Liên hệ thực tiễn việc thực hiện các nguyên tắc điều hành tại cơ quan

liên hệ thực tiễn vai trò của quản lý hành chính nhà nước ở cơ sở hiện nay?tiểu luận các nguyên tắc điều hành công sở , Liên hệ thực tiễn việc thực hiện các nguyên tắc điều hành tại cơ quan? Qua bài chia sẻ : KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ CỦA ỦY BAN NHÂN  DÂN CẤP CƠ SỞI. BẢN CHẤT, MỤC TIÊU, NHIỆM VỤ CỦA ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ

 

* Khái niệm

– Các nhà luật học của Cộng hòa Pháp cho rằng:Công sở là một tổ chức có cơ cấu nhất định, có sự phân công chức năng, thực hiện hoạt động công vụ dưới sự điều  chỉnh của quy tắc, thể chế và sự hỗ trợ của tài sản, thiết bị. (Nguồn: Luật hành chính  Gustave peiser. NXB Chính trị quốc gia, HN, 1994).

– Trong khoa học quản lý ở Việt Nam hiện nay, thuật ngữ công sở cũng được hiểu  theo nhiều nhiều nghĩa, ứng với những cách tiếp cận khác nhau:

+ Tiếp cận “công sở” ở khía cạnh vật chất địa điểm: Công sở là trụ sở cơ quan  hành chính nhà nước – nơi công vụ được tiến hành hay dịch vụ công được cung cấp.

(Theo Quyết định số 213/2006/QĐ-TTg ngày 25/9/2006 của Thủ tướng Chính  phủ ban hành Quy chế quản lý công sở của cơ quan hành chính nhà nước)

+ Tiếp cận “công sở” dưới góc độ tổ chức

• Theo nghĩa rộng: công sở chỉ cơ quan trong bộ máy nhà nước nói chung (lập  pháp, hành pháp, tư pháp)

• Theo nghĩa hẹp: Công sở chỉ bao gồm các cơ quan hành chính nhà nước. 

 

– Trong phần lớn các trường hợp, công sở được hiểu như là một dạng tổ chức trong xã hội.

 

– Xem xét một cách cụ thể hơn, có thể thấy thuật ngữ này được sử dụng để thay thế cho một thuật ngữ khác quen dùng là “cơ quan” mà hiểu một cách đầy đủ là “cơ quan hành chính nhà nước

– Từ các cách tiếp cận trên, có thể hiểu: “Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo và xử lý các văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được Nhà nước giao. Là nơi tiếp nhận đề nghị, yêu cầu, khiếu nại của dân. Do đó, công sở là bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý nhà nước” (GS. Nguyễn Văn Thâm, Giáo trình Kỹ 

thuật điều hành công sở, NXB Giáo dục vàĐào tạo, Hà Nội, 2012).Tùy vào cách tiếp cận khái niệm mà xác định (bệnh viện, trường học nếu xem xét dưới góc độ là một tổ chức xã hội, nơi cung cấp dịch vụ công thì chính là công sở).

Công sở được phân loại dựa trên các tiêu chí sau:

– Theo tiêu chí về mục đích hoạt động

+ Công sở công quyền 

Ví dụ: Ủy ban nhân dân các cấp, các sở, ban ngành 

+ Công sở sự nghiệp 

Ví dụ: Bệnh viện, trường học 

– Theo tiêu chí thẩm quyền

+ Công sở thẩm quyền chung

Ví dụ: Chính phủ và Ủy bản nhân dân các cấp

+ Công sở thẩm quyền riêng 

 

Ví dụ: Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, sở, ban, ngành ở tỉnh, hay phòng, ban ở huyện)

– Theo tiêu chí về phạm vi hoạt động

+ Công sở Trung ương

Ví dụ: Chính phủ, Các Bộ

+ Công sở vùng

Ví dụ: Viện Khoa học kỹ thuật duyên hải nam Trung bộ, Cục dữ trữ nhà nước khu vực Nghĩa Bình

+ Công sở địa phương

Ví dụ: Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện, xã

* Đặc điểm chung (giống các cơ quan nhà nước khác) 

– Thành lập trên cơ sở hiến định và luậtđịnh;

– Hoạt động trên cơ sở quyền lực nhà nước, nhân danh nhà nước thực hiện các chức  năng, nhiệm vụ do nhà nước quy định, và được nhà nước bảo đảm thực hiện bằng các  biễn pháp cưỡng chế;

– Nằm trong quan hệ theo hệ thống thứ bậc;

– Phục vụ lợi ích công, lợi ích nhà nước và nhân dân;

– Được nhà nước bảo đảm các nguồn lực hoạt động.

* Đặc điểm riêng

– Có chức năng, nhiệm vụ chấp hành vàđiều hành

Ví dụ:Tính chấp hành vàđiều hành của công sở hành chính nhà nước được thể hiện rõ  qua văn bản pháp quy:

 

“Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế – xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở” (Điều 2 Luật số 

11/2003/QH11 ngày 26/11/2003 về tổ chức HĐND và UBND).

– Có hệ thống các đơn vị hành chính, sự nghiệp có thu.

Ví dụ: các trường học, bệnh viện, nhà văn hóa, nhà an dưỡng.

– Được tổ chức từ Trung ương đến địa phương tạo thành hệ thống các cơ quan hành pháp.

Ví dụ:Hiện nay cơ quan hành chính nước ta được tổ chức thành 4 câp hành chính: cấp hành chính Trung ương, tỉnh, huyện, xã, tương ứng với đó là Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã.

– Mỗi cơ quan hành chính nhà nước đều có một thẩm quyền nhất định do Hiến pháp, luật quy định hoặc theo quyết định thành lập của cơ quan hành chính nhà nước cấp trên.

Ví dụ: Nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan chuyên môn cấp huyện được quy định tàiđiều 4, Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 quy định tổ chức các cơ  quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

– Công sở hành chính nhà nước phải hoạt động liên tục. 

* Một số đặc điểm khác cần lưu ý

– Tài sản của công sở đặt dưới chế độ công sản, được điều chỉnh bởi Luật ngân sách nhà nước và các quy định pháp luật khác về chế độ quản lý tài sản công.

 

– Nhân viên làm việc trong công sở gọi là cán bộ, công chức, quy định tại Luật cán bộ công chức.

– Tiền dùng trong công sở gọi là công quỹ, được thu chi theo chế độ tài chính nhà nước, thông qua Kho bạc Nhà nước.

– Phương thức hoạt động chủ yếu trong công tác quản lý nhà nước cơ bản được thực hiện bằng các văn bản (công văn).

– Hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ của công chức trong các công sở nhằm giải quyết mối quan hệ giữa các cơ quan nhà nước với công dân gọi là công vụ.

– Công sở phải hoạt động theo quy chế nội quy nhất định và thống nhất với các quy  định của pháp luật .

Công sở được thành lập để thực hiện những nhiệm vụ sau:

1. Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch hoạt động;

2. Xây dựng và vận hành một cơ cấu tổ chức hợp lý;

3. Quản lý công vụ và phối hợp hoạt động;

4. Quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên;

5. Giám sát và kiểm tra hoạt động của các cá nhân, đơn vị;

6. Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin quản lý, tổ chức hoạt động;

7. Quản lý và thực hiện việc sử dụng ngân sách;

8. Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi;

9. Bảo vệ chính trị nội bộ,an toàn và an ninh trật tự trong công sở;

10. Xây dựng văn hóa công sở tích cực và xây dựng công sở thành một tổ chức học tập;

5

11. Tham gia nghiên cứu, xây dựng và đóng góp cho việc hoàn thiện hệ thống chính sách công, đặc biệt là các chính sách liên quan trực tiếp đến ngành, lĩnh vực mà công sở hoạt động. Nhiệm vụ chung nhất của công sở là quản lý (trong nội bộ công sở) và thực thi công vụ hoặc cung cấp dịch vụ công.

d. Quản lý công sở và phân loại chức năng quản lý 

Khái niệm

– Theo nghĩa rộng, quản lý công sở là quản lý hành chính nhà nước, là sự tác động của cơ quan hành chính nhà nước lên đối tượng là con người hoặc là các mối quan hệ xã hội để đạt được mục tiêu của Chính phủ.

– Theo nghĩa hẹp, quản lý công sở được hiểu là quản lý trụ sở làm việc của cơ quan  tổ chức.

– Cụ thể hơn: Quản lý công sở là hoạt động liên quan đến việc nghiên cứu và ứng dụng các kỹ năng, kỹ thuật quản lý trong tổ chức lao động công sở nhằm đảm bảo cho công sở thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao và phát triển hơn nữa công sở một cách bền vững.

Quản lý công sở là tất yếu

+ Quản lýđể hướng tới mục tiêu

+ Quản lý để kiểm soát việc sử dụng quyền lực

Khái niệm

Chức năng quản lý là cách thức tác động phức hợp và ổn định từ các chủ thể quản lý đến đối tượng bị quản lý dựa trên sự phân công và phối hợp các nhiệm vụ quản lý.

 

– Chức năng quản lý có thể chia làm 3 nhóm chính:

+ Quản lý tổng quát (thiết lập yêu cầu thể chế, chính sách quản lý, phối hợp điều  tiết, kiểm tra vàđánh giá công việc ).

+ Quản lý cấu trúc tổ chức (thành lập tổ chức, mối quan hệ với tổ chức khác, tái  cơ cấu tổ chức ).

+ Quản lý các hoạt động cụ thể (tổ chức công việc, nhân sự, tài chính ).

– Xét về tổng thể các chức năng quản lý thường bao gồm các hoạt động: lập kế  hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm soát.

+ Lập kế hoạch là xác định mục tiêu và những công việc cần làm để đạt được mục  tiêu đó.

+ Tổ chức là thiết lập bộ máy quản lý để sử dụng một cách tối ưu các nguồn lực  hướng đến mục tiêu.

+ Điều hành là sự chỉ đạo, điều chỉnh các hoạt động diễn ra theo kế hoạch. 

+ Phối hợp là sự trao đổi, kết nối các hoạt động giữa các chủ thể trong tổ chức  theo một mục đích nhất định.

+ Kiểm soát là kiểm tra, giám sát công việc xem có tuân thủ theo kế hoạch đề ra  hay không.

e. Những yêu cầu pháp lý đối với điều hành công sở

– Hiện nay, hệ thống văn bản pháp lýcơ bản về quản lý công sở có thể được phân loại 

thành các nhóm chính sau đây:

+ Những quy định về thẩm quyền và trách nhiệm quản lý.

Ví dụ: Luật số32/2001/QH10 ngày25/12/2001 về Tổ chức Chính phủ;Luật số 11/2003/QH11 ngày 26/11/2003 về Tổ chức HĐND và UBND

+ Những hướng dẫn về quy chế làm việc, quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, 

viên chức trong công sở.

Ví dụ: Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 13/4/2006 ban hành kèm theo Quy chế làm việc mẫu của UBND xã, phường, thị trấn; Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2008 về Quy chế văn hóa công sở.(* Lưu ý: Quy chế cũng được xem là một định chế pháp lý trong hoạt động của công sở.

Quy chế là văn bản do cơ quan, công sở ban hành, dựa trên các văn bản các quy định của cơ quan nhà nước cấp trên, được thảo luận, bàn bạc dân chủ nhằm cụ thể hóa các hoạt động của cơ quan công sở.

Vai trò của quy chế:

– Tạo sự thống nhất, phối hợp trong điều hành thực thi công vụ

– Tạo nề nếp làm việc khoa học, chuyên nghiệp.

– Giúp giảm tiêu cực trong điều hành và thực thi

– Làm cơ sở để kiểm tra đánh giá.

– Là tiền đề hình thành văn hóa công sở)

+ Những quy định về công tác tổ chức và quản lý nhân sự

Ví dụ: Luật số22/2008/QH12 ngày 13/11/2008 về Cán bộ, công chức.

+ Những quy định về chế độ quản lý tài chính.

Ví dụ: Luật số 09/2008/QH12 ngày 03/6/2008 về Quản lý, sử dụng tài sản nhà  nước.

+ Những quy định về kiểm soát công vụ.

 

Ví dụ: Nghị định số 48/2013/NĐ-CP ngày 14/5/2013 sửa đổi bổ sung Nghị định số  63/2010/NĐ-CP ngày 08/6/2010 về Kiểm soát thủ tục hành chính.

2.1 Những nguyên tắc

Khái niệm

Nguyên tắc điều hành công sở có thể hiểu đơn giản là tập hợp những quy tắc, quy định hay tư tưởng mà tổ chức căn cứ vào đó để tiến hành hoạt động điều hành hướng tổ chức tới mục tiêu đã đặt ra.

– Nguyên tắc quản lý thường được chia thành hai nhóm:

+ Nhóm nguyên tắc chung: áp dụng được, hệ thống, đa chức năng, định hướng giá trị 

+ Nhóm nguyên tắc riêng: tập trung và phân quyền trong quản lý, kế hoạch, tính thứ bậc, pháp chế 

– Xét tổng quát, quản lý công sở phải đảm bảo những nguyên tắc nhất định như: 

pháp chế; công khai dân chủ; liên tục, kịp thời; chính xác, khách quan, trung thực; phù hợp với văn hóa – đạo đức công vụ. 

a. Nguyên tắc pháp chế

– Khái niệm

Pháp chế là một trong những phương pháp quản lý nhà nước đối với xã hội.Pháp chế là một trật tự pháp luật trong đó tất cả các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và mọi công dân đều phải tôn trọng và thực hiện pháp luật một cách nghiêm chỉnh, triệt để và chính xác.

– Nội dung nguyên tắc pháp chế

9

Điều hành công sở phải tuân thủ nguyên tắc pháp chế có thể hiểu là hoạt động quản lý công sở phải tuân theo quy định của pháp luật. Xem đó là nguyên tắc xuyên suốt cơ bản trong hoạt động quản lý công sở. Điều này đồng nghĩa với việc:

+ Tất cả các hoạt động của công sở phải được thể hiện thông qua các quy định 

quy chế cụ thể. 

+ Các hành vi điều hành tại công sở cũng phải tuân theo quy định của Nhà nước.

+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật về quyết định của mình.

– Vai trò của nguyên tắc pháp chế

+ Tạo ý thức tự giác cho các thành viên trong công sở;

+ Đảm bảo lợi ích hợp pháp cho các thành viên trong công sở;

+ Đảm bảo sự công bằng;

+ Tránh sự lạm quyền 

– Biện pháp đảm bảo nguyên tắc pháp chế

+ Phân công rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn của các thành viên trong công sở;

+ Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát;

+ Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật;

+ Xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm pháp chế.

Liên hệ thực tiễn.

– Hiện nay, việc thực hiện nguyên tắc pháp chế ở các cơ quan luôn được quán triệt, xem đó là nguyên tắc cơ bản, xuyên suốt trong hoạt động công vụ. Ngày 8/11/2013 Thủ tướng Chính phủ quyết định lấy ngày 9/11 hàng năm làm ngày pháp luật Việt Nam, điều này cho thấy được tầm quan trọng của pháp luật và việc tuân thủ pháp chế.Tuy nhiên, vẫn còn đó nhiều trường hợp vi phạm pháp chế, gây ảnh hưởng xấu đến tính chất của nền công vụ (lấy ví dụ các vụán tham nhũng).

 

b. Nguyên tắc công khai, dân chủ

* Công khai

– Nguyên tắc công khai có nghĩa là mọi thành viên trong công sở phải được biết và đều biết rõ công việc và trách nhiệm của mỗi người, của đơn vị mình và của toàn công sở.

– Vai trò của công khai:

+ Tạo sự hiểu biết và hợp tác trong công việc, giúp công việc trở nên linh hoạt và thích ứng nhanh với thực tế thay đổi;

+ Đảm bảo dân chủ hóa hoạt động quản lý công sở từ đó tập trung được trí tuệ 

của tập thể;

+ Phục vụ cho hoạt động kiểm tra, giám sát;

+ Tránh tình trạng cục bộ quan liêu, lạm quyền, tham nhũng;

+ Tạo điều kiện cho công tác tiết kiệm, chống lãng phí được thực hiện một cách  có hiệu quả;

+ Tăng cường sự hài lòng của đối tượng phục vụ, công dân và tổ chức có thể kiểm tra giám sát, yêu cầu tăng chất lượng phục vụ.

-Nội dung côngkhai: 

Cơ cấu tổ chức, thủ tục hành chính, tài chính, quyền hạn, trách nhiệm của các thành viên trong tổ chức, công tác bố trí sử dụng nhân lực 

– Hình thức công khai: 

Công khaithông qua niêm yết ở cơ quan, qua họp, phương tiện truyền thông, điện tử 

 

– Nguyên tắc dân chủ được hiểu là quyền tham gia bàn bạc vào công việc chung, tông trọn quyền lợi của các thành viên trong công sở.

– Vai trò của việc thực hiện nguyên tắc dân chủ

+ Dân chủ thể hiện được bản chất của nhà nước ta trong thực hiện công vụ;

+ Tránh được sự lạm quyền; 

+ Thu hút được sự sáng tạo của các thành viên trong tổ chức;

+ Thu thập được nhiều thông tin; 

+ Tăng sự hỗ trợ và cam kết thực hiện và quan trọng hơn càng có nhiều người tham gia định chính sách thì chính sách càng dễ phản ánh những khát vọng và bận tâm của người dân.

– Hình thức dân chủ

Cán bộ, công chức có thể đóng góp ý kiến qua hội nghị cán bộ, công chức cơ quan, họp, góp ý trực tiếp với lãnh đạo hay phiếu hỏi Ví dụ: hiện nay tại nhiều công sở hành chính nhà nước có bố trí thùng thư góp ý, tạo điều kiện cho cá nhân trong công sở đóng góp ý kiến của mình lên cấp lãnh đạo để hoàn thiện nhiệm vụ của công sở.

– Một số vấn đề cần chú ý khi thực hiện nguyên tắc dân chủ

+ Dân chủ trong khuôn khổ của Hiến pháp và pháp luật; phát huy dân chủ, đồng 

thời kiên quyết xử lý những hànhvi lợi dụng dân chủ;

+ Dân chủ phải đảm bảo được sự lãnh đạo của tập thể và cá nhân chịu trách 

nhiệm;

+ Nguyên tắc dân chủ đòi hỏi trước tiên ở vai trò của người lãnh đạo. Nếu lãnh 

đạo độc đoán, chỉ có dân chủ hình thức mà thôi;

 

+ Dân chủ phải gắn liền với công khai, công khai phục vụ cho dân chủ và dân chủ được thể hiện qua công khai.Điều này được giải thích vì có công khai thì các cá nhân trong tổ chức mới biết được các vấn đề trong tổ chức, từ đó tạo tiền đề cho dân chủ.Bên cạnh đó khi dân chủ được đề cao, đòi hỏi sự tham gia góp ý kiến của nhiều người trong việc ra quyết định, thì công khai phải được thực hiện triệt để hơn nữa.

Thực tiễn hiện nay cho thấy, nguyên tắc công khai trong các công sở được thực hiện khá tốt, hàng loạt vấn đề trong công sở được công khai từ cơ cấu tổ chức, quyền hạn, trách nhiệm và đặc biệt là công khai tài chính và thủ tục hành chính Trong Chỉ số PAPI (Hiệu quả quản trị và Hành chính công cấp tỉnh ở Việt Nam) 2012- một chương trình điều tra người dân trên toàn quốc về hiệu quả hành chính công cấp tỉnh, Bình Định là địa phương đứng thứ hạng khá cao- thứ hai trong điểm thành phần về kiểm soát tham nhũng và thứ nhất về điểm số thành phần sự tham gia của người dân ở cấp cơ sở. Điều này cho thấyđược việc thực hiện nguyên tắc công khai dân chủở tỉnh ta là khá tốt.Tuy nhiên, vẫn còn nhiều bất cập như công khai chưa đầy đủ thủ tục hành chính hay công khai quá chung, người dân vẫn chưa biết quy trình làm từ đâu, niêm yết thủ tục hành chính đã lỗi thời, hết hiệu lực, quy định thời gian giải quyết thủ tục hành chính còn tùy tiện, chỉ vào một số ngày trong tuần

– Tính tất yếu của nguyên tắc

+ Do tính chất của công việc hành pháp quy định;

+ Xuất phát từxu hướng toàn cầu hóa nền kinh tế.

– Biểu hiện của nguyên tắc

Tính liên tục thể hiện trước hết trong quan hệ điều hành (thông tin quản lý được truyền đạt kịp thời, nhanh chóng, không bị gián đoạn.Ngoài ra đó còn là sự phát triển liên tục của công việc, mọi việc thực hiện tốt, không bị bỏ dở, liên tục trong kiểm tra, đánh giá.

– Vai trò của nguyên tắc liên tục, kịp thời

+ Đảm bảo các hoạt động chấp hành, điều hành được tiến hành liên tục, tránh ách tắc, ngưng trệ;

+ Đảm bảo tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả giải quyết công việc;

+ Đáp ứng được những thay đổi trong công việc;

+ Cung cấp được nhiều dịch vụ công theo nhu cầu của công dân.

-Yêu cầu khi thực hiện nguyên tắc

+ Quy rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân trong tổ chức, từ đó tránh được trình trạng trốn tránh, đùn đẩy trách nhiệm, gây ách tắc trong công việc;

+ Các nhiệm vụ trong công sở cần quy định rõ ràng về thời gian hoàn thành;

+ Quy địnhrõ cơ chế phối hợp trong công việc, gắn với quản lý công sở theo hướng kịp thời thích ứng, thay đổi đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới và hội nhập hiện nay.

Về cơ bản, nguyên tắc liên tục, kịp thời trong quản lý công sở hiện nay ở nước ta thực hiện tương đối tốt.Minh chứng rõ nhất là chúng ta đã và đang thực hiện khá thành công cơ chế một cửa một cửa liên thông trong giải quyết các thủ tục hành chính cho nhân dân.Tại Bình Định, chính việcđảm bảo tính liên tục, kịp thời trong việc cải cách hành chính, đẩy mạnh thu hút đầu tư đã đem lại những kết quả hết sức khả quan: Trong 4  tháng đầu năm 2013, toàn tỉnh đã thu hút được 22 dự án đăng ký đầu tư với tổng số vốn trên 1,5 tỉ USD. Đặc biệt, Bình Định cũng là tỉnh mới nhất có những dự án tỉ USD cam kết đầu tư vào địa phương như: dự án tổ hợp lọc hóa dầu vốn đầu tư gần 28 USD của Tập đoàn Dầu khí Thái lan; dự án sản xuất, lắp ráp xe buýt, linh phụ kiện cho ô tô và các loại xe máy nông nghiệp với tổng vốn đầu tư 1 tỉ USD của công ty TNHH MTV BUS industrial centre.

– Pháp luật là công cụ đặc biệt quan trọng trong việc quản lý và điều chỉnh các quan hệ xã hội, là điều kiện cần thiết giúp ổn định chính trị, trật tự an toàn xã hội. Tuy nhiên, pháp luật luôn có “lỗ hổng” của nó, và không phải bất kỳ khi nào và trong bất kỳ hoàn cảnh nào pháp luật đều có thể điều chỉnh chứ chưa nói đến việc điều chỉnh có hiệu quả hay không. Khi đó, quy tắc đạo đức và quy tắc xã hội sẽ bổ sung và lấp đầy những khoảng trống mà pháp luật không thể điều chỉnh hết.Trong hoạt động công vụ, ngoài pháp luật, đạo đức công vụ cũng đóng vai trò quan trọng trong điều chỉnh hànhvi của cán bộ công chức.

– Khái niệm đạo đức công vụ

Đạo đức công vụlà những chuẩn mực, quy tắc được thừa nhận mà cán bộ công chức cần lấy đó làm tôn chỉ để thực hiện hoạt động công vụ của mình.

– Ở nước ta, theo tư tưởng Hồ Chí Minh, đạo đức công vụ được thể hiện trong các nguyên tắc, chuẩn mực như:

+ Cần, kiệm, liêm, chính, chí công, vô tư;

+ Có tính thần trách nhiệm cao với công việc;

+ Chấp hành nghiêm kỷ luật và có tính sáng tạo trong thi hành công vụ;

+ Có ý chí cầu tiến bộ, luôn phấn đấu trong công việc;

+ Có tinh thần thân ái, hợp tác với đồng nghiệp trong công việc.

 

– Với vai trò quan trọng của pháp luật và đạo đức trong thực hiện công vụ, Đảng ta chủ trương: tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, xây dựng nhà nước pháp quyền Việt Nam; quản lý xã hội bằng pháp luật, đồng thời coi trọng giáo dục, nâng cao đạo đức.

Thực tiễn hiện nay cho thấy, vấn đề thực hiện đạo đức công vụ ở nước ta vẫn còn khá nhiều bất cập, điều này cũng đã được ghi rõ trong Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần XI:“Tình trạng suy thoái về chính trị, tư tưởng, đạo đức, lối sống trong một bộ phận không nhỏ cán bộ, đảng viên và tình trạng tham nhũng, lãng phí, quan liêu, những tiêu cực và tệ nạn xã hội chưa được ngăn chặn, đẩy lùi mà còn tiếp tục diễn biến phức tạp, cùng với sự phân hoá giàu nghèo và sự yếu kém trong quản lý, điều 

hành của nhiều cấp, nhiều ngành làm giảm lòng tin của nhân dân đối với Đảng và Nhà nước, đe dọa sự ổn định, phát triển của đất nước”.

e. Nguyên tắc đạt được hiệu quả tối ưu

– Hiệu quả là kết quả trên chi phí bỏ ra.

– Việc đánh giá hiệu quả quản lý công sở sẽ đem lại một cái nhìn sâu sắc hơn về những điểm mạnh, những tồn tại và cũng là một sự khởi đầu tốt cho việc xây dựng hệ thống quản lý công sở nhằm thúc đẩy sự phát triển bềnh vững và cũng có thể là điểm khởi đầu cho việc xây dựng một hệ thống quản lý công sở đảm bảo chất lượng bên trong.

– Giải pháp để quản lý hiệu quả

+ Trước hết, phải tối ưu hóa các nhiệm vụ, tức là làm cho các nhiệm vụ phù hợp với trách nhiệm, quyền hạn, điều này đòi hòi phải phân công công việc một cách cụ thể, rõ ràng;

+ Thứ hai, phải đảm bảo thực hiện tốt các nguyên tắc pháp chế, công khai dân chủ, liên tục, kịp thời và phù hợp với văn hóa đạo đức công vụ;

16

+ Thứ ba, tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, xử lý ngiêm các trường hợp viphạm, không bao che, dung dưỡng;

+ Bên cạnh đó, quản lý công sở là hoạt động có tính khoa học cao, do vậy phải được tiến hành dựa trên những thành tượu khoa học, đặc biệt là khoa học quản lý, pháp lý;

+ Áp dụng những thành tượu của khoa học thông tin vào quản lý.

– Các nguyên tăc cơ bản chủ yếu nêu trên vừa mang tính độc lập, vừa có mối quan hệ tương tác lẫn nhau, cụ thể:

+ Khi thực hiện nguyên tắc công khai phải tuân theo nguyên tắc liên tục, bởi nếu công khai không liên tục, mọi thành viên trong công sở không kiểm tra, giám sát được, bên cạnh đó, công khai phải được diễn ra kịp thời, tránh để thông tin công khai trở nên lạc hậu, gây hạn chế trong thi hành công vụ;+ Bên cạnh đó nguyên tắc đạt hiệu quả tối ưu đòi hỏi chúng ta phải áp dụng thành tượu của khoa học quản lý, đặc biệt công nghệ thông tin trong điều hành, điều này giúp cho việc công khai các thủ tục dễ dàng hơn, từ đó đảm bảo tốt hơn sự tham gia của cán bộ, công chức, người dân khi thực hiện công vụ, như vậy nâng cao tính dân chủ trong điều hành và cũng từ những điều này mà đã ngày càng đem lại được hiệu quả trong hoạt động công vụ;

+ Thêm nữa, muốn cho quá trình hoạt động công sở được liên tục thì phải thực hiện tốt nguyên tắc dân chủ hóa hoạt động điều hành. Mọi thành viên đều hiểu, tự giác thực hiện quyết định, cùng bàn bạc để có quyết định đúng đắn, tránh được tình trạng đưa ra quyết định chủ quan, duy ý chí, làm cho quyết định có tính khả quan cao, mọi người đều được quán triệt và thực hiện, dẫn đến công việc được thực hiện liên tục và dễ dàng

+ Cuối cùng, dù làm bất cứ điều gì, theo nguyên tắc nào cũng phải tuân thủ theo pháp luật, theo nội quy, quy chế của công sở thì mọi nguyên tắc mới thực hiện được. Đây là nguyên tắc xuyên suốt mà bất cứ nguyên tắc nào cũng phải tuân theo.

2.2 Mục tiêu của điều hành công sở

Điều hành công sở trong quản lý hành chính nhà nước nhằm mục tiêu: 

– Hiện thực hóa các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước

– Góp phần nâng cao năng suất lao động trong công sở. 

– Tạo nề nếp làm việc khoa học. 

– Kỹ thuật điều hành hoạt động của cơ quan, công sở là đối tượng nghiên cứu trong quá trình cải cách nền hành chính nhà nước. Mục tiêu chung nhất: cung cấp dịch vụ công hiệu quả.

Kỹ thuật điều hành công sở là phương pháp, cách thức tổ chức điều hành các hoạt động trong bộ máy hành chính, là biện pháp có tính công nghệ mà các nhà hành chính có thể vận dụng linh hoạt trong quá trình điều hành công sở.Kỹ thuật điều hành công sở bao gồm những nội dung cơ bản: lập kế hoạch, thiết kế và phân công công việc, tổ chức vàđiều hành cuộc họp, phối hợp trong quản lý, và kiểm soát công việc

1. Lập kế hoạch

a. Kế hoạch

– Khái niệm kế hoạch

Kế hoạch được hiểu là một quá trình công tác, phương án tổ chức công việc trong quá trình hoạt động của công sở.

 

Hoặc

Kế hoạch là một văn bản được ghi chép rõ ràng và xác định những hành động cụ thể mà một cơ quan, tổ chức phải thực hiện.Về phương diện hành chính: Kế hoạch là phương án tổ chức các công việc trong quá trình hoạt động của tổ chức.

– Phân loại kế hoạch

+ Theo quy mô: kế hoạch chiến lược, kế hoạch tác nghiệp.

+ Theo khuôn khổ thời gian: kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch trung hạn và kế hoạch dài hạn.

+ Theo tính chất: kế hoạch cụ thể, kế hoạch định hướng 

Ví dụ: Quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế xã hội Bình Định đến năm 2020. Kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội và dự toán ngân sách nhà nước năm 2013 

trên địa bàn tỉnh Bình Định.

– Vai trò của kế hoạch

+ Đảm bảo cho những hoạt động của tổ chức được thực hiện liên tục, thống nhất, đúng mục đích và yêu cầu đặt ra;

+ Kế hoạch tạo ra mô hình cụ thể, chi tiết giúp các nhà lãnh đạo có cái nhìn tổng quát, chính xác về tình hình thực tế của cơ quan, từ đó là cơ sở để thủ trưởng và cơ quan tổ chức chỉ đạo điều hành công việc trong thời gian, đảm bảo chủ động quán xuyến toàn diện các mặt công tác, xác định được trọng tâm công việc để thực hiện đúng tiến độ;

+ Kế hoạch giúp cho hoạt động của từng cán bộ, công chức và toàn cơ quan có mục tiêu, nhiệm vụ rõ ràng cụ thể, luôn chủ động, không bị lôi cuốn vào công việc sự vụ từ đó có thể chủ động ứng phó tối đa trước những sự kiện bất ngờ;

+ Kế hoạch giúp tổ chức tránh được lãng phí về thời gian và tiền bạc;

 

+ Giúp đơn giản hóa các mục tiêu của tổ chức (nhờ sự sắp xếp, xây dựng trình tự giải quyết công việc một cách khoa học và hợp lý);

+ Phát huy được tư duy sáng tạo của người lãnh đão, đồng thời phát huy tính tích cực tham gia đóng góp ý kiến của cán bộ, công chức;

+ Giúp tổ chức chủ động ứng phó với sự thay đổi của môi trường;

+ Là công cụ phục vụ cho công tác phân công, phối hợp, đánh giá và kiểm tra.

b. Lập kế hoạch

– Khái niệm

Lập kế hoạch là một hình thức của hoạt động quản lý, gắn liền với việc xác định các mục tiêu của hệ thống bị quản lý, tìm kiếm các phương pháp và phương tiện có hiệu quả nhất cần thiết để đạt tới các mục tiêu đặt ra.

Kết quả của hoạt động lập kế hoạch là bản kế hoạch.

Bước 1: Thu thập và xử lý thông tin (phân tích thực trạng, xác định mục tiêu lập 

kế hoạch, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng tác động);

Bước 2: Soạn thảo (đảm bảo đúng thể thức, nêu cụ thể các công việc cần thực hiện, các yêu cầu đạt được, trách nhiệm cá nhân, đơn vị, cách thức, biện pháp thực hiện);

Bước 3: Lấy ý kiến tham gia;

Bước 4: Thông qua hoặc xin ý kiến thông qua;

Bước 5: Thực hiện thủ tục công bố và ban hành.

– Lưu ý khi lập kế hoạch:

+ Kế hoạch mới chỉ là những dự kiến hành động, chứ chưa phải là hành động, do đó người lãnh đạo phải biết xác định và nắm bắt được những cơ hội.

+ Các hoạt động khác nhau cần được lên những kế hoạch khác nhau, nhưng cần 

phải nằm trong một kế hoạch tổng thể.

+ Phải xác định mục đích chính của lập kế hoạch là cách thức tiến hành chứ 

không phải là các tài liệu kế hoạch ;

+ Kế hoạch cần được xem xét dưới góc độ như một sự thiết kế cho thay đổi, là nền tảng cho việc giới thiệu những thay đổi được kiểm soát của một tổ chức để nó có thể thích nghi trước thời đại thay đổi. 

+ Trong thực hiện kế hoạch, ngoài việc hoàn thành các chỉ tiêu pháp lệnh cần phải chấp hành đầy đủ các chế độ quản lý kinh tế, chế độ báo cáo thống kê, kế toán nhà nước;

+ Ngoài ra trong quá trình lập kế hoạch cần đảm bảo một số yêu cầu: cụ thể, thiết thực, kịp thời, khả thi, thống nhất, toàn diện, dự báo, phù hợp với năng lực cán bộ công chức và mục tiêu hoạt động của cơ quan.

– Một số giải pháp giúp làm tốt công tác kế hoạch

Hiệu quả của lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch chịu tác động của nhiều yếu tố: về chính sách của cấp trên, năng lực đội ngũ cán bộ công chức làm công tác hoạch định, về kinh phí, vật chất Tuy nhiên, để đảm bảo điều kiện và tiền đề cho việc đổi mới công tác kế hoạch cần làm tốt công tác thông tin, cụ thể:

+ Xác định các loại thông tin báo cáo cần thiết, thống nhất biểu mẫu các loại thông tin báo cáo; 

+ Xác định hệ thống tổ chức bộ máy thu thập và xử lý thông tin; 

+ Xác định rõ trách nhiệm cung cấp các loại thông tin đối với những đơn vị, bộ phận có liên quan; 

+ Thiết kế cụ thể các nguồn thông tin và địa chỉ cần phân phối thông tin nhằm hỗ trợ cho công tác kế hoạch hóa; 

 

+ Xác định rõ ràng những thông tin mật không công bố; 

+ Xây dựng và phát triển công tác dự báo và phân tích tình hình nhằm kịp thời 

xử lý được những thông tin để phân tích giúp cho việc điều hành một cách nhanh 

nhạy.

* Thiết kế công việc

– Khái niệm

Thiết kế công việc là việc phân chia các loại công việc lớn, nhỏ sao cho hợp lý. 

Đây là quá trình xác định nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm cụ thể của cán bộ công 

chức trong thực hiện nhiệm vụ.

– Vai trò của thiết kế công việc:

+ Giúp cho việc đạt được mục tiêu của tổ chức trở nên cụ thể hơn và khả thi hơn

+ Là cơ sở của phân công và thực thi công việc

+ Tạo tiền đề cho việc sử dụng hiệu quả nguồn lực của tổ chức

+ Là cơ sở cho hoạt động đánh giá cán bộ công chức.

– Nội dung của thiết kế công việc gồm các bước

Đánh giá công việc thực tại, phân tích công việc và thiết kế công việc.

a) Đánh giá công việc thực tại

Thảo luận với người lao động và người giám sát liên quan để biết được hiệu quả(chất lượng, tiến độ) trong thực thi công việc, đánh giá xem có cần phải thay đổi gì đối với điều kiện làm việc hay có cần đào tạo không? Việc đánh giá sẽ cho chúng ta cái nhìn tổng quan về tình hình thực hiện công việc thực tại, qua đó xác định được có cần thiết phải thiết kế công việc hay dự đoán được tính khả thi khi thiết kế công việc.

b) Phân tích công việc

22

– Khái niệm

Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng, có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của công việc. Nó bao gồm nhiều việc như kiểm tra côngviệc, quyết định nhiệm vụ phải làm, cân nhắc xem thiết bị và đặc điểm nào tại nơi làm việc có tầm quan trọng để hoàn thành các nhiệm vụ, xác định các rắc rối, rủi ro 

– Vai trò của phân tích công việc:

+ Làm sáng tỏ tính chất, nội dung, nhiệm vụ xem có phù hợp với chức năng, 

nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan hay không;

+ Xác định nhân lực, tiêu chuẩn chuyên môn và phẩm chất để thực hiện công 

việc;

+ Chỉ ra điều kiện vật chất trang thiết bị, môi trường thực hiện công việc;

+ Chỉ ra điểm thiếu sót về mặt kỹ năng của người lao động cần phải được đào 

tạo bổ sung;

+ Thấy được các yếu tố tác động xấu đến hiệu quả làm việc để loại trừ.

– Yêu cầu khi phân tích công việc:

+ Nắm vững cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, trách nhiệm quyền hạn của từng thành viên trong tổ chức;

+ Thu thập đầy đủ thông tin về công việc và những vấn đề liên quan đến công 

việc.

c) Thiết kế công việc

– Khái niệm

Thiết kế công việc là căn cứ trên cơ sở phân tích công việc thực tại, xác định phương pháp làm việc, thời gian làm việc nghỉ ngơi, yêu cầu đào tạo, trang thiết bị cần thiết, và các vấn đề khác đảm bảo phù hợp nhất để thực hiện công việc.

Kết quả của thiết kế công việc là bản mô tả công việc được giao, trong đó liệt kê các kỹ năng của người được giao việc, phát thảo kết quả mong muốn đạt được, xác định các nguyên tắc chỉ đạo và thời hạn được biết, liệt kê các nguồn lực cần thiết và các kết quả khi thực hiện tốt công việc.

– Yêu cầu khi thiết kế công việc:

+ Phù hợp với mục tiêu của tổ chức và đơn vị.

+ Nội dung công việc phải rõ ràng, có tính khả thi.

+ Phải đảm bảo khuyến khích sựsáng tạo của nhân viên khi thực hiện nhiệm vụ.

+ Đảm bảo sự phối hợp của nhân viên

+ Có khả năng kiểm tra việc thi hành công việc một cách thuận lợi

Ví dụ:

Mục tiêu của bộ phận một cửa tại UBND quận Ô môn, Tp Cần Thơ là đảm bảo giải quyết nhanh các thủ tục hành chính mà người dân yêu cầu, do đó nó bộ phận này được tổ chức gọn, đảm bảo tính chuyên môn hóa công việc, bên cạnh đó công việc của từng bộ phận được phân chia rõ ràng, phòng giải quyết thủ tục hành chính được chia làm 8 khu vực (thủ tục làm chứng minh nhân dân, chứng thực hộ tịch, đăng kí kinh doanh, đất đai, môi trường, thuế, lệ phí, trả kết quả). Tuy phân chia rõ ràng nhiệm vụ nhưng các bộ phận luôn có sự phối hợp trong thực hiện công việc.

– Phương pháp thiết kế công việc

+ Thiết kế công việc theo dây chuyền: Một nhiệm vụ được chia thành nhiều công việc khác nhau tạo thành một chũi giải quyết công việc theo dây chuyền.

Ví dụ: tuyển dụng công chức

+ Thiết kế công việc theo nhóm: các công việc được thực hiện bởi một nhóm được phân công, và các cá nhân tự hoàn thành công việc của mình để hoàn thành 

nhiệm vụ chung của nhóm.

24

Ví dụ: Thiết kế công việc tại phòng tài chính – kê toán, phòng nội vụ.

+ Thiết kế công việc theo từng cá nhân: công việc được giao độc lập cho từng 

các nhân thực hiện

Ví dụ: trong công sở, công chức có thể được giao thực hiện các công việc như soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản 

* Phân công công việc

– Khái niệm

Phân công là giao cho làm một việc nhất định nào đó.Phân công công việc là quá trình phân chia các nhiệm vụ thành các công việc cụ thể.

– Căn cứ phân công công việc:

+ Phân công công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đơn vị. 

Mỗi cơ quan Nhà nước được thành lập đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền nhất định. Do vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau nên đặc điểm hoạt động và nhiệm vụ được giao cũng khác nhau.

Ví dụ:

Chức năng, nhiệm vụ của Bộ Nội vụ được quy định tại Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10/8/2012 như trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, ban hành thông tư quyết định, chỉ thị 

+ Phân công công việc theo khối lượng và tính chất của công việc. Điều này có nghĩa là căn cứ vào khối lượng công việc nhiều hay ít, tính chất công việc đơn giản hay phức tạp, đồng thời phải xác định được năng lực của người thực hiện để phân chia sao cho hợp lý.

Để phân công công việc theo khối lượng và tính chất công việc đảm bảo hiệu 

quả đòi hỏi chất và lượng của công việc phải được phân phối một cách hợp lý, không