãy cho bản thân 21 ngày để phát triển một thói quen
Khi bạn muốn đạt được một mục tiêu nào đó, bạn phải biến các hành động thành thói quen hàng ngày. Hãy lập lại danh sách mục tiêu một lần nữa, tập trung vào các mục tiêu đơn lẻ và biến nó thành hành động, sau đó thực hiện đều đặn mỗi ngày. Đó có thể là viết blog, ngồi thiền, chạy bộ hay học tiếng Anh… bất cứ việc gì.
Trong những ngày đầu tiên, bạn sẽ cần rất nhiều nỗ lực. Nhưng một khi đã quen dần với nó, bạn sẽ cảm thấy điều này như một phần cuộc sống.
Nguyên tắc 10.000 giờ
Lời khuyên: Khi bạn cố gắng để thành thạo trong lĩnh vực nào đó, bạn cần dành khoảng 10.000 giờ thực hành việc đó.
Trong cuốn sách “Outliers: The Story of Succes” (Tạm dịch: Những kẻ xuất chúng), tác giả người Canada Malcolm Gladwell đã đề cập đến nguyên tắc 10.000 giờ thực hành đóng góp vào thành công của hầu hết các doanh nhân, triệu phú trên thế giới.
Để thực hiện quy tắc này, bạn hãy lựa chọn lĩnh vực mà mình yêu thích và lập kế hoạch để thực hành mỗi ngày. Hãy theo dõi thời gian mà bạn thực hành việc đó để đảm bảo bạn thực hiện đủ 10.000 giờ.
Kỹ Năng Lập Kế Hoạch Và Tổ Chức Công Việc Hiệu Quả
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc rất quan trọng, giúp bạn làm việc theo trình tự, khoa học và chất lượng công việc cũng sẽ cao hơn. Vậy phải lên kế hoạch như thế nào, thực hiện theo các bước nào để bảng kế hoạch mang lại hiệu quả như mong muốn? Chefjob.vn sẽ giúp bạn hiểu hơn vấn đề này.
Một kế hoạch chi tiết sẽ thể hiện công việc cụ thể bạn cần làm trong khoảng thời gian nhất định để hoàn thành mục tiêu đề ra trước đó. Bạn có thể chưa vội thành công nhờ bản kế hoạch đó, nhưng hãy nhớ rằng những người thành công đều có kế hoạch cho từng dự án của họ. Vậy, một bản kế hoạch như thế nào mới hoàn hảo và đủ điều kiện để bạn hiện thực hóa mục tiêu của mình?
Lợi ích của việc lập kế hoạch công việc
Một kế hoạch công việc cần được đầu tư xây dựng, sắp xếp trình tự chi tiết. Nhờ vậy, bạn biết mình cần làm gì trong thời điểm nào, hỗ trợ quản lý thời gian, đầu tư thực hiện công việc đúng mục tiêu ban đầu đề ra. Việc lên kế hoạch cho phép bạn kiểm soát và phân bổ tài chính phù hợp. Dù kế hoạch có thể thay đổi đôi chút vì một vài lý do khách quan nhưng bạn chỉ cần chỉnh sửa chứ không phải làm lại từ đầu.
Lập kế hoạch làm việc cho năm 2019 như thế nào?
Xác định mục tiêu
Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu cho năm 2019 dựa trên năng lực và hoàn cảnh hiện tại của bản thân. Bạn lưu ý không nên đề ra mục tiêu quá cao, tránh tình huống không thực hiện được sẽ làm bạn mất niềm tin vào việc lập kế hoạch dài hạn.
Lên danh sách công việc cần làm
Trước khi bắt tay vào làm, bạn cần lên danh sách công việc mình sẽ làm hàng ngày. Bảng kế hoạch công việc cần được thể hiện tính chất riêng của từng hạng mục (tính khẩn cấp, quan trọng, cần nhiều/ ít thời gian hoàn thành…).
Thiết lập deadline tương ứng
Sau khi đã có danh sách công việc, bước tiếp theo là thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng hạng mục. Mục tiêu này có thể là deadline hoàn thành công việc, kết quả bạn cần đạt được. Mục tiêu cần phù hợp với khả năng bạn có thể đáp ứng để hạn chế tình huống không hoàn thành được.
Sắp xếp trình tự công việc
Từ danh sách công việc đã thiết lập, bạn cân nhắc, sắp xếp lại thứ tự công việc, ưu tiên việc cấp bách, quan trọng làm trước. Việc sắp xếp giúp bạn kiểm soát mức độ công việc, tiết kiệm thời gian, tập trung nguồn lực cho những việc quan trọng.
Xem ngay: Bí Quyết Nào Rút Ngắn Thời Gian Làm Việc Hiệu Quả?
Tập trung tối đa vào công việc
Sự tập trung là một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành công của mỗi người. Điều đó không có nghĩa bạn chỉ chăm chú vào làm việc mà quên đi những vấn đề xung quanh. Sự tập trung nên được phát huy khi làm việc để hoàn thành đúng tiến độ, tránh lãng phí vào những hạng mục không quan trọng.
Linh hoạt thực hiện kế hoạch
Lên kế hoạch công việc là sự khái quát để bạn hình dung về khối lượng, thời gian làm việc còn trên thực tế sẽ có một số việc phát sinh cần giải quyết. Vì vậy, khi lập kế hoạch, bạn luôn phải dành ra một khoảng thời gian dự phòng hợp lý cho công việc ngoài dự kiến. Trong quá trình thực hiện, nếu có công việc phát sinh, bạn nên xem xét yếu tố cấp bách, quan trọng để quyết định thời gian tiến hành.
Kiểm tra việc thực hiện
Sau một ngày, bạn có thể dành ra vài phút để đánh giá lại toàn bộ công việc đã làm, bạn đã thực hiện công việc gì, gặp khó khăn ở đâu và điều gì sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn vào ngày hôm sau? Việc kiểm tra tiến độ giúp bạn kịp thời phát hiện ra điểm bất hợp lý trong bảng kế hoạch và điều chỉnh lại.
Ghi nhận thành công của bản thân
Sau mỗi lần hoàn thành đúng tiến độ công việc, hoặc đạt được kết quả như mong đợi, hãy tự khích lệ, ghi nhận thành công của mình. Đây còn là động lực mạnh mẽ để bạn tiếp tục thực hiện kế hoạch dài hạn và sẵn sàng lên một kế hoạch khác cho thời gian tới.
Những người thành công luôn nắm chắc kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc. Với 8 bước lên kế hoạch mà Chefjob vừa chia sẻ, bạn có thể linh hoạt áp dụng phù hợp với hoàn cảnh hiện tại để nhanh chóng đạt hiệu quả nhé.
