Các nguyên tắc và cách soạn một CV và thư xin việc tốt – GS Nguyễn Văn Tuấn

Các nguyên tắc và cách soạn một CV và thư xin việc tốt – GS Nguyễn Văn Tuấn .Trong thời gian vừa qua mình có đọc khá nhiều về các cách viết CV xin việc để có thể đáp ứng được thêm thư viện, database phong phú tới mọi người, và thật may mắn mình đã gặp được bài viết của GS Nguyễn Văn Tuấn  ( một nhà khoa học y khoa chuyên về dịch tễ học và di truyền loãng xương. Ông hiện là nghiên cứu viên chính tại viện Garvan, Úc[(đầy đủ về 2 vấn đề này nên share lại tới mọi người.

GS Nguyễn Văn Tuấn đã chia sẻ cả cách viết CV tốt và cách viết một cover letter tốt, bài viết khá dài, phân tích rõ và đi cụ thể, tường minh từng lý do một cho một CV xin việc tốt:

(các bạn cũng có thể đọc luôn bài viết phân tích các lỗi sai khi viết Cv rất cụ thể như cuối bằng hoặc theo link này):

Cách soạn một CV tốt:

Hơn 15 năm trước, tôi có tham gia một diễn đàn (thời đó gọi là VNSA) và tôi có viết một loạt bài mách mẹo cách soạn một CV cho sinh viên và nghiên cứu sinh. Từ đó đến nay đã có nhiều thay đổi trong cách soạn CV, và tôi đã học nhiều hơn qua những tiếp xúc với CV người khác, nên có dịp cập nhật hoá một số điều. Bài này tiếp theo mấy bài trước sẽ chia sẻ cách soạn một CV cho sinh viên đang học hay mới ra trường.

Nội dung:

CV là một văn bản cá nhân. Thật vậy, CV dĩ nhiên là viết tắt của chữ Latin “Curriculum Vitae”, có nghĩa là “chuyện đời của một cá nhân”. Người ta thường hay nói người đầu tiên viết CV chẳng ai khác hơn là danh hoạ Leonardo Da Vinci, cách đây hơn 500 năm (1).

CV không phải là những thông tin cố định. Bởi vì nó là một câu chuyện đời, cho nên thông tin trong CV thường thay đổi theo thời gian khi có dữ liệu mới. Những thông tin mới có thể bao gồm giải thưởng, quá trình học hành, công trình mới công bố, v.v.

Không có một công thức cố định. Ngoài ra, mỗi một công việc cần một dạng CV khác nhau, cho nên ngay cả công thức CV cũng khác biệt cho các nhu cầu khác nhau. Một CV cho một công việc hàn lâm thường rất khác với CV cho một công việc trong các công ti kĩ nghệ. Cách hay nhất là tham khảo các CV trước đây và đặc biệt là tiêu chuẩn tuyển chọn để nương theo mà viết.

Một CV tiêu biểu cho sinh viên thường có 10 nội dung sau đây:

1. Tóm tắt (Executive Summary)

Thông thường các CV khoa học thường có một khoảng nửa trang tóm tắt (giống như abstract của bài báo) để “câu” người đọc. Trong phần này, ứng viên có thể viết về cá nhân mình (sinh quán), quá trình học vấn, và những thành tựu chính đã đạt được sao cho thích hợp với công việc hay học bổng mình đang xin. Nên nhớ là viết với một văn phong tích cực sao cho người đọc cảm thấy đây là một ứng viên ham học, muốn tìm tòi cái mới, và có triển vọng.

2. Chi tiết cá nhân (Personal detail)

Bao gồm tên họ (nhấn mạnh họ để người phương Tây biết); ngày tháng năm sinh; quê quán; địa chỉ hiện tại và các thông tin để liên lạc như số điện thoại và email. Ngoài ra, một số còn cung cấp thêm thông tin về tình trạng gia đình (thậm chí bao nhiêu con và vợ con tên gì), công dân nước nào, v.v.

3. Quá trình học vấn (Educational bacground)

Cung cấp thông tin về năm theo học, trường học, và bằng cấp. Đối với nghiên cứu sinh, nếu có thông tin như tên của thầy cô hướng dẫn và luận án cũng rất tốt. Nên nhớ là liệt kê theo thời gian ngược, tức là những cái gì mới nhất đưa lên đầu, và những cái gì cũ nhất đưa xuống dưới. Đó là phong cách của người phương Tây. Chúng ta muốn xin việc hay học bổng họ thì phải làm … theo họ.

4. Quá trình việc làm trước đây (Employments)

Cung cấp những thông tin về chức vụ, tên của cơ quan hay công ti, thời gian từ năm nào đến năm nào, và mỗi công việc thêm một dòng ngắn gọn viết về nhiệm vụ chính. Thông thường thì sinh viên chưa có nhiều việc làm trước đây, nên mục này thường chưa “phong phú”. Tuy nhiên, nếu đã có làm part-time (bán thời gian) trong các nhà hàng hay hãng xưởng thì cũng nên ghi vào. Quan trọng là ghi những chỗ làm có liên quan đến công việc hay học bổng mình đang tìm.

5. Giải thưởng

Liệt kê những giải thưởng chuyên ngành và những giải thưởng trong thời gian theo học. Những giải thưởng do trường cấp, do tổ chức cộng đồng trao cho, v.v. đều có ý nghĩa. Ghi năm, tên giải thưởng, và tổ chức trao giải.

6. Đóng góp cho chuyên ngành

Thường thì phần này thích hợp cho nghiên cứu sinh và nhà khoa học, chứ không phải sinh viên. Phần này bao gồm những đóng góp như tổ chức hội nghị, phục vụ trong các ban biên tập, hay chuyên gia bình duyệt cho các tập san quốc tế.

7. Hoạt động xã hội hay đóng góp cho cộng đồng

Cung cấp những thông tin về những hoạt động cộng đồng, kể cả làm thiện nguyện, dạy kèm miễn phí, giúp đỡ những người nghèo và cô đơn, hay tham gia dạy những lớp võ thuật, múa, ca nhạc … miễn phí.

8. Sở thích (Hobbies)

Đây là phần không quan trọng mấy, nhưng rất nhiều người ghi vào CV vẫn ok. Tuy nhiên, ứng viên có thể viết về những sở thích như đọc sách, thể thao, nghệ thuật, âm nhạc, v.v. Chú ý là KHÔNG nên đưa vào CV những giải trí mang tính thụ động như xem tivi, sưu tầm tem. Nên đưa vào những giải trí có tính liên quan với công việc hay chương trình học.

9. Công trình đã công bố (Publications)

Đối với nghiên cứu sinh, họ có những bài báo đã được công bố, nên phần này liệt kê danh sách các bài báo. Cách liệt kê là như tài liệu tham khảo, tức là tên tất cả tác giả, tên bài báo, tập san, năm, số bộ và trang. Thông thường người ta liệt kê theo mục nhỏ như original articles, reviews và book chapters, editorials, letters. Đối với sinh viên, có thể liệt kê abstract trong các hội nghị ở mục này, nhưng phải ghi rõ là abstract.

10. Người giới thiệu hay tham khảo (Referees)

Đây là phần liệt kê 2-3 người để người đọc có thể liên lạc để tìm hiểu thêm chi tiết về ứng viên. Cung cấp thông tin về tên, chức vụ, nơi công tác, và chi tiết liên lạc. Tôi thấy có người còn cung cấp cả chuyên môn của mỗi người liên lạc.

Hình thức trình bày:

• Phần lớn các CV thường được đọc trên màn ảnh máy tính, nên việc chọn phông chữ cũng quan trọng. Nên dùng font chữ không có chân (sans serif) như Arial, Calibri, Tahoma. Tôi nghĩ font Calibri với 12 points là hay nhất. Dĩ nhiên, với các mục (heading) thì nên dùng kích thức phông chữ 15. Tuyệt đối tránh những phông chữ “fancy” hay màu mè, và tránh thay đổi phông chữ.

• Dùng những chữ “hành động” và thì tích cực (active trong CV). Ví dụ như cách viết conducted experiments, collected data, wrote programs, organized meetings, v.v.

• Viết một cách ngắn gọn, và đi thẳng vào điểm muốn nói. Dùng bullet point để liệt kê danh sách sự việc.

• Không nên dùng ngoặc kép (như “Hoà nhập xã hội”) vì người đọc có thể hiểu rằng người viết không nghiêm túc hay nghi ngờ về điều gì đó.

Người ta thường kì vọng những thông tin nào trong một CV? Theo một điều tra xã hội của tác giả Eric Hilden, người đọc CV thường muốn có những yếu tố và thông tin sau đây (1):

45% Thông tin về những việc làm trước đây

35% Bằng cấp và kinh nghiệm

25% Dễ đọc

16% Những thành tựu trong quá khứ

14% Chính xác về ngữ vựng và văn phạm

9% Quá trình học vấn

9% Ý chí muốn thành công

3% Mục tiêu rõ ràng

2% Những từ khoá

1% Thông tin để liên lạc

1% Trải nghiệm cá nhân

1% Kĩ năng máy tính

Một điều tra xã hội khác hỏi người đọc yếu tố gì làm cho họ từ chối một ứng viên khi đọc CV. Thú vị thay, yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất là sai sót về ngữ vựng! Có lẽ đây là tín hiệu làm cho người đọc bực mình vì ứng viên bất cẩn. Các lí do cụ thể như sau (1):

• 61% – có sai sót về ngữ vựng (misspelling)

• 41% – copy một phần lớn từ quảng cáo tìm việc

• 35% – địa chỉ email thiếu nghiêm túc hoặc nặc danh (như “bluesky @ hotmail. com)

• 30% – không có một danh sách về kinh nghiệm / kĩ năng

• 22% – dài hơn 2 trang

• 20% – in trên giấy hoa hoè

• 16% – có nhiều thông tin về công việc trước đây không liên quan gì đến việc đang tìm

• 13% – có nhiều hình ảnh

• 13% – có nhiều chữ chi chít và thiếu khoảng trống để giúp đọc cho dễ

Nói tóm lại, CV là một “câu chuyện đời” của một cá nhân, và người viết phải thuật lại một cách súc tích, chỉ trong vòng 2 trang giấy (3 trang thì cũng ok). Trong 2-3 trang đó, tác giả phải cung cấp thông tin về cá nhân, quá trình học vấn, quá trình làm việc và thành tựu (nếu có), đóng góp cho cộng đồng xã hội, và nhất là tỏ ra có tiềm năng cho nhà tuyển dụng.

Về hình thức, nhìn qua kết quả điều tra xã hội trên, các bạn phải đảm bảo CV mình viết đúng chính tả và dùng phông chữ dễ đọc. Thời đại máy tính, khó có thể tha thứ cho việc viết sai chính tả vì nó nói lên tính lười biếng của ứng viên (nên dùng nút Spelling & Grammar trong Word để kiểm tra chính tả). Nên đưa CV cho một hay nhiều bạn khác có kinh nghiệm đọc và góp ý.

Điều sau cùng cần nhớ là do có quá nhiều người xin việc, nên đại đa số người đọc (nhà tuyển dụng) họ chỉ có 1 phút để xem qua thông tin của bạn. Trong vòng 1 phút đó bạn phải thuyết phục người đọc bằng nội dung và hình thức tôi vừa trình bày; không thuyết phục được họ thì mình xem như thất bại. Xin nói lại là các bạn chỉ có 1 phút để chuyển tải câu chuyện đời của các bạn bằng chữ viết!

(1) http://www.kent.ac.uk/careers/cv.htm

Mẫu một Cv xin việc tốt:

Tổng kết các sai lầm cơ bản dễ khiến CV bị loại ngay lập tức, cái này ảnh hưởng đến công việc và tương lai của bạn, nên nhiều khi tự thấy mình rất khó xin việc rồi chán nản là vậy
1- CV thiết kế rất không khoa học, không rõ nội dung, thông tin không đầy đủ, cơ bản gồm có bạn là ai, quê đâu, tình trạng hiện nay….v
2- Cv chữ cái chữ hoa loạn xoạn, format lên xuống dòng bừa bã
3- Sai lỗi chính tả quá nhiều, nay minh gặp được mấy cv các bạn làm mẫu online nhìn khá sáng nhưng soát ra khoảng 5-15 lỗi sai chính tả, cái nào kém và sơ sài còn nhiều hơn.

Cuối cùng, các bạn nhớ search trong website từ khóa sau:

“CV xin việc”
“kinh nghiệm làm việc”
mẫu cv
kinh nghiệm phỏng vấn